E-Rechnungspflicht in der Steuerkanzlei: Mit KI von XRechnung und ZUGFeRD zur fertigen Buchung

Die E-Rechnungspflicht ist da, und mit ihr die Frage, wie Kanzleien XRechnung und ZUGFeRD effizient in ihre Buchhaltung integrieren. Ein reines Konvertierungstool reicht dafür nicht aus.

Dieser Artikel zeigt, wie KI-Buchhaltungssoftware E-Rechnungen, PDFs und Papierbelege im selben Workflow verarbeitet und automatisch bis zur fertigen Buchung in DATEV bringt.

Was die E-Rechnungspflicht für Kanzleien konkret bedeutet

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Empfangspflicht für strukturierte E-Rechnungen im B2B-Bereich. Jedes Unternehmen, und damit auch jede Steuerkanzlei, ist verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Das bedeutet: XRechnung und ZUGFeRD müssen verarbeitet werden – parallel zu PDFs und Papierbelegen, die weiterhin eingehen.

Die Versandpflicht folgt gestaffelt: Ab 2027 betrifft sie Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 dann alle. Für Kanzleien entsteht dadurch eine doppelte Anforderung. Sie sind selbst als Unternehmen betroffen und empfangen E-Rechnungen von Lieferanten. Gleichzeitig beraten Sie Mandanten, die ebenfalls umstellen, und verarbeiten deren Belege.

Diese Parallelität macht die Wahl der richtigen Software besonders relevant – zumal die EU mit dem ViDA-Paket ab 2030 B2B-E-Rechnungspflicht EU-weit vorsieht. Ein System, das nur E-Rechnungen konvertiert, löst lediglich einen Teil des Problems. Da die Vorteile von strukturierten E-Rechnungs-Formaten wegfallen, wenn sie erst recht wieder manuell bearbeitet werden müssen. Zuerst lohnt sich allerdings ein Blick auf die beiden gängigsten Formate und deren Unterschiede.

XRechnung oder ZUGFeRD: der Unterschied in der Praxis

Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht, unterscheiden sich aber in ihrer praktischen Anwendung.

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung. Das Format wurde primär für den Rechnungsaustausch mit Behörden (B2G) entwickelt und ist dort verpflichtend. Menschen können eine XRechnung nicht direkt lesen, da sie als Code dargestellt wird, sie benötigen daher ein Visualisierungstool oder eine Software, die das XML interpretiert.

ZUGFeRD kombiniert ein PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Das macht es für den B2B-Bereich pragmatischer: Empfänger sehen eine lesbare Rechnung, während Maschinen die strukturierten Daten automatisch auslesen. Für Kanzleien mit gemischtem Mandantenstamm ist ZUGFeRD oft die flexiblere Wahl.

💡 Hinweis: ZUGFeRD birgt als hybrides Format eine Tücke: Unterschiede zwischen dem eingebetteten XML und der PDF-Darstellung können zu Fehlern in der Buchhaltung führen und im schlimmsten Fall sogar für Betrug genutzt werden. Mehr dazu im Artikel „Das trojanische ZUGFeRD".

Welches Format Sie häufiger verarbeiten, hängt von Ihrem Mandantenmix ab. Eine gute KI-Buchhaltungssoftware verarbeitet beide Formate gleichermaßen.

Warum eine reine Formatkonvertierung nicht reicht

Viele Tools am Markt lösen ausschließlich die Formatfrage: Sie wandeln PDFs in XRechnung oder ZUGFeRD um – oder umgekehrt. Das ist ein notwendiger Schritt, aber eben nur der erste.

Nach der Konvertierung bleibt die eigentliche Arbeit: Kontierung, sachliche Prüfung, Verbuchung. Ein Konvertierungstool liefert Ihnen eine Datei im richtigen Format. Was Sie damit machen, bleibt Ihnen überlassen.

Hinzu kommt die Fehleranfälligkeit bei unstrukturierten Eingangsdokumenten. Wenn ein Mandant weiterhin PDFs ohne eingebettete XML-Daten schickt, extrahiert ein reines Konvertierungstool die Daten per OCR, ohne nachgelagerte Plausibilitätsprüfung. Fehler bei Beträgen, Steuersätzen oder Rechnungsnummern fallen erst bei der manuellen Kontrolle auf.

Vergleich E-Rechnungs-Converter und vollständige KI-Belegautomatisierung

Die Unterschiede zwischen einem reinen Formatkonverter und einer vollständigen KI-Lösung zeigen sich in der täglichen Arbeit:

Der entscheidende Unterschied: Ein Formatkonverter endet dort, wo die Buchhaltungsarbeit beginnt. Eine KI-Lösung wie Finmatics übernimmt auch das, inklusive Kontierung, und lernt dabei kontinuierlich dazu. Laut Mordor Intelligence ist automatisierte Buchhaltung mit einem CAGR von 46,1 % das wachstumsstärkste Segment im KI-Buchhaltungsmarkt.

So verarbeitet Finmatics E-Rechnung, PDF und Papier im selben Workflow

In der Praxis liefern Mandanten selten einheitliche Formate. Manche sind bereits auf E-Rechnung umgestellt, andere schicken weiterhin PDFs per E-Mail, wieder andere bringen Papierbelege zum Quartalsgespräch mit. Ein einheitlicher Workflow für alle Eingangskanäle spart erheblich Zeit. Das bedeutet allerdings nicht, dass alle Mandanten (sofort) in den gleichen Prozess gedrängt werden müssen.

E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD)

Strukturierte Daten, wie E-Rechnungen, sind die beste Ausgangsbasis für Automatisierung. Bei strukturierten E-Rechnungen versteht Finmatics die XML-Daten direkt, ohne Umweg über OCR. Damit gehören Auslesefehler der Vergangenheit an. Die buchhalterische Bearbeitung ist aber nach wie vor wie gehabt notwendig. Deshalb werden die Daten der E-Rechnung sofort für die Kontierung bereitgestellt und Finmatics erstellt verlässlich einen Buchungsvorschlag. Sollten dennoch fehlerhafte oder unvollständige Felder vorkommen, werden diese markiert, bevor sie in DATEV landen.

PDF-Rechnungen und Sammelscans

PDF-Rechnungen und gescannte Belegstapel durchlaufen die KI-gestützte Datenextraktion. Sammelscans werden automatisch in Einzelbelege getrennt – mit einer Trefferquote von über 99 %. Anschließend erstellt Fin Buchungsvorschläge auf Basis der erkannten Daten und der Buchungshistorie des jeweiligen Mandanten.

Papierbelege im Übergangszeitraum

Mandanten, die noch nicht auf E-Rechnung umgestellt haben, laufen im selben Prozess weiter mit. Papierbelege werden gescannt, getrennt und verarbeitet wie jeder andere Beleg. Die Umstellung kann schrittweise erfolgen, ohne Druck auf einzelne Mandanten.

Von der E-Rechnung zur fertigen Buchung in DATEV

Der Weg von der eingehenden E-Rechnung zur fertigen Buchung in DATEV Unternehmen Online oder Kanzlei-Rechnungswesen lässt sich in drei Schritte gliedern.

Datenextraktion und Validierung

Im ersten Schritt werden alle relevanten Rechnungsmerkmale erfasst: Rechnungsdatum, Beträge, Steuersätze, Rechnungsnummer, Kreditor. Bei E-Rechnungen geschieht das direkt aus dem XML, bei PDFs über KI-gestützte Extraktion. Pflichtfelder werden geprüft und Fehler klar markiert, statt stillschweigend durchgereicht.

Übergabe an DATEV Unternehmen Online oder Kanzlei-Rechnungswesen

Belegbild und Buchungsdaten werden gemeinsam an DATEV übergeben, keine getrennte Ablage, keine manuelle Zuordnung. Der Buchungsvorschlag landet dort, wo Sie ohnehin arbeiten.

💡 Tipp: Die Anbindung an DATEV erfolgt per Schnittstelle über einen Token und ist in wenigen Klicks erledigt.

Worauf Kanzleien bei der Softwareauswahl für die E-Rechnung achten

Die Auswahl der richtigen Software entscheidet darüber, ob die E-Rechnungspflicht zum Effizienzgewinn oder zur zusätzlichen Belastung wird. Vier Kriterien sind dabei besonders relevant.

Format- und Mischbetrieb-Unterstützung

Löst die Software auch den Übergang ab, in dem Mandanten unterschiedliche Formate liefern? Eine Lösung, die nur E-Rechnungen verarbeitet, hilft wenig, wenn ein Großteil Ihrer Mandanten noch PDFs schickt.

Automatisierungstiefe über die Konvertierung hinaus

Wird nach dem Formatlesen auch die Kontierung automatisiert, oder endet die Lösung beim Dateiexport? Die eigentliche Zeitersparnis entsteht erst bei der automatisierten Vorkontierung – laut Parseurs Branchenbenchmarks kann AP-Automatisierung Kosten um bis zu 80 % senken.

Typische Fehler beim Umstieg auf die E-Rechnung vermeiden

Der Umstieg auf die E-Rechnung birgt einige Stolperfallen, die sich mit der richtigen Vorbereitung vermeiden lassen:

• Nur auf Formatkonvertierung setzen: Konvertierung löst die Formatfrage, nicht die Buchhaltung. Besser: Konvertierung und Kontierung in einem Workflow zusammenführen.
• Kostenfreie Tools dauerhaft einsetzen: Kostenfreie Tools eignen sich für Einzelfälle, nicht für den Kanzleibetrieb. Sie bieten meist keine Automatisierung, keine Archivierung, keine Mandantentrennung.
• Mandanten mit gemischten Formaten unterschiedlich behandeln: Separate Workflows für E-Rechnung, PDF und Papier vervielfachen den Aufwand. Ein einheitlicher Prozess für alle Formate spart Zeit.

Jetzt auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet sein

Die E-Rechnung ist kein Sonderfall, sondern ein weiterer Eingangskanal neben PDF, Papier und App. Mit der richtigen Software verarbeiten Sie alle Formate im selben Workflow und ohne Tool-Wildwuchs oder unnötige Medienbrüche.

Finmatics arbeitet DATEV-nativ, ist in unter einer Stunde eingerichtet und die KI "Fin" lernt mit jeder Korrektur dazu. Weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler, mehr Zeit für Beratung.

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Häufige Fragen zu KI-Buchhaltungssoftware und E-Rechnung

Was passiert mit Mandanten, die weiterhin PDF oder Papier liefern?

Diese Mandanten laufen im selben Workflow weiter mit. Eine gute KI-Lösung wie Finmatics verarbeitet E-Rechnung, PDF und Papier parallel, ohne separate Systeme. Die Umstellung auf E-Rechnung kann schrittweise erfolgen, ohne Druck auf einzelne Mandanten.

Reicht die kostenfreie DATEV-E-Rechnungsplattform aus?

Die DATEV-E-Rechnungsplattform deckt Empfang und Versand ab. Für die Weiterverarbeitung und Archivierung benötigen Sie Zusatzdienste wie DATEV Unternehmen Online. Eine KI-Ergänzung wie Finmatics übernimmt zusätzlich die Kontierung und verarbeitet auch Formate jenseits der E-Rechnung.

Ersetzt eine KI-Lösung die DATEV-E-Rechnungsplattform?

Nein, sie ergänzt sie. DATEV bleibt Ihr Hauptsystem. Eine KI-Lösung wie Finmatics fügt automatisierte Kontierung, Kanalvielfalt und ein KI-Trainingscenter hinzu und arbeitet nahtlos mit DATEV zusammen.