Fragen und Antworten

Das Prompting für inhaltliche Aufteilungen ist ähnlich zur Interaktion mit Tools wie ChatGPT. Natürlich unterstützt Sie unser Team aktiv dabei, die richtigen Prompts zu erstellen, um inhaltliche Aufteilungen erfolgreich zu automatisieren.

‍

Andere individuelle Anweisungen können im Trainingscenter gegeben werden. Sie wählen in wenigen Klicks aus, welche Kriterien auf einem Beleg ausschlaggebend für eine bestimmte Verarbeitung sind (z.B. wenn der Unternehmensname “XYZ” am Beleg steht, ist das Konto “XYZ” zuzuweisen). Fin, der KI-Buchhalter lernt diese Änderung und berücksichtigt das bei der zukünftigen Verarbeitung.

Finmatics unterstützt alle Digitalisierungsstufen. Finmatics bietet einen sehr vielseitigen Belegeingang über Upload, E-Mail, Scan2Mail, eine mobile App oder die Möglichkeit, weiterhin Papierbelege zu bringen. Der KI-Buchhalter Fin erkennt gescannte oder hochgeladene Belegstapel automatischt und trennt diese für Sie auf. Dadurch sparen Sie mühsame Sortierungsarbeit, falls Sie noch viele Papierbelege erhalten.

Finmatics bietet im Analyticscenter eine klare Übersicht über die Ergebnisse der Automatisierungen in großem Detailgrad bis auf die Belegfeldebene. Außerdem hilft Ihnen Ihre Ansprechperson jederzeit bei der Auswertung verschiedener KPIs.

Finmatics punktet mit einer modernen und intuitiven Benutzeroberfläche, die ständig verbessert wird. Dank persönlicher Betreuung ist die Einschulung schnell erledigt und bei Fragen steht jederzeit schnelle Hilfe zur Verfügung. Viele Kanzleien berichten von deutlich weniger Klicks und Suchaufwand als in DATEV.

Per Drag & Drop, E-Mail, API. Mandanten-Upload. Digitale Rechnungen sind sogar besonders gut für eine automatisierte Verarbeitung geeignet.

Ja, jeder Datensatz wird eindeutig verknüpft, sodass in DATEV Rechnungswesen immer der richtige Beleg am Buchungssatz hängt.

Ja. Strukturierte E-Rechnungsformate (ZUGFeRD, XRechnung) werden automatisch gelesen, visualisiert, geprüft und vollständig verarbeitet.

Mit dem Banktransaktionen Tool von Finmatics können Daten von Zahlungen aufbereitet werden. Eine Zuordnung ist in FInmatics nicht möglich. Die von Finmatics aufbereiteten Daten helfen aber bei einer besseren Zuordnung.

Finmatics markiert fehlende Informationen, Unsicherheiten der KI und unklare Kontierungen. Der Nutzer sieht diese Fälle sofort und kann sie korrigieren.

Ja. Finmatics sendet den Beleg inkl. Buchungssatz automatisch nach DATEV Unternehmen Online, wo er wie gewohnt erscheint.

Mandanten können Belege liefern über: App, Upload, E-Mail, DMS, API. Alle Belege landen zentral in einem Sammelpostkorb, von dort startet die Verarbeitung.

Finmatics ersetzt DATEV nicht, sondern wird per Schnittstelle mit DATEV verknüpft. Ein Verzicht auf DATEV ist demnach nicht nötig. Finmatics unterstützt als Automatisierungstool mit Fin, dem KI-Buchhalter bei einer effizienten und transparenten Automatisierung der Belegverarbeitung vom Belegeingang bis zum fertigen Buchungsvorschlag.

Finmatics wird cloudbasiert angebunden, sodass ASP-Partner keine tiefen Eingriffe benötigen. Meist reicht die Freischaltung, die Konfiguration der DATEV-Anbindung und die Schulung der Nutzer.

Finmatics bietet die Möglichkeit, beliebig viele Nutzer anzulegen und diesen verschiedene Rollen bzw. Rechte zuzuweisen. Da Finmatics cloudbasiert läuft ist keine lokale Installation notwendig und der Zugriff ist von jedem internetfähigen Gerät möglich. Auch paralleles Arbeiten in Finmatics ist natürlich möglich.

Nein, Belegbilder werden von Finmatics aktuell nur nach Belege Online übertragen und nicht in das DATEV DMS.

Finmatics erkennt neue Lieferanten, schlägt automatische Zuordnungen vor und passt sich an DATEV-Kontenrahmen an. In der Einführungsphase von Finmatics werden die notwendigen Daten in Finmatics importiert. Anschließend werden neue oder geänderte Geschäftspartner über die Buchungsdatenservice Schnittstelle zu DATEV mitexportiert.

Finmatics bietet die Übertragung zu DATEV auf mehrere Wege, die je nach gewünschter Arbeitsweise gewisse Vorteile bieten: 

‍

Belegbilderservice:

Belegbilder werden an Belege Online übertragen und können dort weiterverarbeitet werden. Die Belegbilder können aber auch in DATEV Kanzlei Rechnungswesen eingesehen und für die Weiterverarbeitung verwendet werden.

‍

Rechnungsdatenservice:

Belegbilder und Buchungsvorschläge werden an DATEV Unternehmen Online übertragen. Die Buchungsvorschläge werden dann einfach dem Buchhalter bereitgestellt. Danach sind sie in DATEV Kanzlei Rechnungswesen verfügbar.

‍

Buchungsdatenservice:

Belegbilder werden an Belege Online übertragen. Buchungssätze werden direkt ins DATEV Rechenzentrum überspielt. Dort können sie dann in Kanzlei Rechnungswesen wie gewohnt weiterverarbeitet werden.

Finmatics kann mit DATEV Unternehmen online arbeiten oder ohne DATEV Unternehmen Online direkt ins DATEV Rechnungswesen liefern. Eine DUO-Anbindung ist hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich.

Ja, Finmatics erkennt mehrere Steuersätze innerhalb eines Belegs und verarbeitet diese korrekt in der Buchung.

Belege, die mit der Finmatics App abfotografiert werden, werden automatisch zugeschnitten und optimiert. Generell sollte aber auf eine gute Scan-Qualität geachtet werden, um eine optimale Automatisierbarkeit zu erreichen.

Finmatics verhindert Dubletten, indem es beim Upload eindeutige Hashwerte nutzt. Bei der restlichen Verarbeitung wird KI-gestützte Mustererkennung sowie den Vergleich von Beträgen, Rechnungsnummern, Datum, Kreditor etc. genutzt, bevor ein Buchungsvorschlag erstellt wird. Welche Felder für die Duplikatsprüfung genutzt werden ist konfigurierbar.

Ja. Finmatics kann steuerliche und inhaltliche Aufteilungen automatisiert verarbeiten.

Die KI bei Finmatics lernt aktuell großteils mandantenspezifisch. Geschäftspartner-Vorschläge werden aber beispielsweise schon auf Basis globaler Daten gemacht.

Finmatics nutzt KI für die Extraktion von Rechnungsdaten, KI-Modelle für die Kontierung, KI für inhaltliche Splitbuchungen, KI für Dubletten & Fehlererkennung sowie KI für Prompting-basierte Verarbeitung. Die Vorteile sind eine höhere Automatisierungstiefe, flexible Trainierbarkeit und mandantenübergreifende Optimierung.

Vorteile entstehen bereits ab:

> 50 Belege/MonatAb ca. 200–500 Belegen/Monat ist der Effekt besonders deutlich.Bei Mandanten mit vielen Splitbuchungen oder digitalem Belegaustausch lohnt es sich sofort.

Kanzleien sparen typischerweise 30–70 % Zeit pro Buchungssatz, haben weniger Fehler und Rückfragen sowie weniger Nachbearbeitung. Messbar ist dies durch die Zeit pro Beleg vor/nach Einführung, den Durchsatz pro Mitarbeiter, die Fehlerquote und den Anteil automatisierter Buchungen. 

Im Finmatics Analyticscenter stehen zusätzlich ausführliche Daten zur Automatisierungsquote zur Verfügung. Unser Expertenteam unterstützt Sie natürlich auch laufend bei der Erfolgsauswertung und weiteren Optimierung.

DMS verwalten Dokumente. Finmatics verarbeitet Dokumente buchhalterisch: KI liest Inhalte, erstellt Buchungsvorschläge, erkennt Dubletten, verknüpft Buchung + Beleg + Zahlung und sendet strukturierte Daten an DATEV. Ein DMS ersetzt keine Buchungslogik – Finmatics schon.

Ja. Selbst kleine Teams profitieren durch Zeitersparnis, weniger Fehler und moderne Arbeitsprozesse.

Eine Verarbeitung von Einnahmen-Ausgaben-Rechnern mit Finmatics ist grundsätzlich möglich. Die genaue Verarbeitung ist abhängig von Ihrem verwendeten Buchhaltungssystem (DATEV, BMD, Agenda, RZL, …). Für eine individuelle Auskunft kontaktieren Sie uns einfach.

Ja, Finmatics bietet auch die Möglichkeit, Mandanten ein eigenes Portal zur Verfügung zu stellen. So können Belege von Mandanten selbstständig hochgeladen werden und ggf. Kostenstellen oder andere wichtige Informationen ergänzt werden. Die Finmatics-Benutzeroberfläche kann dafür auch mit Ihrem Kanzleilogo individuell angepasst werden.

Finmatics bietet eine einzigartige Kombination aus KI, tiefgreifender Integrationen und individuellen Anpassungsmöglichkeiten für beste Automatisierungsraten. Mit der künstlichen Intelligenz Fin bietet Finmatics keine Standard-Automatisierung, sondern eine Lösung, die sich speziell Ihren Anforderungen anpasst, aus Ihren Prozessen lernt und sich dadurch langfristig ständig verbessert.

Ja, die Digitalisierung ist der Grundstein für die effiziente Automatisierung mit Finmatics. Wenn schon sehr viele Prozesse digital abgewickelt werden ist es einfacher, eine hohe Automatisierungsrate zu erreichen und damit deutlich Zeit in der Belegverarbeitung zu sparen.

Das Finmatics Banktransaktionstool kann aus herkömmlichen PDF-Dateien eine George-Datei erstellen, welche für die weitere Verarbeitung verwendet werden kann. Dies ermöglicht, dass auch Mandanten, die ihre Kontoauszüge in Form von PDF-Dateien schicken, nicht mehr vollständig manuell gebucht werden müssen.

Ja, die meisten Scanner können einfach mit Finmatics verbunden werden, wenn sie über eine TWAIN-Schnittstelle verfügen. Haben Sie spezielle Fragen zur Verwendung von Scannern mit Finmatics, dann kontaktieren Sie uns einfach - unsere Expert:innen helfen Ihnen gerne weiter.

Ja, Finmatics kann direkt mit gängigen Scannern verbunden werden. Die künstliche Intelligenz Fin trennt gescannte Belegstapel mit einer Genauigkeit von über 99% in einzelne Belege auf. Auch Sammel-PDFs können von Fin in wenigen Sekunden korrekt getrennt werden.

Ob PDF, Papier, E-Rechnung oder Banktransaktionen – Finmatics erkennt automatisch die Belegart, liest Inhalte aus und erstellt Buchungsvorschläge.

Repetitive Aufgaben wie das Trennen und Sortieren, die Erfassung der Beleginformationen und die Vorkontierung werden von Fin (die künstliche Intelligenz in Finmatics) automatisiert. Das spart Zeit und reduziert Fehler.

Der Anteil aller Buchungen, die Finmatics ohne manuelle Änderungen korrekt erstellt.

Oft schon nach wenigen Tagen: Wenn Sie Fin im Trainingscenter die richtige Verarbeitung antrainieren, werden entsprechende Belege in Zukunft richtig verarbeitet. Damit lässt sich die Automatisierungsrate gezielt und schnell steigern.

Fin ist die Intelligenz, die in der Finmatics Software steckt. Fin ist ein unsichtbares Teammitglied, das mitlernt und sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt. Fin nimmt Fachkräften Routinetätigkeiten in der Buchhaltung ab, ersetzt aber keine Menschen, sondern hilft ihnen, Freiraum für wichtigere Aufgaben zu schaffen.

Fin ist ein KI-Buchhalter für Ihre Kanzlei, der ständig mitlernt. Im Vergleich zu anderen Automatisierungslösungen passt sich Fin genau an Ihre Abläufe an, ohne blind zu automatisieren. Im Trainingscenter lernt Fin mit Ihnen gemeinsam Ihre Spezialfälle, während Sie im Analyticscenter den Erfolg der Automatisierung bis ins Detail nachverfolgen können.