Fragen und Antworten
Die häufigsten Fragen und Antworten. Alle an einem Ort.
Fin ist ein digitaler Mitarbeiter für Ihre Kanzlei: Er übernimmt den Weg vom Beleg zur fertig verarbeiteten Transaktion, fragt nach, wo er unsicher ist, und macht aus jeder Antwort eine Regel. Was er kann, sehen Sie jederzeit transparent und nachvollziehbar.
Was Sie Fin erklären, wendet er beim nächsten Beleg an. Auf die Automatisierungsrate wirkt sich das bereits nach wenigen Tagen aus. Bis ganze Mandanten weitgehend ohne Rückfragen laufen, rechnen Kanzleien erfahrungsgemäß mit einigen Monaten – abhängig davon, wie viele Belege und wie viele Sonderfälle anfallen.
Der Anteil aller Transaktionen, die Fin ohne manuelle Änderung korrekt erstellt, auch „Durchlauf ohne manuelle Nacharbeit“ genannt.
Ob PDF, Papier, E-Rechnung oder Banktransaktionen, Fin erkennt automatisch die Belegart, liest die Inhalte aus und erstellt den fertigen Buchungsvorschlag in Ihrem System. Wo ihm eine Information fehlt, fragt er nach, statt zu raten.
Fin übernimmt den Weg vom Belegeingang bis zur fertigen bearbeiteten Transaktion: Belege sammeln, trennen, auslesen, kontieren, übergeben. Ihr Team prüft nicht mehr jeden Beleg, sondern entscheidet die Fälle, zu denen Fin nachfragt.
Ja, Finmatics kann direkt mit gängigen Scannern verbunden werden. Die künstliche Intelligenz Fin trennt gescannte Belegstapel mit einer Genauigkeit von über 99% in einzelne Belege auf. Auch Sammel-PDFs können von Fin in wenigen Sekunden korrekt getrennt werden.
Ja. Auch Kontoauszüge, die nur als PDF kommen, muss niemand mehr abtippen: Fin liest sie aus und stellt sie strukturiert für die Verbuchung in Ihrem System bereit.
Ja, die Digitalisierung ist der Grundstein für die effiziente Automatisierung mit Finmatics. Wenn schon sehr viele Prozesse digital abgewickelt werden ist es einfacher, eine hohe Automatisierungsrate zu erreichen und damit deutlich Zeit in der Belegverarbeitung zu sparen.
Finmatics ist das Unternehmen und die Plattform. Fin ist der digitale Mitarbeiter, der darin arbeitet: Er übernimmt die Buchhaltung, meldet sich, wenn er etwas nicht sicher weiß, und lernt aus jeder Antwort dazu. Sie sprechen mit Fin wie mit einem Kollegen – er ersetzt keine Menschen, sondern schafft ihnen Raum für die Arbeit, für die es Fachwissen braucht.
Ja, die meisten Scanner können einfach mit Finmatics verbunden werden, wenn sie über eine TWAIN-Schnittstelle verfügen. Haben Sie spezielle Fragen zur Verwendung von Scannern mit Finmatics, dann kontaktieren Sie uns einfach - unsere Expert:innen helfen Ihnen gerne weiter.
Ja, gerade dort. Fin übernimmt die Mengenarbeit, sodass dieselben Personen mehr Mandanten betreuen können, ohne dass die Tage länger werden.
Ja. Sowohl Bilanzierer als auch Einnahmen-Ausgaben-Rechner lassen sich abbilden; wie gebucht wird, richtet sich nach Ihrem Buchhaltungssystem. Ihre Ansprechperson klärt das beim Onboarding in wenigen Minuten.
Ja, Finmatics bietet auch die Möglichkeit, Mandanten ein eigenes Portal zur Verfügung zu stellen. So können Belege von Mandanten selbstständig hochgeladen werden und ggf. Kostenstellen oder andere wichtige Informationen ergänzt werden. Die Finmatics-Benutzeroberfläche kann dafür auch mit Ihrem Kanzleilogo individuell angepasst werden.
Finmatics bietet eine einzigartige Kombination aus KI, tiefgreifender Integrationen und individuellen Anpassungsmöglichkeiten für beste Automatisierungsraten. Mit der künstlichen Intelligenz Fin bietet Finmatics keine Standard-Automatisierung, sondern eine Lösung, die sich speziell Ihren Anforderungen anpasst, aus Ihren Prozessen lernt und sich dadurch langfristig ständig verbessert.
Ein DMS verwaltet Dokumente. Fin arbeitet mit ihnen: Fin liest die Inhalte, bucht, erkennt Dubletten, verknüpft Buchung, Beleg und Zahlung und übergibt die strukturierten Daten an Ihr System. Ein Archiv sagt Ihnen, wo ein Beleg liegt – Fin sagt Ihnen, was damit passiert ist.
Zwei Werte zeigen es: die Automatisierungsrate im Analyticscenter – der Anteil der Transaktionen, die ohne manuelle Änderung durchlaufen – und die Zahl der Rückfragen, die pro Mandant noch anfallen. Beide sehen Sie pro Mandant und Belegtyp, sodass Sie sehen, welche Mandanten bereits weitgehend selbstständig laufen.
Im Finmatics Analyticscenter stehen zusätzlich ausführliche Daten zur Automatisierungsquote zur Verfügung. Unser Expertenteam unterstützt Sie natürlich auch laufend bei der Erfolgsauswertung und weiteren Optimierung.
Vorteile entstehen bereits ab:
> 50 Belege/MonatAb ca. 200–500 Belegen/Monat ist der Effekt besonders deutlich.Bei Mandanten mit vielen Splitbuchungen oder digitalem Belegaustausch lohnt es sich sofort.
Fin nutzt KI auf dem gesamten Weg: beim Auslesen, beim Kontieren, bei inhaltlichen Aufteilungen und beim Erkennen von Dubletten und Unstimmigkeiten. Der Unterschied zu einzelnen Funktionen ist, dass Fin die Fälle zusammenhängend bearbeitet und dort nachfragt, wo er unsicher ist, statt Ihnen einen unsicheren Vorschlag zu übergeben.
Fin lernt pro Mandant und Belegtyp: Eine Korrektur bei einem Gastronomie-Mandanten beeinflusst die Verarbeitung bei einem Immobilien-Mandanten nicht. Übergreifend genutzt werden ausschließlich allgemeine Geschäftspartnerdaten, etwa zur Erkennung bekannter Lieferanten.
Ja. Finmatics kann steuerliche und inhaltliche Aufteilungen automatisiert verarbeiten.
Finmatics verhindert Dubletten, indem es beim Upload eindeutige Hashwerte nutzt. Bei der restlichen Verarbeitung wird KI-gestützte Mustererkennung sowie den Vergleich von Beträgen, Rechnungsnummern, Datum, Kreditor etc. genutzt, bevor ein Buchungsvorschlag erstellt wird. Welche Felder für die Duplikatsprüfung genutzt werden ist konfigurierbar.
Fotos aus der Finmatics App werden automatisch zugeschnitten und optimiert. Bei schlecht lesbaren oder ungewöhnlich aufgebauten Belegen arbeitet Fin inhaltsbasiert statt nach festen Positionen und meldet sich, wenn eine Angabe nicht sicher erkennbar ist, statt sie zu raten.
Ja, Finmatics erkennt mehrere Steuersätze innerhalb eines Belegs und verarbeitet diese korrekt in der Buchung.
Finmatics kann mit DATEV Unternehmen online arbeiten oder ohne DATEV Unternehmen Online direkt ins DATEV Rechnungswesen liefern. Eine DUO-Anbindung ist hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich.
Finmatics bietet die Übertragung zu DATEV auf mehrere Wege, die je nach gewünschter Arbeitsweise gewisse Vorteile bieten:
Belegbilderservice:
Belegbilder werden an Belege Online übertragen und können dort weiterverarbeitet werden. Die Belegbilder können aber auch in DATEV Kanzlei Rechnungswesen eingesehen und für die Weiterverarbeitung verwendet werden.
Rechnungsdatenservice:
Belegbilder und Buchungsvorschläge werden an DATEV Unternehmen Online übertragen. Die Buchungsvorschläge werden dann einfach dem Buchhalter bereitgestellt. Danach sind sie in DATEV Kanzlei Rechnungswesen verfügbar.
Buchungsdatenservice:
Belegbilder werden an Belege Online übertragen. Buchungssätze werden direkt ins DATEV Rechenzentrum überspielt. Dort können sie dann in Kanzlei Rechnungswesen wie gewohnt weiterverarbeitet werden.
Finmatics erkennt neue Lieferanten, schlägt automatische Zuordnungen vor und passt sich an DATEV-Kontenrahmen an. In der Einführungsphase von Finmatics werden die notwendigen Daten in Finmatics importiert. Anschließend werden neue oder geänderte Geschäftspartner über die Buchungsdatenservice Schnittstelle zu DATEV mitexportiert.
Belegbilder überträgt Fin heute nach DATEV Belege Online, nicht in das DATEV DMS. Die Belege bleiben damit dort, wo in DATEV gebucht wird, und hängen eindeutig am jeweiligen Buchungssatz. Wenn Sie ein DMS parallel betreiben, sprechen Sie uns an, wir schauen uns Ihren Ablauf gemeinsam an.
Finmatics bietet die Möglichkeit, beliebig viele Nutzer anzulegen und diesen verschiedene Rollen bzw. Rechte zuzuweisen. Da Finmatics cloudbasiert läuft ist keine lokale Installation notwendig und der Zugriff ist von jedem internetfähigen Gerät möglich. Auch paralleles Arbeiten in Finmatics ist natürlich möglich.
Finmatics wird cloudbasiert angebunden, sodass ASP-Partner keine tiefen Eingriffe benötigen. Meist reicht die Freischaltung, die Konfiguration der DATEV-Anbindung und die Schulung der Nutzer.
Finmatics ersetzt DATEV nicht, sondern wird per Schnittstelle mit DATEV verknüpft. Ein Verzicht auf DATEV ist demnach nicht nötig. Finmatics unterstützt als Automatisierungstool mit Fin, dem KI-Buchhalter bei einer effizienten und transparenten Automatisierung der Belegverarbeitung vom Belegeingang bis zum fertigen Buchungsvorschlag.
Mandanten können Belege liefern über: App, Upload, E-Mail, DMS, API. Alle Belege landen zentral in einem Sammelpostkorb, von dort startet die Verarbeitung.
Ja. Finmatics sendet den Beleg inkl. Buchungssatz automatisch nach DATEV Unternehmen Online, wo er wie gewohnt erscheint.
Fin markiert, wo eine Information fehlt oder er sich nicht sicher ist und stellt genau dazu eine Rückfrage. Sie beantworten sie, Fin verarbeitet den Beleg fertig und merkt sich die Antwort als Regel für den nächsten vergleichbaren Fall. Unsichere Transaktionen gehen nie unbemerkt durch.
Fin bereitet Zahlungsdaten so auf, dass sie strukturiert in Ihr System einfließen, auch aus PDF-Kontoauszügen. Die Zusammenführung von Zahlung und Beleg erfolgt anschließend in Ihrem Buchhaltungssystem, das dafür die führenden Daten hält.
Ja. Strukturierte E-Rechnungsformate (ZUGFeRD, XRechnung) werden automatisch gelesen, visualisiert, geprüft und vollständig verarbeitet.
Ja, jeder Datensatz wird eindeutig verknüpft, sodass in DATEV Rechnungswesen immer der richtige Beleg am Buchungssatz hängt.
Per Drag & Drop, E-Mail, API. Mandanten-Upload. Digitale Rechnungen sind sogar besonders gut für eine automatisierte Verarbeitung geeignet.
Am wenigsten Aufwand macht die Arbeit, die gar nicht mehr anfällt: Den größten Teil der Belege sehen Sie nicht mehr einzeln, sondern nur noch die Fälle, zu denen Fin nachfragt. Wo Sie doch eingreifen, ist die Oberfläche bewusst schlank gehalten. Kanzleien berichten von deutlich weniger Klicks und Suchaufwand.
Finmatics bietet im Analyticscenter eine klare Übersicht über die Ergebnisse der Automatisierungen in großem Detailgrad bis auf die Belegfeldebene. Außerdem hilft Ihnen Ihre Ansprechperson jederzeit bei der Auswertung verschiedener KPIs.
Finmatics unterstützt alle Digitalisierungsstufen. Finmatics bietet einen sehr vielseitigen Belegeingang über Upload, E-Mail, Scan2Mail, eine mobile App oder die Möglichkeit, weiterhin Papierbelege zu bringen. Der KI-Buchhalter Fin erkennt gescannte oder hochgeladene Belegstapel automatischt und trennt diese für Sie auf. Dadurch sparen Sie mühsame Sortierungsarbeit, falls Sie noch viele Papierbelege erhalten.
Sie erklären Fin die Regel in normaler Sprache, so, wie Sie es einem neuen Kollegen erklären würden: welcher Teil der Rechnung worauf gehört und woran man den Fall erkennt. Fin wendet die Regel ab dem nächsten Beleg an; sie bleibt sichtbar hinterlegt und lässt sich jederzeit ändern. Für häufige Lieferanten gibt es fertige Vorlagen.
Fin ist über eine direkte Schnittstelle mit BMD verbunden und arbeitet dort, wo Ihr Team ohnehin bucht. Für Ihre Mitarbeitenden ändert sich der Ort der Arbeit nicht, nur die Menge.
Wenn es nur um die Belegablage geht, ist der Weg über Finmatics oft effizienter und kostengünstiger. BMD Com bleibt jedoch empfehlenswert, wenn Klienten Zugriff auf Auswertungen, Analytics oder OP-Listen benötigen.
Hier gibt es maximale Flexibilität: Belege können klassisch per Scanner, per E-Mail-Weiterleitung (auch mit verschiedenen Adressen für Belegtypen), per Handy-App oder weiterhin über BMD Com hochgeladen werden. Finmatics greift die Daten dort ab.
Ja. Finmatics liefert fertige Buchungssätze in die BMD Vorerfassung Buchungen. Dort können diese wie gewohnt geprüft und final gebucht werden.
Das ist kein Problem. Bei der Anlage eines Mandanten in Finmatics werden die Stammdaten und Journalzeilen aus der BMD synchronisiert. Dadurch ist der korrekte Kontenrahmen (auch Spezialkontenrahmen) automatisch hinterlegt.
Was heute zuverlässig läuft, bleibt, wie es ist. Fin setzt dort an, wo Aufwand entsteht, und lässt bestehende, funktionierende Schnittstellen unangetastet.
Fin trennt Belegstapel mit einer Genauigkeit von über 99 %.
Ja. Die Software analysiert die Buchungshistorie der letzten zwei Jahre aus der BMD, um zu verstehen, wie bisher verbucht wurde. Zusätzlich lernt die KI aus laufenden Korrekturen und Anpassungen am Buchungstext.
Handschrift ist generell schwerer auszulesen. Empfohlen wird hier entweder die Nutzung der Handy-App (Foto machen, zuschneiden) oder spezielle Scanner für Kleinbelege. Die automatische Auslesung ist bei Maschinenschrift deutlich stärker.
Steuerliche Aufteilungen erledigt Fin in der Regel automatisch. Bei inhaltlichen Aufteilungen erklären Sie ihm einmal, wie der Beleg zu zerlegen ist , danach macht er es bei jedem vergleichbaren Beleg selbst.
Ja, Finmatics bietet ein automatisches Matching. Der Beleg wird basierend auf Betrag und anderen Kriterien automatisch mit der entsprechenden Kontoauszugszeile verknüpft.
Ja, alle europäischen Sprachen werden problemlos verarbeitet. Finmatics ist auch international im Einsatz.
Der Einsatz lohnt sich oft schon für kleinste Mandanten. Es entstehen keine Fixkosten pro Mandant, wodurch auch "kleine" Fälle automatisiert werden können.
Für die Schnittstelle fällt seitens BMD eine monatliche Gebühr sowie einmalige Einrichtungskosten an. Die aktuellen Konditionen nennt Ihnen BMD oder Ihre Finmatics-Ansprechperson im Angebot.
Nein. Das Kanzlei-Branding, also die Personalisierung der Weboberfläche und Webapplikationen mit Ihrem Logo, ist im Preis inkludiert.
Die Daten werden auf Servern in Europa zwischengespeichert. Nach der Verarbeitung und Übertrag an BMD werden die Belegbilder bei Finmatics automatisch gelöscht.
Ja. Die Belegbilder werden nahtlos und revisionssicher für zehn Jahre im BMD-System (DMS) archiviert. Finmatics dient als verarbeitende Schleuse, BMD als Langzeitarchiv.
Der Scanner benötigt lediglich eine Twain-Schnittstelle (Standard seit 10-15 Jahren). Wichtig für die Effizienz ist, dass er Belegstapel in einem Rutsch verarbeiten kann.
Die Koordination der technischen Integration und die Freischaltung bei BMD übernehmen in der Regel Finmatics für Sie. Sie müssen dazu keinen separaten technischen Dialog mit BMD führen.
Wirkung sehen Sie sofort: Fin verarbeitet ab dem ersten Tag und wendet jede Erklärung beim nächsten Beleg an. Wie schnell ganze Mandanten weitgehend ohne Rückfragen laufen, hängt von Belegmenge und Sonderfällen ab – erfahrungsgemäß wächst die Automatisierungsrate über die ersten Monate deutlich an.
Diese werden von Finmatics automatisch erkannt. Wenn eine UID-Nummer vorhanden ist, schlägt das System Daten aus der WKO-Datenbank vor. Die neuen Stammdaten werden dann direkt an BMD übertragen.
Sie können die Belege dieser Mandanten weiterhin selbst scannen ("Scan für Mandant"). Da Finmatics gescannte Belege mit KI und ohne Schablonen bzw. Trennblätter automatisch trennt, wird der interne Scanprozess dennoch beschleunigt.
Ja, sowohl Bilanzierer als auch Einnahmen-Ausgaben-Rechner können abgebildet werden. Für den Start empfiehlt es sich oft, mit bilanzierenden Unternehmen zu beginnen, da hier die Strukturen meist klarer sind.
Es gibt die Möglichkeit einer Testphase (oft 3 oder 6 Monate) mit Sonderkündigungsrecht. Hierbei werden Schulungen durchgeführt und die Ausleserate in der Praxis getestet.
Ja, jederzeit. Sie können Fin auch im Nachhinein erklären, wie ein Fall künftig laufen soll. Die Regel greift ab dem nächsten vergleichbaren Beleg.
Sehr stabil. Es besteht eine offizielle technische und vertriebliche Partnerschaft. Es gibt einen gemeinsamen Support und kurze Wege zwischen den Entwicklungsabteilungen.
Finmatics bietet oft eine höhere Automatisierungstiefe durch KI-basiertes Lernen (mandantenübergreifend) und Funktionen wie die automatische Belegtrennung, die bei Standard-Lösungen oft manuell erfolgen muss.
Ja. Finmatics arbeitet mit KI-Modellen, die Belege inhaltsbasiert auslesen. Es müssen keine Schablonen erstellt werden. Die Anbindung erfolgt über eine direkte Schnittstelle, die wie ein Zusatzmodul fungiert.
Absolut. Finmatics setzt sich als intelligente Schicht zwischen das Klientenportal und RZL. Belege werden ausgelesen, vorkontiert und dann zur Stapelbuchung an RZL übertragen.
Das ist flexibel: Entweder direkt in der Finmatics-Oberfläche unter dem Reiter „Aufgaben“ oder direkt in RZL beim jeweiligen Klienten.
Der Aufwand ist minimal. Sie erhalten Zugangsdaten, die in RZL hinterlegt werden. Finmatics wird im Hintergrund freigeschaltet. Vorhandene Scanner können meist direkt angebunden werden.
Ja, sogar noch intensiver. Finmatics synchronisiert initial die Stammdaten und Journalzeilen der letzten zwei Jahre, um das bisherige Buchungsverhalten zu verstehen. Jede neue Buchung trainiert die KI weiter.
Fin liest nicht nur Felder aus, sondern versteht den Beleg im Zusammenhang: Er erkennt Inhalte unabhängig davon, wo sie auf der Rechnung stehen, teilt auf, prüft auf Dubletten – und fragt nach, wenn etwas nicht zusammenpasst.
Schablonen sind starr – wenn ein Beleg beim Scannen verrutscht, schlagen sie fehl. Die KI erkennt den Textinhalt ortsunabhängig und ist somit wesentlich robuster.
Ja. Duplikate werden frühzeitig erkannt und über ein Ampelsystem (Gelb) markiert, bevor sie in die Buchhaltung gelangen. Sie können sogar automatisch gelöscht werden.
Eine Eingangsrechnung ist in der Regel eine Buchungszeile. Wenn ein Beleg jedoch aufgrund unterschiedlicher Steuersätze oder Kostenstellen aufgeteilt werden muss, entstehen mehrere Buchungszeilen.
Belege und Bankdaten (CAMT oder PDF) werden eingereicht, und die Verknüpfung findet automatisiert in RZL statt. Finmatics bereitet die Daten so vor, dass RZL sie optimal matchen kann.
Ja. Finmatics liest PDF-Kontoauszüge aus und wandelt sie in eine strukturierte Bankdatei um, die in RZL eingespielt werden kann.
Ja. Hier wird direkt gegen das Bankkonto gebucht. Das System nutzt mehrere Merkmale (Betrag, Name, Verwendungszweck), um Fehler zu vermeiden.
Per E-Mail (jeder Klient erhält eine eigene Adresse), über das RZL-Klientenportal, via Upload im Finmatics-Portal oder über die mobile App.
Ja, für iOS und Android. Die App kann sogar im Kanzlei-Design (Logo/Farben) gebrandet werden, damit der Mandant eine nahtlose Erfahrung hat.
Die App schneidet Fotos automatisch zu und optimiert sie. Kommt ein Beleg trotzdem schlecht lesbar an, rät Fin nicht: Er markiert die unsichere Stelle und fragt nach, bevor gebucht wird.
Möglich ist es – nötig ist es in der Regel nicht. Fin kontiert selbst, auch bei Belegen, die Mandanten unkommentiert per App oder E-Mail schicken. Damit bleibt der Weg für den Mandanten so einfach wie möglich.
Ja, das ist eine Kernkompetenz. Finmatics kann Belege auf Artikelebene splitten (z.B. Food, Non-Food, Leergut) und den Positionen automatisch die richtigen Konten zuweisen.
Finmatics erkennt automatisch, wo eine Rechnung endet und die nächste beginnt. Das manuelle Trennen oder Zusammenführen entfällt weitgehend.
Wenn diese bereits als Datenexport (Schnittstelle) vorliegen, laufen sie meist direkt in die RZL.
Im Schnitt berichten Kanzleien von einer Zeitersparnis von ca. 50 % bis 70 % in der Belegverarbeitung, je nach Komplexität der Mandate. Sie können hier eine geschätzte Zeitersparnis berechnen.
Es wird ein Quartalsschnitt betrachtet. Erst wenn das Volumen drei Monate in Folge überschritten wird, erfolgt eine Hochstufung in das nächste Paket.
Ja, die Pakete gelten in der Regel für die gesamte Kanzlei und decken die inkludierte Anzahl an Mandanten ab.
Die Lizenzierung richtet sich primär nach dem Belegvolumen und dem Portal-Login. Die Anzahl der Zugänge kann je nach Paket variieren.
In Kombination mit RZL wird eine gesetzeskonforme Archivierung sichergestellt. Finmatics selbst dient als Verarbeitungsplattform, die Daten werden revisionssicher an das RZL-Archiv übergeben.
Ja, die inhaltliche Beleganalyse ist auch für Kassenbelege vorgesehen. Tageslosungen sind heute tatsächlich ein typischer und häufiger Anwendungsfall.Wichtig zu beachten: Auch bei Kassenbelegen muss im Hintergrund ein Geschäftspartner hinterlegt werden, damit eine entsprechende Anleitung im Trainingscenter angelegt werden kann.Die zugrunde liegende Logik ist im Helpcenter beschrieben.Experten-Tipp: Für Tageslosungen empfiehlt es sich, einen Geschäftspartner im Bereich „Kasse“ anzulegen und diesen fix im Belegtyp zu hinterlegen.
Ja. Fin arbeitet nicht als einzelnes Modell, sondern als Agent: Er koordiniert die einzelnen Schritte vom Auslesen bis zur Aufteilung, prüft die Zwischenergebnisse gegeneinander und meldet sich, wenn etwas nicht zusammenpasst. Genau das unterscheidet ihn von einer reinen Texterkennung.
Der Split funktioniert bei Ausgangsrechnungen auf Ebene des gesamten Belegtyps. Das heißt, man kann alle Ausgangsrechnungen gesammelt, z.B. nach Steuersätzen auf entsprechende Erlöskonten aufteilen. Bei Eingangsrechnungen hingegen ist der Split nur auf Lieferantenebene möglich.
Je klarer Sie den Fall beschreiben, desto schneller sitzt die Regel – so wie bei einer Einweisung im Team. Sie müssen dafür keine Technik lernen: Für typische Lieferanten gibt es fertige Vorlagen, und eine strukturierte Eingabemaske führt Sie durch die nötigen Angaben.
Doch, diese Übertragung funktioniert wie immer. Daran haben wir nichts verändert.
Ja, die Funktion zur inhaltlichen Aufteilung (Splitbuchung) muss durch uns freigeschaltet werden. Bitte wenden Sie sich hierfür direkt an Ihre Ansprechperson im Account Management-Team von Finmatics. Sie prüft gemeinsam mit Ihnen, ob die Funktion bereits in Ihrem Paket enthalten ist oder ob ein entsprechendes Angebot erstellt werden kann.
Ja, grundsätzlich können Sie die Buchung von Anlagevermögen auch über die Textsteuerung abbilden. Besonders gut funktioniert dies bei Lieferanten, bei denen regelmäßig Anlagevermögen vorkommt. In solchen Fällen können gezielte Anleitungen erstellt werden – beispielsweise zur Unterscheidung zwischen geringwertigen Wirtschaftsgütern und Betriebsausstattung anhand von Betragsgrenzen. Die konkrete Ausgestaltung hängt vom jeweiligen Anwendungsfall ab. Für eine optimale Umsetzung und bei speziellen Anforderungen unterstützt Sie unser PS-Expertenteam gerne.
Ein DMS verwaltet Dokumente. Fin arbeitet mit ihnen: Fin liest die Inhalte, bucht, erkennt Dubletten, verknüpft Buchung, Beleg und Zahlung und übergibt die strukturierten Daten an Ihr System. Ein Archiv sagt Ihnen, wo ein Beleg liegt – Fin sagt Ihnen, was damit passiert ist.
Zwei Werte zeigen es: die Automatisierungsrate im Analyticscenter – der Anteil der Transaktionen, die ohne manuelle Änderung durchlaufen – und die Zahl der Rückfragen, die pro Mandant noch anfallen. Beide sehen Sie pro Mandant und Belegtyp, sodass Sie sehen, welche Mandanten bereits weitgehend selbstständig laufen.
Im Finmatics Analyticscenter stehen zusätzlich ausführliche Daten zur Automatisierungsquote zur Verfügung. Unser Expertenteam unterstützt Sie natürlich auch laufend bei der Erfolgsauswertung und weiteren Optimierung.
Vorteile entstehen bereits ab:
> 50 Belege/MonatAb ca. 200–500 Belegen/Monat ist der Effekt besonders deutlich.Bei Mandanten mit vielen Splitbuchungen oder digitalem Belegaustausch lohnt es sich sofort.
Fin nutzt KI auf dem gesamten Weg: beim Auslesen, beim Kontieren, bei inhaltlichen Aufteilungen und beim Erkennen von Dubletten und Unstimmigkeiten. Der Unterschied zu einzelnen Funktionen ist, dass Fin die Fälle zusammenhängend bearbeitet und dort nachfragt, wo er unsicher ist, statt Ihnen einen unsicheren Vorschlag zu übergeben.
Fin lernt pro Mandant und Belegtyp: Eine Korrektur bei einem Gastronomie-Mandanten beeinflusst die Verarbeitung bei einem Immobilien-Mandanten nicht. Übergreifend genutzt werden ausschließlich allgemeine Geschäftspartnerdaten, etwa zur Erkennung bekannter Lieferanten.
Ja. Finmatics kann steuerliche und inhaltliche Aufteilungen automatisiert verarbeiten.
Finmatics verhindert Dubletten, indem es beim Upload eindeutige Hashwerte nutzt. Bei der restlichen Verarbeitung wird KI-gestützte Mustererkennung sowie den Vergleich von Beträgen, Rechnungsnummern, Datum, Kreditor etc. genutzt, bevor ein Buchungsvorschlag erstellt wird. Welche Felder für die Duplikatsprüfung genutzt werden ist konfigurierbar.
Fotos aus der Finmatics App werden automatisch zugeschnitten und optimiert. Bei schlecht lesbaren oder ungewöhnlich aufgebauten Belegen arbeitet Fin inhaltsbasiert statt nach festen Positionen und meldet sich, wenn eine Angabe nicht sicher erkennbar ist, statt sie zu raten.
Ja, Finmatics erkennt mehrere Steuersätze innerhalb eines Belegs und verarbeitet diese korrekt in der Buchung.
Finmatics kann mit DATEV Unternehmen online arbeiten oder ohne DATEV Unternehmen Online direkt ins DATEV Rechnungswesen liefern. Eine DUO-Anbindung ist hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich.
Finmatics bietet die Übertragung zu DATEV auf mehrere Wege, die je nach gewünschter Arbeitsweise gewisse Vorteile bieten:
Belegbilderservice:
Belegbilder werden an Belege Online übertragen und können dort weiterverarbeitet werden. Die Belegbilder können aber auch in DATEV Kanzlei Rechnungswesen eingesehen und für die Weiterverarbeitung verwendet werden.
Rechnungsdatenservice:
Belegbilder und Buchungsvorschläge werden an DATEV Unternehmen Online übertragen. Die Buchungsvorschläge werden dann einfach dem Buchhalter bereitgestellt. Danach sind sie in DATEV Kanzlei Rechnungswesen verfügbar.
Buchungsdatenservice:
Belegbilder werden an Belege Online übertragen. Buchungssätze werden direkt ins DATEV Rechenzentrum überspielt. Dort können sie dann in Kanzlei Rechnungswesen wie gewohnt weiterverarbeitet werden.
Finmatics erkennt neue Lieferanten, schlägt automatische Zuordnungen vor und passt sich an DATEV-Kontenrahmen an. In der Einführungsphase von Finmatics werden die notwendigen Daten in Finmatics importiert. Anschließend werden neue oder geänderte Geschäftspartner über die Buchungsdatenservice Schnittstelle zu DATEV mitexportiert.
Belegbilder überträgt Fin heute nach DATEV Belege Online, nicht in das DATEV DMS. Die Belege bleiben damit dort, wo in DATEV gebucht wird, und hängen eindeutig am jeweiligen Buchungssatz. Wenn Sie ein DMS parallel betreiben, sprechen Sie uns an, wir schauen uns Ihren Ablauf gemeinsam an.
Finmatics bietet die Möglichkeit, beliebig viele Nutzer anzulegen und diesen verschiedene Rollen bzw. Rechte zuzuweisen. Da Finmatics cloudbasiert läuft ist keine lokale Installation notwendig und der Zugriff ist von jedem internetfähigen Gerät möglich. Auch paralleles Arbeiten in Finmatics ist natürlich möglich.
Finmatics wird cloudbasiert angebunden, sodass ASP-Partner keine tiefen Eingriffe benötigen. Meist reicht die Freischaltung, die Konfiguration der DATEV-Anbindung und die Schulung der Nutzer.
Finmatics ersetzt DATEV nicht, sondern wird per Schnittstelle mit DATEV verknüpft. Ein Verzicht auf DATEV ist demnach nicht nötig. Finmatics unterstützt als Automatisierungstool mit Fin, dem KI-Buchhalter bei einer effizienten und transparenten Automatisierung der Belegverarbeitung vom Belegeingang bis zum fertigen Buchungsvorschlag.
Mandanten können Belege liefern über: App, Upload, E-Mail, DMS, API. Alle Belege landen zentral in einem Sammelpostkorb, von dort startet die Verarbeitung.
Ja. Finmatics sendet den Beleg inkl. Buchungssatz automatisch nach DATEV Unternehmen Online, wo er wie gewohnt erscheint.
Fin markiert, wo eine Information fehlt oder er sich nicht sicher ist und stellt genau dazu eine Rückfrage. Sie beantworten sie, Fin verarbeitet den Beleg fertig und merkt sich die Antwort als Regel für den nächsten vergleichbaren Fall. Unsichere Transaktionen gehen nie unbemerkt durch.
Fin bereitet Zahlungsdaten so auf, dass sie strukturiert in Ihr System einfließen, auch aus PDF-Kontoauszügen. Die Zusammenführung von Zahlung und Beleg erfolgt anschließend in Ihrem Buchhaltungssystem, das dafür die führenden Daten hält.
Ja. Strukturierte E-Rechnungsformate (ZUGFeRD, XRechnung) werden automatisch gelesen, visualisiert, geprüft und vollständig verarbeitet.
Ja, jeder Datensatz wird eindeutig verknüpft, sodass in DATEV Rechnungswesen immer der richtige Beleg am Buchungssatz hängt.
Per Drag & Drop, E-Mail, API. Mandanten-Upload. Digitale Rechnungen sind sogar besonders gut für eine automatisierte Verarbeitung geeignet.
Am wenigsten Aufwand macht die Arbeit, die gar nicht mehr anfällt: Den größten Teil der Belege sehen Sie nicht mehr einzeln, sondern nur noch die Fälle, zu denen Fin nachfragt. Wo Sie doch eingreifen, ist die Oberfläche bewusst schlank gehalten. Kanzleien berichten von deutlich weniger Klicks und Suchaufwand.
Finmatics bietet im Analyticscenter eine klare Übersicht über die Ergebnisse der Automatisierungen in großem Detailgrad bis auf die Belegfeldebene. Außerdem hilft Ihnen Ihre Ansprechperson jederzeit bei der Auswertung verschiedener KPIs.
Finmatics unterstützt alle Digitalisierungsstufen. Finmatics bietet einen sehr vielseitigen Belegeingang über Upload, E-Mail, Scan2Mail, eine mobile App oder die Möglichkeit, weiterhin Papierbelege zu bringen. Der KI-Buchhalter Fin erkennt gescannte oder hochgeladene Belegstapel automatischt und trennt diese für Sie auf. Dadurch sparen Sie mühsame Sortierungsarbeit, falls Sie noch viele Papierbelege erhalten.
Sie erklären Fin die Regel in normaler Sprache, so, wie Sie es einem neuen Kollegen erklären würden: welcher Teil der Rechnung worauf gehört und woran man den Fall erkennt. Fin wendet die Regel ab dem nächsten Beleg an; sie bleibt sichtbar hinterlegt und lässt sich jederzeit ändern. Für häufige Lieferanten gibt es fertige Vorlagen.
Fin ist über eine direkte Schnittstelle mit BMD verbunden und arbeitet dort, wo Ihr Team ohnehin bucht. Für Ihre Mitarbeitenden ändert sich der Ort der Arbeit nicht, nur die Menge.
Wenn es nur um die Belegablage geht, ist der Weg über Finmatics oft effizienter und kostengünstiger. BMD Com bleibt jedoch empfehlenswert, wenn Klienten Zugriff auf Auswertungen, Analytics oder OP-Listen benötigen.
Hier gibt es maximale Flexibilität: Belege können klassisch per Scanner, per E-Mail-Weiterleitung (auch mit verschiedenen Adressen für Belegtypen), per Handy-App oder weiterhin über BMD Com hochgeladen werden. Finmatics greift die Daten dort ab.
Ja. Finmatics liefert fertige Buchungssätze in die BMD Vorerfassung Buchungen. Dort können diese wie gewohnt geprüft und final gebucht werden.
Das ist kein Problem. Bei der Anlage eines Mandanten in Finmatics werden die Stammdaten und Journalzeilen aus der BMD synchronisiert. Dadurch ist der korrekte Kontenrahmen (auch Spezialkontenrahmen) automatisch hinterlegt.
Was heute zuverlässig läuft, bleibt, wie es ist. Fin setzt dort an, wo Aufwand entsteht, und lässt bestehende, funktionierende Schnittstellen unangetastet.
Fin trennt Belegstapel mit einer Genauigkeit von über 99 %.
Ja. Die Software analysiert die Buchungshistorie der letzten zwei Jahre aus der BMD, um zu verstehen, wie bisher verbucht wurde. Zusätzlich lernt die KI aus laufenden Korrekturen und Anpassungen am Buchungstext.
Handschrift ist generell schwerer auszulesen. Empfohlen wird hier entweder die Nutzung der Handy-App (Foto machen, zuschneiden) oder spezielle Scanner für Kleinbelege. Die automatische Auslesung ist bei Maschinenschrift deutlich stärker.
Steuerliche Aufteilungen erledigt Fin in der Regel automatisch. Bei inhaltlichen Aufteilungen erklären Sie ihm einmal, wie der Beleg zu zerlegen ist , danach macht er es bei jedem vergleichbaren Beleg selbst.
Ja, Finmatics bietet ein automatisches Matching. Der Beleg wird basierend auf Betrag und anderen Kriterien automatisch mit der entsprechenden Kontoauszugszeile verknüpft.
Ja, alle europäischen Sprachen werden problemlos verarbeitet. Finmatics ist auch international im Einsatz.
Der Einsatz lohnt sich oft schon für kleinste Mandanten. Es entstehen keine Fixkosten pro Mandant, wodurch auch "kleine" Fälle automatisiert werden können.
Für die Schnittstelle fällt seitens BMD eine monatliche Gebühr sowie einmalige Einrichtungskosten an. Die aktuellen Konditionen nennt Ihnen BMD oder Ihre Finmatics-Ansprechperson im Angebot.
Nein. Das Kanzlei-Branding, also die Personalisierung der Weboberfläche und Webapplikationen mit Ihrem Logo, ist im Preis inkludiert.
Die Daten werden auf Servern in Europa zwischengespeichert. Nach der Verarbeitung und Übertrag an BMD werden die Belegbilder bei Finmatics automatisch gelöscht.
Ja. Die Belegbilder werden nahtlos und revisionssicher für zehn Jahre im BMD-System (DMS) archiviert. Finmatics dient als verarbeitende Schleuse, BMD als Langzeitarchiv.
Der Scanner benötigt lediglich eine Twain-Schnittstelle (Standard seit 10-15 Jahren). Wichtig für die Effizienz ist, dass er Belegstapel in einem Rutsch verarbeiten kann.
Die Koordination der technischen Integration und die Freischaltung bei BMD übernehmen in der Regel Finmatics für Sie. Sie müssen dazu keinen separaten technischen Dialog mit BMD führen.
Wirkung sehen Sie sofort: Fin verarbeitet ab dem ersten Tag und wendet jede Erklärung beim nächsten Beleg an. Wie schnell ganze Mandanten weitgehend ohne Rückfragen laufen, hängt von Belegmenge und Sonderfällen ab – erfahrungsgemäß wächst die Automatisierungsrate über die ersten Monate deutlich an.
Diese werden von Finmatics automatisch erkannt. Wenn eine UID-Nummer vorhanden ist, schlägt das System Daten aus der WKO-Datenbank vor. Die neuen Stammdaten werden dann direkt an BMD übertragen.
Sie können die Belege dieser Mandanten weiterhin selbst scannen ("Scan für Mandant"). Da Finmatics gescannte Belege mit KI und ohne Schablonen bzw. Trennblätter automatisch trennt, wird der interne Scanprozess dennoch beschleunigt.
Ja, sowohl Bilanzierer als auch Einnahmen-Ausgaben-Rechner können abgebildet werden. Für den Start empfiehlt es sich oft, mit bilanzierenden Unternehmen zu beginnen, da hier die Strukturen meist klarer sind.
Es gibt die Möglichkeit einer Testphase (oft 3 oder 6 Monate) mit Sonderkündigungsrecht. Hierbei werden Schulungen durchgeführt und die Ausleserate in der Praxis getestet.
Ja, jederzeit. Sie können Fin auch im Nachhinein erklären, wie ein Fall künftig laufen soll. Die Regel greift ab dem nächsten vergleichbaren Beleg.
Sehr stabil. Es besteht eine offizielle technische und vertriebliche Partnerschaft. Es gibt einen gemeinsamen Support und kurze Wege zwischen den Entwicklungsabteilungen.
Finmatics bietet oft eine höhere Automatisierungstiefe durch KI-basiertes Lernen (mandantenübergreifend) und Funktionen wie die automatische Belegtrennung, die bei Standard-Lösungen oft manuell erfolgen muss.
Ja. Finmatics arbeitet mit KI-Modellen, die Belege inhaltsbasiert auslesen. Es müssen keine Schablonen erstellt werden. Die Anbindung erfolgt über eine direkte Schnittstelle, die wie ein Zusatzmodul fungiert.
Absolut. Finmatics setzt sich als intelligente Schicht zwischen das Klientenportal und RZL. Belege werden ausgelesen, vorkontiert und dann zur Stapelbuchung an RZL übertragen.
Das ist flexibel: Entweder direkt in der Finmatics-Oberfläche unter dem Reiter „Aufgaben“ oder direkt in RZL beim jeweiligen Klienten.
Der Aufwand ist minimal. Sie erhalten Zugangsdaten, die in RZL hinterlegt werden. Finmatics wird im Hintergrund freigeschaltet. Vorhandene Scanner können meist direkt angebunden werden.
Ja, sogar noch intensiver. Finmatics synchronisiert initial die Stammdaten und Journalzeilen der letzten zwei Jahre, um das bisherige Buchungsverhalten zu verstehen. Jede neue Buchung trainiert die KI weiter.
Fin liest nicht nur Felder aus, sondern versteht den Beleg im Zusammenhang: Er erkennt Inhalte unabhängig davon, wo sie auf der Rechnung stehen, teilt auf, prüft auf Dubletten – und fragt nach, wenn etwas nicht zusammenpasst.
Schablonen sind starr – wenn ein Beleg beim Scannen verrutscht, schlagen sie fehl. Die KI erkennt den Textinhalt ortsunabhängig und ist somit wesentlich robuster.
Ja. Duplikate werden frühzeitig erkannt und über ein Ampelsystem (Gelb) markiert, bevor sie in die Buchhaltung gelangen. Sie können sogar automatisch gelöscht werden.
Eine Eingangsrechnung ist in der Regel eine Buchungszeile. Wenn ein Beleg jedoch aufgrund unterschiedlicher Steuersätze oder Kostenstellen aufgeteilt werden muss, entstehen mehrere Buchungszeilen.
Belege und Bankdaten (CAMT oder PDF) werden eingereicht, und die Verknüpfung findet automatisiert in RZL statt. Finmatics bereitet die Daten so vor, dass RZL sie optimal matchen kann.
Ja. Finmatics liest PDF-Kontoauszüge aus und wandelt sie in eine strukturierte Bankdatei um, die in RZL eingespielt werden kann.
Ja. Hier wird direkt gegen das Bankkonto gebucht. Das System nutzt mehrere Merkmale (Betrag, Name, Verwendungszweck), um Fehler zu vermeiden.
Per E-Mail (jeder Klient erhält eine eigene Adresse), über das RZL-Klientenportal, via Upload im Finmatics-Portal oder über die mobile App.
Ja, für iOS und Android. Die App kann sogar im Kanzlei-Design (Logo/Farben) gebrandet werden, damit der Mandant eine nahtlose Erfahrung hat.
Die App schneidet Fotos automatisch zu und optimiert sie. Kommt ein Beleg trotzdem schlecht lesbar an, rät Fin nicht: Er markiert die unsichere Stelle und fragt nach, bevor gebucht wird.
Möglich ist es – nötig ist es in der Regel nicht. Fin kontiert selbst, auch bei Belegen, die Mandanten unkommentiert per App oder E-Mail schicken. Damit bleibt der Weg für den Mandanten so einfach wie möglich.
Ja, das ist eine Kernkompetenz. Finmatics kann Belege auf Artikelebene splitten (z.B. Food, Non-Food, Leergut) und den Positionen automatisch die richtigen Konten zuweisen.
Finmatics erkennt automatisch, wo eine Rechnung endet und die nächste beginnt. Das manuelle Trennen oder Zusammenführen entfällt weitgehend.
Wenn diese bereits als Datenexport (Schnittstelle) vorliegen, laufen sie meist direkt in die RZL.
Im Schnitt berichten Kanzleien von einer Zeitersparnis von ca. 50 % bis 70 % in der Belegverarbeitung, je nach Komplexität der Mandate. Sie können hier eine geschätzte Zeitersparnis berechnen.
Es wird ein Quartalsschnitt betrachtet. Erst wenn das Volumen drei Monate in Folge überschritten wird, erfolgt eine Hochstufung in das nächste Paket.
Ja, die Pakete gelten in der Regel für die gesamte Kanzlei und decken die inkludierte Anzahl an Mandanten ab.
Die Lizenzierung richtet sich primär nach dem Belegvolumen und dem Portal-Login. Die Anzahl der Zugänge kann je nach Paket variieren.
In Kombination mit RZL wird eine gesetzeskonforme Archivierung sichergestellt. Finmatics selbst dient als Verarbeitungsplattform, die Daten werden revisionssicher an das RZL-Archiv übergeben.
Ja, die inhaltliche Beleganalyse ist auch für Kassenbelege vorgesehen. Tageslosungen sind heute tatsächlich ein typischer und häufiger Anwendungsfall.Wichtig zu beachten: Auch bei Kassenbelegen muss im Hintergrund ein Geschäftspartner hinterlegt werden, damit eine entsprechende Anleitung im Trainingscenter angelegt werden kann.Die zugrunde liegende Logik ist im Helpcenter beschrieben.Experten-Tipp: Für Tageslosungen empfiehlt es sich, einen Geschäftspartner im Bereich „Kasse“ anzulegen und diesen fix im Belegtyp zu hinterlegen.
Ja. Fin arbeitet nicht als einzelnes Modell, sondern als Agent: Er koordiniert die einzelnen Schritte vom Auslesen bis zur Aufteilung, prüft die Zwischenergebnisse gegeneinander und meldet sich, wenn etwas nicht zusammenpasst. Genau das unterscheidet ihn von einer reinen Texterkennung.
Der Split funktioniert bei Ausgangsrechnungen auf Ebene des gesamten Belegtyps. Das heißt, man kann alle Ausgangsrechnungen gesammelt, z.B. nach Steuersätzen auf entsprechende Erlöskonten aufteilen. Bei Eingangsrechnungen hingegen ist der Split nur auf Lieferantenebene möglich.
Je klarer Sie den Fall beschreiben, desto schneller sitzt die Regel – so wie bei einer Einweisung im Team. Sie müssen dafür keine Technik lernen: Für typische Lieferanten gibt es fertige Vorlagen, und eine strukturierte Eingabemaske führt Sie durch die nötigen Angaben.
Doch, diese Übertragung funktioniert wie immer. Daran haben wir nichts verändert.
Ja, die Funktion zur inhaltlichen Aufteilung (Splitbuchung) muss durch uns freigeschaltet werden. Bitte wenden Sie sich hierfür direkt an Ihre Ansprechperson im Account Management-Team von Finmatics. Sie prüft gemeinsam mit Ihnen, ob die Funktion bereits in Ihrem Paket enthalten ist oder ob ein entsprechendes Angebot erstellt werden kann.
Ja, grundsätzlich können Sie die Buchung von Anlagevermögen auch über die Textsteuerung abbilden. Besonders gut funktioniert dies bei Lieferanten, bei denen regelmäßig Anlagevermögen vorkommt. In solchen Fällen können gezielte Anleitungen erstellt werden – beispielsweise zur Unterscheidung zwischen geringwertigen Wirtschaftsgütern und Betriebsausstattung anhand von Betragsgrenzen. Die konkrete Ausgestaltung hängt vom jeweiligen Anwendungsfall ab. Für eine optimale Umsetzung und bei speziellen Anforderungen unterstützt Sie unser PS-Expertenteam gerne.
Ja. Fin arbeitet inhaltsbasiert, nicht nach festen Positionen auf dem Beleg. Wenn eine Aufstellung an ungewohnter Stelle oder in ungewohnter Form steht, erklären Sie ihm den Fall einmal – danach erkennt er ihn selbst.
Die Einstellungen zur inhaltlichen Aufteilung werden aktuell in Finmatics vorgenommen. Wir befinden uns zudem im Austausch mit BMD und evaluieren, inwiefern eine direkte Anwendung der inhaltlichen Aufteilung in BMD künftig sinnvoll sein könnte. Perspektivisch gehen wir jedoch davon aus, dass das manuelle Prompting mittelfristig deutlich reduziert bzw. abgelöst wird.
Ja, die inhaltliche Aufteilung ist auch in diesem Setup möglich. Die notwendigen Anleitungen werden direkt in der Finmatics-Oberfläche erstellt – das ist auch auf Basis bereits bearbeiteter Belege möglich. Sobald eine entsprechende Anleitung hinterlegt ist, greift diese automatisch auf zukünftige Belege, und die vorgeschlagene Aufteilung wird an die BMD Vorerfassung übermittelt. Etwaige Anpassungen oder Optimierungen erfolgen weiterhin zentral in der Finmatics-Oberfläche.
Ja, für typische Lieferanten und Anwendungsfälle steht Ihnen eine Prompt-Bibliothek zur Verfügung. Dort finden Sie bereits Vorlagen für Textanweisungen, die Sie direkt nutzen oder als Ausgangspunkt für eigene Prompts verwenden können. Die Bibliothek wird zudem laufend erweitert und künftig um weitere praxisnahe Beispiele ergänzt.
Verschiedene Freitext-Strukturen können zum gleichen Ergebnis führen. Wenn möglich, kann man die strukturierte Eingabemaske verwenden, um die Anweisung sauber zu strukturieren. Ansonsten gilt bei KI: So viel Klarheit und Kontext wie möglich und so deutlich, wie möglich. Beispiele für Anweisungen findet man in unserer Prompt-Bibliothek.
Fin bucht nicht einfach falsch weiter: Greift eine Regel nicht, bleibt der Beleg als Rückfrage stehen, statt automatisch verarbeitet zu werden. Sie sehen, woran es lag, schärfen die Regel nach – und Fin wendet sie ab dem nächsten Beleg an.
Grundsätzlich können Sie den Freitext selbst definieren und einmalig hinterlegen. Alternativ – und das ist die empfohlene Vorgehensweise – können Sie die strukturierte Maske nutzen. In diesem Fall wird der Freitext im Hintergrund automatisch für Sie vorformuliert. Sie können diesen jederzeit einsehen und bei Bedarf individuell anpassen. Zusätzlich steht Ihnen eine Prompt-Bibliothek mit fertigen Textbausteinen und Vorlagen für häufige Anwendungsfälle zur Verfügung, die Sie als Ausgangspunkt verwenden können.
Sie geben Fin die Regel einmal vor, entweder in eigenen Worten oder über die strukturierte Maske. Ab dann wendet Fin sie selbstständig auf jeden vergleichbaren Beleg an; Sie müssen nichts wiederholen.
Geschäftspartner steuert Fin heute nicht über Textanweisungen, sondern über die Stammdaten und die erkannten Zuordnungen aus Ihrer Buchungshistorie. Für Sammelkonten sprechen Sie am besten mit Ihrer Ansprechperson – sie zeigt Ihnen den passenden Weg in Ihrem System.
Regeln werden pro Lieferant hinterlegt, weil sich Belegaufbau und Aufteilungslogik von Lieferant zu Lieferant unterscheiden. Einmal gesetzt, gilt die Regel für alle künftigen Belege dieses Lieferanten – bei wiederkehrenden Lieferanten ist das der Großteil Ihres Volumens.
Ja. Der Großteil Ihrer Belege läuft ohne jede zusätzliche Anweisung durch. Regeln brauchen Sie nur für die Fälle, die eine eigene Aufteilungslogik haben – typischerweise eine überschaubare Zahl wiederkehrender Lieferanten.
Sie brauchen keine Erfahrung mit KI. Erklären Sie den Fall so, wie Sie ihn einem neuen Kollegen erklären würden – in normalen Sätzen. Wenn Sie lieber geführt vorgehen, nutzen Sie die strukturierte Maske oder eine der fertigen Vorlagen für häufige Lieferanten.
Ja, wenn debitorisch und kreditorisch gebucht wird.
Bankbuchungen verarbeitet Fin über die Banktransaktionen – auch aus reinen PDF-Kontoauszügen. Eigene Textregeln wie bei Belegen sind dafür derzeit nicht vorgesehen.
Fin nutzt eine hybride Architektur aus mehreren aktuellen Sprachmodellen, die innerhalb der EU gehostet werden. Betrieben wird das Ganze in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Europa, DSGVO-konform und mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Ihre Mandantendaten trainieren keine fremden Modelle.
Ja, das ist ein absolut typischer Anwendungsfall.
Ja, das ist ein perfekter Anwendungsfall.
Die inhaltliche Aufteilung ist ab dem Paket Pro Fin enthalten. Welches Paket Sie nutzen und was ein Wechsel bedeutet, sehen Sie auf der Preisseite oder klären Sie mit Ihrer Ansprechperson.