Rechnungen trennen mit KI und Belege automatisch auslesen

Besonders in Deutschland und Österreich, wo Steuerberater:innen und Buchhalter:innen täglich mit hohen Belegvolumen konfrontiert sind, spielt Automatisierung eine immer größere Rolle. Prozesse wie Rechnungen trennen und Belege automatisch auslesen sind nicht mehr nur ein technologischer Trend, sondern ein klarer Wettbewerbsvorteil.

Das Wichtigste zuerst

• Rechnungen trennen mit KI spart Zeit und reduziert manuelle Fehler drastisch.
  
• Belege automatisch auslesen bedeutet: OCR erkennt Texte, KI ordnet diese den richtigen Feldern zu.
  
• Sofortiger Mehrwert: Routinetätigkeiten entfallen, Mitarbeiter:innen gewinnen Zeit für wertschöpfende Aufgaben.
  
• Zukunftssicherheit: Mit KI-Lösungen sind Sie bestens auf die Zukunft mit E-Rechnungen vorbereitet.
  

Warum manuelles Trennen von Rechnungen ein Problem ist

Viele Kanzleien und Unternehmen beginnen ihre Arbeit mit einem großen Stapel Papier oder einem PDF mit vielen Rechnungen, oft mehrseitig und ohne klare Trennung.

Das führt zu mehreren Herausforderungen:

• Hoher Zeitaufwand: Jede Seite muss geprüft und zugeordnet werden.
  
• Fehleranfälligkeit: Wird ein Beleg falsch getrennt, zieht sich der Fehler durch den gesamten Buchungsprozess.
  
• Kosten: Fachkräfte verbringen Stunden mit rein mechanischen und repetitiven Tätigkeiten.
  
• Unzufriedenheit: Die Arbeit ist monoton und wenig wertschöpfend.
  
  

In einer durchschnittlichen Kanzlei summieren sich diese Tätigkeiten schnell auf mehrere Arbeitstage pro Monat – Zeit, die anders besser eingesetzt wäre.

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Rechnungen trennen mit KI – der technische Hintergrund

Automatische Seitenerkennung

KI-gestützte Systeme analysieren gescannte Dokumentenstapel. Durch das Training mit Millionen von Dokumenten und Rechnungen lernt die künstliche Intelligenz verschiedene Layouts, Logos und liest bestimmte Schlüsselbegriffe. So erkennt die Software zielsicher, wo ein neuer Beleg beginnt und endet.

Das Besondere: Die Systeme sind nicht auf starre Regeln angewiesen, sondern lernen fortlaufend hinzu. Jede manuelle Korrektur durch die Mitarbeiter:innen wird in die KI zurückgespielt und verbessert die Erkennung für die Zukunft.

Vorteile auf einen Blick

• Trefferquote über 99% bei der Seitentrennung.
• Kein Einsatz von Trennblättern oder Barcodes erforderlich.
• Hohe Skalierbarkeit: Egal ob 50 oder 5.000 Rechnungen am Tag – die Software bleibt leistungsfähig.
  

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Belege automatisch auslesen – von OCR zu KI

Sind Belege erst einmal digitalisiert, ist der Grundstein für die weitere Verarbeitung gelegt. Beginnt man allerdings damit, digitale Belege erneut abzutippen, entsteht keine Zeitersparnis, sondern ein zusätzlich unnötiger Arbeitsschritt. Deshalb ist es wichtig, auch in weiterer Folge für die Belegverarbeitung auf digitale Systeme und insbesondere KI zu setzen.

OCR als Grundlage

OCR (Optical Character Recognition) wandelt Bildinformationen (also Pixel) in Text um. Eine gescannte Rechnung wird so maschinenlesbar, Beträge oder Nummern können extrahiert werden.

KI als nächster Schritt

Allein reicht OCR jedoch nicht. Denn ohne Kontext kann die Software nicht unterscheiden, ob „12345“ eine Kundennummer oder eine Rechnungsnummer ist. Hier kommt KI ins Spiel:

• Kontextbezogene Erkennung: KI versteht die Belege inhaltlich und ordnet Zahlen und Begriffe den richtigen Feldern zu.
  
• Flexibilität: Durch umfangreiches Training mit Millionen von Rechnungen werden unterschiedliche Layouts oder Sprachen automatisch erkannt.
  
• Sicherheit: Prüfungen auf UStG-Kriterien können vollständig automatisiert ablaufen.
  

Das Ergebnis: strukturierte Daten, die direkt in DATEV, BMD oder andere Systeme übernommen werden können.

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Der Unterschied in der Praxis – manuell vs. automatisiert

Finmatics hilft Kanzleien dabei, große Mengen an Papier oder PDF-Belegstapel innerhalb weniger Sekunden zu trennen und alle relevanten Informationen auszulesen. Darüber hinaus kann Fin, die KI in Finmatics, dabei unterstützen, die Belege vom Scan bis zur Erstellung von Buchungsvorschlägen automatisiert zu verarbeiten.

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Best Practices für die Einführung

Der Start von neuen Lösungen scheint oftmals mühsam und langwierig. Da Finmatics sehr flexibel anpassbar ist, sind kaum Umstellungen für Kanzlei und Mandanten notwendig. Aber eine erfolgreiche Automatisierung hängt nicht nur von der Technologie ab, sondern auch vom Vorgehen. Folgende Tipps haben sich bewährt:

1. Klein anfangen
   Starten Sie mit einem klar abgegrenzten Prozess, etwa den Eingangsrechnungen.
   
2. Mitarbeiter einbeziehen
   Erklären Sie frühzeitig, wie die Technologie funktioniert, und zeigen Sie die Vorteile auf.
   
3. Stammdaten pflegen
   Eine saubere Datenbasis ist entscheidend. Je besser Stammdaten gepflegt sind, desto höher die Automatisierungsquote.
   
4. Integration nutzen
   Binden Sie die KI direkt an DATEV, BMD oder Ihr ERP-System an, um Medienbrüche zu vermeiden.
   
5. Ergebnisse messen
   Dokumentieren Sie Zeit- und Kostenersparnis sowie Automatisierungsquoten, um den Mehrwert sichtbar zu machen. Das Finmatics Team hilft Ihnen dabei, regelmäßig die Automatisierungsergebnisse zu besprechen und Optimierungspotenzial zu identifizieren und umzusetzen. 

Typische Stolpersteine vermeiden

• Zu schneller Rollout: Wenn Sie alle Prozesse gleichzeitig umstellen, steigt das Risiko für Reibungsverluste.
  
• Unklare Zuständigkeiten: Legen Sie fest, wer die Verantwortung für das Projekt trägt.
  
• Fehlende Schulungen: Auch die beste Technologie braucht geschulte und motivierte Nutzer:innen.
  

Vorteile in Zahlen

Automatisierung wirkt nicht nur theoretisch, sondern messbar:

• Bis zu 70% weniger Bearbeitungszeit bei Eingangsrechnungen.
  
• Bis zu 80% geringere Fehlerquote durch automatische Validierung.
  
• Über 99% Trefferquote bei der Trennung von Belegen.
  
  

Solche Kennzahlen machen deutlich: Wer jetzt handelt, verschafft sich klare Wettbewerbsvorteile.

Papierbelege sind jedoch weiterhin weit verbreitet und stellen für viele Kanzleien eine tägliche Herausforderung dar. Allerdings nimmt die Bedeutung von Papier in der Buchhaltung stetig ab. Ein papierloses, digitales Arbeiten, beispielsweise mit E-Rechnungen, entwickelt sich zum neuen Standard.

Wie entwickelt sich die Buchhaltung weiter, welche Rolle spielt KI in den kommenden Jahren, und warum lohnt sich der Schritt zur Automatisierung gerade jetzt?

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Zukunftsausblick: Die autonome Buchhaltung

Die Automatisierung von Rechnungen und Belegen ist nur der Anfang. In den nächsten Jahren werden KI-Systeme schrittweise weitere Bereiche übernehmen:

Automatische Kontierung

Schon heute erstellen KI-Systeme auf Basis von Stammdaten und bisherigen Buchungen vorkontierte Buchungsvorschläge. Zukünftig wird dieser Schritt noch präziser und nahezu fehlerfrei erfolgen – auch bei komplexen Geschäftsvorfällen.

Anomalie- und Betrugserkennung

KI kann Muster erkennen, die auf Fehler oder Betrugsversuche hinweisen. Ungewöhnlich hohe Rechnungsbeträge, doppelte Zahlungen oder Abweichungen von üblichen Geschäftspartnern werden automatisch markiert.

Aber auch viele weitere Einsatzgebiete sind mit Hilfe von künstlicher Intelligenz denkbar. Mit Finmatics sind bereits jetzt viele Automatisierungen möglich, die in Kanzleien wertvolle Ressourcen und wichtige Zeit sparen.

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Warum jetzt der richtige Zeitpunkt für KI ist

Manche Kanzleien und Unternehmen fragen sich: „Sollten wir nicht abwarten, bis die Technologie noch ausgereifter ist?“ Die Antwort lautet klar: Nein.

• Praxisreife Lösungen sind längst verfügbar: KI-Systeme wie Finmatics werden bereits erfolgreich in tausenden Kanzleien in Österreich und Deutschland eingesetzt.
  
• Lernkurve nutzen: Je früher Sie starten, desto schneller lernt die KI Ihre spezifischen Belege und desto größer wird die Zeitersparnis.
  
• Gesetzliche Anforderungen wie die E-Rechnungspflicht machen Digitalisierung ohnehin unvermeidbar.
  
• Wettbewerbsvorteil sichern: Wer jetzt automatisiert, positioniert sich als moderne Kanzlei.

Fazit - Rechnungen mit KI trennen und Belege automatisch auslesen

Das manuelle Trennen von Rechnungen und Auslesen von Belegen ist zeitaufwendig, fehleranfällig und bindet wertvolle Ressourcen. Mit KI und OCR steht heute eine leistungsfähige Technologie zur Verfügung, die diese Aufgaben automatisiert, präzise erledigt und kontinuierlich dazulernt.

Für Kanzleien und Unternehmen bedeutet das:

• weniger monotone Routinearbeit,
• mehr Effizienz,
• weniger Fehler
• zufriedenere Mitarbeiter:innen,
• und eine bessere Vorbereitung auf zukünftige Anforderungen.
  

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Häufige Fragen zu Rechnungen trennen und Belege automatisch auslesen

Was bedeutet „Rechnungen trennen mit KI“?
Die KI erkennt automatisch, wo ein Dokument im Stapel beginnt und endet – ganz ohne manuelle Eingriffe.

Wie funktioniert das automatische Auslesen von Belegen?
OCR wandelt Bilder (Pixel) in Text um, KI ordnet diese Daten den richtigen Feldern wie Rechnungsnummer oder Betrag zu.

Lohnt sich die Einführung auch für kleine Kanzleien?
Ja – selbst kleine Teams sparen Zeit, Kosten und können sich stärker auf Beratung konzentrieren.

Was ist der erste Schritt zur Einführung?
Eine unverbindliche Demo zeigt, wie das System funktioniert und in bestehende Abläufe integriert werden kann.