Fragen und Antworten

Fin ist ein KI-Buchhalter für Ihre Kanzlei, der ständig mitlernt. Im Vergleich zu anderen Automatisierungslösungen passt sich Fin genau an Ihre Abläufe an, ohne blind zu automatisieren. Im Trainingscenter lernt Fin mit Ihnen gemeinsam Ihre Spezialfälle, während Sie im Analyticscenter den Erfolg der Automatisierung bis ins Detail nachverfolgen können.

Oft schon nach wenigen Tagen: Wenn Sie Fin im Trainingscenter die richtige Verarbeitung antrainieren, werden entsprechende Belege in Zukunft richtig verarbeitet. Damit lässt sich die Automatisierungsrate gezielt und schnell steigern.

Der Anteil aller Buchungen, die Finmatics ohne manuelle Änderungen korrekt erstellt.

Ob PDF, Papier, E-Rechnung oder Banktransaktionen – Finmatics erkennt automatisch die Belegart, liest Inhalte aus und erstellt Buchungsvorschläge.

Repetitive Aufgaben wie das Trennen und Sortieren, die Erfassung der Beleginformationen und die Vorkontierung werden von Fin (die künstliche Intelligenz in Finmatics) automatisiert. Das spart Zeit und reduziert Fehler.

Ja, Finmatics kann direkt mit gängigen Scannern verbunden werden. Die künstliche Intelligenz Fin trennt gescannte Belegstapel mit einer Genauigkeit von über 99% in einzelne Belege auf. Auch Sammel-PDFs können von Fin in wenigen Sekunden korrekt getrennt werden.

Das Finmatics Banktransaktionstool kann aus herkömmlichen PDF-Dateien eine George-Datei erstellen, welche für die weitere Verarbeitung verwendet werden kann. Dies ermöglicht, dass auch Mandanten, die ihre Kontoauszüge in Form von PDF-Dateien schicken, nicht mehr vollständig manuell gebucht werden müssen.

Ja, die Digitalisierung ist der Grundstein für die effiziente Automatisierung mit Finmatics. Wenn schon sehr viele Prozesse digital abgewickelt werden ist es einfacher, eine hohe Automatisierungsrate zu erreichen und damit deutlich Zeit in der Belegverarbeitung zu sparen.

Fin ist die Intelligenz, die in der Finmatics Software steckt. Fin ist ein unsichtbares Teammitglied, das mitlernt und sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt. Fin nimmt Fachkräften Routinetätigkeiten in der Buchhaltung ab, ersetzt aber keine Menschen, sondern hilft ihnen, Freiraum für wichtigere Aufgaben zu schaffen.

Ja, die meisten Scanner können einfach mit Finmatics verbunden werden, wenn sie über eine TWAIN-Schnittstelle verfügen. Haben Sie spezielle Fragen zur Verwendung von Scannern mit Finmatics, dann kontaktieren Sie uns einfach - unsere Expert:innen helfen Ihnen gerne weiter.

Ja. Selbst kleine Teams profitieren durch Zeitersparnis, weniger Fehler und moderne Arbeitsprozesse.

Eine Verarbeitung von Einnahmen-Ausgaben-Rechnern mit Finmatics ist grundsätzlich möglich. Die genaue Verarbeitung ist abhängig von Ihrem verwendeten Buchhaltungssystem (DATEV, BMD, Agenda, RZL, …). Für eine individuelle Auskunft kontaktieren Sie uns einfach.

Ja, Finmatics bietet auch die Möglichkeit, Mandanten ein eigenes Portal zur Verfügung zu stellen. So können Belege von Mandanten selbstständig hochgeladen werden und ggf. Kostenstellen oder andere wichtige Informationen ergänzt werden. Die Finmatics-Benutzeroberfläche kann dafür auch mit Ihrem Kanzleilogo individuell angepasst werden.

Finmatics bietet eine einzigartige Kombination aus KI, tiefgreifender Integrationen und individuellen Anpassungsmöglichkeiten für beste Automatisierungsraten. Mit der künstlichen Intelligenz Fin bietet Finmatics keine Standard-Automatisierung, sondern eine Lösung, die sich speziell Ihren Anforderungen anpasst, aus Ihren Prozessen lernt und sich dadurch langfristig ständig verbessert.

DMS verwalten Dokumente. Finmatics verarbeitet Dokumente buchhalterisch: KI liest Inhalte, erstellt Buchungsvorschläge, erkennt Dubletten, verknüpft Buchung + Beleg + Zahlung und sendet strukturierte Daten an DATEV. Ein DMS ersetzt keine Buchungslogik – Finmatics schon.

Kanzleien sparen typischerweise 30–70 % Zeit pro Buchungssatz, haben weniger Fehler und Rückfragen sowie weniger Nachbearbeitung. Messbar ist dies durch die Zeit pro Beleg vor/nach Einführung, den Durchsatz pro Mitarbeiter, die Fehlerquote und den Anteil automatisierter Buchungen. 

Im Finmatics Analyticscenter stehen zusätzlich ausführliche Daten zur Automatisierungsquote zur Verfügung. Unser Expertenteam unterstützt Sie natürlich auch laufend bei der Erfolgsauswertung und weiteren Optimierung.

Vorteile entstehen bereits ab:

> 50 Belege/MonatAb ca. 200–500 Belegen/Monat ist der Effekt besonders deutlich.Bei Mandanten mit vielen Splitbuchungen oder digitalem Belegaustausch lohnt es sich sofort.

Finmatics nutzt KI für die Extraktion von Rechnungsdaten, KI-Modelle für die Kontierung, KI für inhaltliche Splitbuchungen, KI für Dubletten & Fehlererkennung sowie KI für Prompting-basierte Verarbeitung. Die Vorteile sind eine höhere Automatisierungstiefe, flexible Trainierbarkeit und mandantenübergreifende Optimierung.

Die KI bei Finmatics lernt aktuell großteils mandantenspezifisch. Geschäftspartner-Vorschläge werden aber beispielsweise schon auf Basis globaler Daten gemacht.

Ja. Finmatics kann steuerliche und inhaltliche Aufteilungen automatisiert verarbeiten.

Finmatics verhindert Dubletten, indem es beim Upload eindeutige Hashwerte nutzt. Bei der restlichen Verarbeitung wird KI-gestützte Mustererkennung sowie den Vergleich von Beträgen, Rechnungsnummern, Datum, Kreditor etc. genutzt, bevor ein Buchungsvorschlag erstellt wird. Welche Felder für die Duplikatsprüfung genutzt werden ist konfigurierbar.

Belege, die mit der Finmatics App abfotografiert werden, werden automatisch zugeschnitten und optimiert. Generell sollte aber auf eine gute Scan-Qualität geachtet werden, um eine optimale Automatisierbarkeit zu erreichen.

Ja, Finmatics erkennt mehrere Steuersätze innerhalb eines Belegs und verarbeitet diese korrekt in der Buchung.

Finmatics kann mit DATEV Unternehmen online arbeiten oder ohne DATEV Unternehmen Online direkt ins DATEV Rechnungswesen liefern. Eine DUO-Anbindung ist hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich.

Finmatics bietet die Übertragung zu DATEV auf mehrere Wege, die je nach gewünschter Arbeitsweise gewisse Vorteile bieten: 

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Belegbilderservice:

Belegbilder werden an Belege Online übertragen und können dort weiterverarbeitet werden. Die Belegbilder können aber auch in DATEV Kanzlei Rechnungswesen eingesehen und für die Weiterverarbeitung verwendet werden.

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Rechnungsdatenservice:

Belegbilder und Buchungsvorschläge werden an DATEV Unternehmen Online übertragen. Die Buchungsvorschläge werden dann einfach dem Buchhalter bereitgestellt. Danach sind sie in DATEV Kanzlei Rechnungswesen verfügbar.

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Buchungsdatenservice:

Belegbilder werden an Belege Online übertragen. Buchungssätze werden direkt ins DATEV Rechenzentrum überspielt. Dort können sie dann in Kanzlei Rechnungswesen wie gewohnt weiterverarbeitet werden.

Finmatics erkennt neue Lieferanten, schlägt automatische Zuordnungen vor und passt sich an DATEV-Kontenrahmen an. In der Einführungsphase von Finmatics werden die notwendigen Daten in Finmatics importiert. Anschließend werden neue oder geänderte Geschäftspartner über die Buchungsdatenservice Schnittstelle zu DATEV mitexportiert.

Nein, Belegbilder werden von Finmatics aktuell nur nach Belege Online übertragen und nicht in das DATEV DMS.

Finmatics bietet die Möglichkeit, beliebig viele Nutzer anzulegen und diesen verschiedene Rollen bzw. Rechte zuzuweisen. Da Finmatics cloudbasiert läuft ist keine lokale Installation notwendig und der Zugriff ist von jedem internetfähigen Gerät möglich. Auch paralleles Arbeiten in Finmatics ist natürlich möglich.

Finmatics wird cloudbasiert angebunden, sodass ASP-Partner keine tiefen Eingriffe benötigen. Meist reicht die Freischaltung, die Konfiguration der DATEV-Anbindung und die Schulung der Nutzer.

Finmatics ersetzt DATEV nicht, sondern wird per Schnittstelle mit DATEV verknüpft. Ein Verzicht auf DATEV ist demnach nicht nötig. Finmatics unterstützt als Automatisierungstool mit Fin, dem KI-Buchhalter bei einer effizienten und transparenten Automatisierung der Belegverarbeitung vom Belegeingang bis zum fertigen Buchungsvorschlag.

Mandanten können Belege liefern über: App, Upload, E-Mail, DMS, API. Alle Belege landen zentral in einem Sammelpostkorb, von dort startet die Verarbeitung.

Ja. Finmatics sendet den Beleg inkl. Buchungssatz automatisch nach DATEV Unternehmen Online, wo er wie gewohnt erscheint.

Finmatics markiert fehlende Informationen, Unsicherheiten der KI und unklare Kontierungen. Der Nutzer sieht diese Fälle sofort und kann sie korrigieren.

Mit dem Banktransaktionen Tool von Finmatics können Daten von Zahlungen aufbereitet werden. Eine Zuordnung ist in FInmatics nicht möglich. Die von Finmatics aufbereiteten Daten helfen aber bei einer besseren Zuordnung.

Ja. Strukturierte E-Rechnungsformate (ZUGFeRD, XRechnung) werden automatisch gelesen, visualisiert, geprüft und vollständig verarbeitet.

Ja, jeder Datensatz wird eindeutig verknüpft, sodass in DATEV Rechnungswesen immer der richtige Beleg am Buchungssatz hängt.

Per Drag & Drop, E-Mail, API. Mandanten-Upload. Digitale Rechnungen sind sogar besonders gut für eine automatisierte Verarbeitung geeignet.

Finmatics punktet mit einer modernen und intuitiven Benutzeroberfläche, die ständig verbessert wird. Dank persönlicher Betreuung ist die Einschulung schnell erledigt und bei Fragen steht jederzeit schnelle Hilfe zur Verfügung. Viele Kanzleien berichten von deutlich weniger Klicks und Suchaufwand als in DATEV.

Finmatics bietet im Analyticscenter eine klare Übersicht über die Ergebnisse der Automatisierungen in großem Detailgrad bis auf die Belegfeldebene. Außerdem hilft Ihnen Ihre Ansprechperson jederzeit bei der Auswertung verschiedener KPIs.

Finmatics unterstützt alle Digitalisierungsstufen. Finmatics bietet einen sehr vielseitigen Belegeingang über Upload, E-Mail, Scan2Mail, eine mobile App oder die Möglichkeit, weiterhin Papierbelege zu bringen. Der KI-Buchhalter Fin erkennt gescannte oder hochgeladene Belegstapel automatischt und trennt diese für Sie auf. Dadurch sparen Sie mühsame Sortierungsarbeit, falls Sie noch viele Papierbelege erhalten.

Das Prompting für inhaltliche Aufteilungen ist ähnlich zur Interaktion mit Tools wie ChatGPT. Natürlich unterstützt Sie unser Team aktiv dabei, die richtigen Prompts zu erstellen, um inhaltliche Aufteilungen erfolgreich zu automatisieren.

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Andere individuelle Anweisungen können im Trainingscenter gegeben werden. Sie wählen in wenigen Klicks aus, welche Kriterien auf einem Beleg ausschlaggebend für eine bestimmte Verarbeitung sind (z.B. wenn der Unternehmensname “XYZ” am Beleg steht, ist das Konto “XYZ” zuzuweisen). Fin, der KI-Buchhalter lernt diese Änderung und berücksichtigt das bei der zukünftigen Verarbeitung.

Finmatics verfügt über eine direkte API-Schnittstelle zur BMD und fungiert wie ein Zusatzmodul. Die Belege werden an Finmatics gesendet, dort ausgelesen, vorkontiert und anschließend als vollständiger Buchungssatz direkt in die BMD-Vorerfassung (ER-Kontrolle) übertragen. Man muss die BMD-Oberfläche für den Prozess oft gar nicht verlassen.

Wenn es nur um die Belegablage geht, ist der Weg über Finmatics oft effizienter und kostengünstiger. BMD Com bleibt jedoch empfehlenswert, wenn Klienten Zugriff auf Auswertungen, Analytics oder OP-Listen benötigen.

Hier gibt es maximale Flexibilität: Belege können klassisch per Scanner, per E-Mail-Weiterleitung (auch mit verschiedenen Adressen für Belegtypen), per Handy-App oder weiterhin über BMD Com hochgeladen werden. Finmatics greift die Daten dort ab.

Ja. Finmatics liefert fertige Buchungssätze in die BMD Vorerfassung Buchungen. Dort können diese wie gewohnt geprüft und final gebucht werden.

Das ist kein Problem. Bei der Anlage eines Mandanten in Finmatics werden die Stammdaten und Journalzeilen aus der BMD synchronisiert. Dadurch ist der korrekte Kontenrahmen (auch Spezialkontenrahmen) automatisch hinterlegt.

Der Grundsatz lautet: „Never change a running system.“ Wenn der Import von Ausgangsrechnungen in BMD bereits gut funktioniert, läuft dieser Prozess einfach wie bisher weiter. Finmatics kümmert sich dann primär um die Eingangsrechnungen.

Die Trennrate liegt bei knapp 100%. Finmatics trennt Belegstapel automatisch und benennt diese fortlaufend um. Fehler können passieren, wenn z. B. ungewöhnliche Formate wie Verträge oder kleine handgeschriebene Zettel dazwischen rutschen. Man kann die Trennung für bestimmte Ordner aber auch deaktivieren.

Ja. Die Software analysiert die Buchungshistorie der letzten zwei Jahre aus der BMD, um zu verstehen, wie bisher verbucht wurde. Zusätzlich lernt die KI aus laufenden Korrekturen und Anpassungen am Buchungstext.

Handschrift ist generell schwerer auszulesen. Empfohlen wird hier entweder die Nutzung der Handy-App (Foto machen, zuschneiden) oder spezielle Scanner für Kleinbelege. Die automatische Auslesung ist bei Maschinenschrift deutlich stärker.

Die steuerliche Aufteilung erfolgt oft automatisch. Für eine inhaltliche Aufteilung (z. B. Zuordnung zu Mitarbeitern oder Kostenstellen) muss das System im "Trainingscenter" antrainiert werden. Komplexe inhaltliche Aufteilungen können mithilfe von Buchungsanleitungen via Prompts automatisiert werden. Sind klare Kriterien auf dem Beleg, kann die KI dies lernen.

Ja, Finmatics bietet ein automatisches Matching. Der Beleg wird basierend auf Betrag und anderen Kriterien automatisch mit der entsprechenden Kontoauszugszeile verknüpft.

Ja, alle europäischen Sprachen werden problemlos verarbeitet. Finmatics ist auch international im Einsatz.

Der Einsatz lohnt sich oft schon für kleinste Mandanten. Es entstehen keine Fixkosten pro Mandant, wodurch auch "kleine" Fälle automatisiert werden können.

Für die Nutzung ist eine Schnittstelle erforderlich. BMD verrechnet hierfür üblicherweise eine monatliche Gebühr von 39€ sowie einmalige Einrichtungskosten (ca. eine Stunde Dienstleistung / Freischaltung).

Nein. Das Kanzlei-Branding, also die Personalisierung der Weboberfläche und Webapplikationen mit Ihrem Logo, ist im Preis inkludiert.

Die Daten werden auf Servern in Europa zwischengespeichert. Nach der Verarbeitung und Übertrag an BMD werden die Belegbilder bei Finmatics automatisch gelöscht.

Ja. Die Belegbilder werden nahtlos und revisionssicher für zehn Jahre im BMD-System (DMS) archiviert. Finmatics dient als verarbeitende Schleuse, BMD als Langzeitarchiv.

Der Scanner benötigt lediglich eine Twain-Schnittstelle (Standard seit 10-15 Jahren). Wichtig für die Effizienz ist, dass er Belegstapel in einem Rutsch verarbeiten kann.

Die Koordination der technischen Integration und die Freischaltung bei BMD übernehmen in der Regel Finmatics für Sie. Sie müssen dazu keinen separaten technischen Dialog mit BMD führen.

Nach dem Onboarding rechnet man mit einer Lernphase von etwa drei Monaten. In dieser Zeit lernt die KI die spezifischen Eigenheiten der Mandanten kennen, bevor sich deutliche Effizienzgewinne einstellen.

Diese werden von Finmatics automatisch erkannt. Wenn eine UID-Nummer vorhanden ist, schlägt das System Daten aus der WKO-Datenbank vor. Die neuen Stammdaten werden dann direkt an BMD übertragen.

Sie können die Belege dieser Mandanten weiterhin selbst scannen ("Scan für Mandant"). Da Finmatics gescannte Belege mit KI und ohne Schablonen bzw. Trennblätter automatisch trennt, wird der interne Scanprozess dennoch beschleunigt.

Ja, sowohl Bilanzierer als auch Einnahmen-Ausgaben-Rechner können abgebildet werden. Für den Start empfiehlt es sich oft, mit bilanzierenden Unternehmen zu beginnen, da hier die Strukturen meist klarer sind.

Es gibt die Möglichkeit einer Testphase (oft 3 oder 6 Monate) mit Sonderkündigungsrecht. Hierbei werden Schulungen durchgeführt und die Ausleserate in der Praxis getestet.

Ja. Das "Trainingscenter" kann jederzeit genutzt werden, auch unabhängig vom laufenden Betrieb, um der KI beizubringen, wie spezielle Belege oder Kriterien zu behandeln sind.

Sehr stabil. Es besteht eine offizielle technische und vertriebliche Partnerschaft. Es gibt einen gemeinsamen Support und kurze Wege zwischen den Entwicklungsabteilungen.

Finmatics bietet oft eine höhere Automatisierungstiefe durch KI-basiertes Lernen (mandantenübergreifend) und Funktionen wie die automatische Belegtrennung, die bei Standard-Lösungen oft manuell erfolgen muss.