Splitbuchung automatisieren – So entlasten Sie Ihre Buchhaltung bei komplexen Belegen

Automatisieren Sie Splitbuchungen mit KI steuerlich korrekt direkt in Ihrer Buchhaltungssoftware. So sparen Sie Aufwand bei wiederkehrenden Fällen und bringen Struktur in jeden Kontierungsprozess.

Splitbuchung automatisieren: Das Wichtigste in Kürze

• Manuelle Splitbuchungen führen häufig zu falschen Steuerschlüsseln sowie fehlerhaften Kontierungen oder Aufteilungen und erhöhen den Korrekturaufwand.
• Wer regelmäßig Rechnungen mit mehreren Kostenpunkten oder Steuersätzen  verarbeitet, verliert ohne Automatisierung Zeit und reduziert die Buchungsqualität.
• Intelligente Systeme erkennen Positionen, Steuersätze und Kostenarten automatisch und erstellen strukturierte Buchungsvorschläge.
• Mit Prompts lassen sich auch besondere Fälle schnell und ohne feste Regeln buchen.

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Manuelle Splitbuchungen schaffen Fehlerquellen und binden Ressourcen 

Die manuelle Aufteilung komplexer Buchungsfälle bindet Ressourcen und führt schnell zu falschen Steuerschlüsseln, unvollständiger Kontierung, fehlerhaften Aufteilungen oder einer fehlerhaften Zuordnung in der Buchhaltung. Gerade bei Mischrechnungen ist das Risiko hoch, dass die Umsatzsteuer falsch gezogen oder Kostenarten falsch angesprochen werden. Dadurch kommt es zu Verzerrungen in der betriebswirtschaftliche Auswertung, fehlerhaften Vorsteuerbeträgen und Rückfragen bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Tägliche Splitbuchungen sind Zeitfallen

Wer regelmäßig Belege mit gemischten Steuersätzen, verschiedenen Kostenarten oder mit gemischten Verrechnungsarten verarbeitet, verliert mit jeder manuellen Buchung Zeit und Kontrolle. Selbst bei eingespielten Prozessen schleichen sich Fehler ein, etwa bei der Vorsteuer, der Behandlung nicht abziehbarer Kosten oder bei der Zuordnung auf ein falsches Konto.

Typische Problemfelder bei manueller Verarbeitung

1. Fehlerhafte Umsatzsteuerbehandlung

Bei Rechnungen mit mehreren Steuersätzen (z.B. 7% und 19%) wird häufig nur ein Satz angesetzt oder falsch aufgeteilt. Die Folge: Der Vorsteuerabzug ist nicht korrekt, was zu Differenzen in der UStVA oder UVA führen kann.

2. Falsche oder fehlende Kontenzuordnung

Gerade bei Sammelrechnungen (z.B. Metro oder Amazon Business) geraten die Buchenden schnell in Zeitnot. Einzelne Positionen werden dann pauschal auf ein Aufwandskonto gebucht, obwohl unterschiedliche Kostenarten betroffen sind, etwa Werbungskosten, Bewirtung oder Büromaterial.

3. Mehraufwand durch Rückfragen

Fehlende Nachvollziehbarkeit in der Aufschlüsselung zwingt Kanzleien zu Rückfragen beim Mandanten oder in der Buchungsabteilung. Das verlängert Durchlaufzeiten und senkt die Buchungsqualität.

4. Fehlende Nachvollziehbarkeit in der Buchung

Wird die Aufteilung nicht exakt dokumentiert, etwa im Buchungstext oder durch systemseitige Positionsdaten, fehlt bei späterer Prüfung die Grundlage zur Beurteilung. Ohne klare Informationen zur Kostenverteilung entstehen Unsicherheiten bei der Auswertung und bei steuerlichen Rückfragen.

5. Keine Skalierbarkeit im Kanzlei- oder Unternehmensalltag

Was bei einzelnen Belegen noch händisch lösbar ist, wird bei steigendem Belegaufkommen zum Problem. Das führt zu Rückstau, Überlastung in der Buchhaltung und Verzögerungen in den Prozessen.

Splitbuchung automatisieren – wie Systeme mitdenken können

Manuell lassen sich viele Fehlerquellen kaum vermeiden. Systeme wie Finmatics nutzen trainierbare Modelle, die komplexe Splitbuchungen in der Buchhaltung automatisieren und nachvollziehbar auflösen. Dabei geht es um das Erkennen einzelner Belegpositionen sowie die intelligente Zuordnung zu Steuersätzen, Kostenarten oder internen Buchungsregeln.

Damit Splitbuchung Software [Interne Verlinkung zum Text Die beste Software für Splitbuchung] die nötige Entlastung bringt, braucht es mehr als eine Texterkennung. Die Automatisierung gelingt nur, wenn diese Ansprüche erfüllt sind:

• Belegpositionen erkennen und extrahieren: Einzelpositionen müssen inklusive Preis, Menge, USt-Satz und ggf. Bezugsinformationen erkannt werden. Auch bei Scans oder komplexen Sammelrechnungen.

• Kostenarten korrekt zuordnen: Jeder Posten muss dem passenden Konto zugewiesen werden, abhängig vom Inhalt, dem Mandantenumfeld oder von Kanzlei-Vorgaben.
• Steuersätze trennen und korrekt buchen: Die automatische Trennung von z.B. 7% und 19% USt in Deutschland auf derselben Rechnung ist grundlegend für den korrekten Vorsteuerabzug.
• Systemabhängige Kontenlogik abbilden: Wer mit DATEV, BMD, RZL oder Agenda arbeitet, hat teils abweichende Buchungsvorgaben. Die Software muss diese Regeln abbilden können.

Automatisieren Sie Ihre Buchhaltung mit KI 

Die Modelle von Finmatics sind anpassbar auf die jeweiligen Mandanten. Das heißt: Die Buchungsvorschläge können gezielt auf wiederkehrende Situationen abgestimmt werden und basieren nicht ausschließlich auf historischen Fällen.

Dadurch lassen sich typische Aufwände wie Metro-Rechnungen, Bewirtungsbelege oder Splitbuchungen mit Skonto regelkonform und nachvollziehbar abbilden. Direkt in DATEV, BMD, RZL oder anderen angebundenen Systemen.

Dank Prompts die Buchhaltung automatisieren: weniger Klicks, mehr klare Buchungssätze

Intelligente Buchungssysteme stoßen oft dort an ihre Grenzen, wo feste Regeln nicht mehr ausreichen. Das betrifft etwa gemischte Belege oder Kontierungen, die vom Standard abweichen. Promptbasierte Buchung ermöglicht es, Buchungsvorgaben gezielt nach Kontext zu steuern, etwa nach Mandant, Belegart oder Position.

Was ist Prompting in der Buchhaltung? 

Prompting bedeutet, dass der Buchende der Software direkt vorgibt, wie ein Beleg aufgeteilt werden soll, ohne starre Vorlagen oder komplexe Voreinstellungen.

‍Beispiel für einen Prompt in der Buchhaltung:‍

„70% des Gesamtbetrags auf Konto 4650 (Repräsentationskosten) und 30% auf Konto 1800 (Privatentnahme) mit 19% Mehrwertsteuer buchen.“

Das System versteht diese Anweisung im Kontext, erkennt die relevanten Positionen auf dem Beleg und erstellt automatisch eine passende Splitbuchung. Dabei prüft es, inwieweit Vorsteuer abziehbar ist, die Kontenstruktur stimmt und bereits Regeln für diesen Mandanten vorliegen.

Wo Prompts in der Buchhaltung sinnvoll eingesetzt werden

Prompting lohnt sich bei typischen Splitbuchungsfällen , vor allem:

• Rechnungen mit gemischten Inhalten, z.B. Metro- oder Bürobedarfshändlern
• Bewirtungskosten, die in abziehbare und nicht abziehbare Anteile aufgeteilt werden
• Rechnungen mit privaten und betrieblichen Ausgaben
• Splitbuchungen mit Umsatzsteuerkorrekturen, etwa bei Skonto oder Gutschriften

Trainierbar für Kanzleien und Mandanten

Ein großer Vorteil: Prompts lassen sich speichern, kopieren und je nach Mandant erweitern. Wer einmal eine Anleitung für „Hotelrechnung mit Frühstück“ bei einem Mandanten definiert hat, kann diesen Prompt kopieren, bei Bedarf verfeinern und bei anderen Mandanten wiederverwenden. So entsteht eine automatisierte Buchhaltung, die sich mit wenigen Angaben weiterentwickelt.

Verbindung zu LLM Buchhaltung

Große Sprachmodelle (LLMs) wie GPT-4 oder Claude werden zunehmend auch in der Buchhaltung erprobt. Prompting bildet dafür die Grundlage. Finmatics kombiniert diese Prinzipien mit buchhalterischer Logik, sodass Buchhaltung mit LLMs in der Praxis nachvollziehbare Ergebnisse und strukturierte Vorschläge ermöglicht.

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Splitbuchung direkt mit Systemen wie DATEV, BMD RZL oder Agenda verwenden

Splitbuchungen werden erst dann wirklich zeitsparend, wenn sie direkt in die bestehende Buchhaltungsumgebung eingebettet sind. Wichtig ist, dass die Automatisierung sich dank der Integrationen direkt in Systeme wie DATEV, BMD, RZL oder Agenda einfügt.

So integriert Finmatics strukturierte Buchungsvorschläge direkt ins System

Finmatics leitet neben den Belegdaten auch alle notwendigen Buchungsvorschläge direkt an das führende System weiter. Bei der Vorhersage greift die KI auf Buchungshistorie, erstellte Regeln und extrahierte Rechnungsinformationen zurück. Vor allem bei Rechnungen, die auf mehrere Konten gebucht werden müssen, bei gemischten Steuersätzen oder bei privaten Anteilen sorgt das für spürbare Entlastung in der Erfassung.

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Durch diese Integrationen entfallen manuelle Korrekturen. Auch Sonderfälle wie Skonto oder Anzahlungen lassen sich korrekt abbilden. Eine Splitbuchung Software, die Rechnungen erkennt und strukturierte Buchungsvorschläge erstellt, spart Zeit und reduziert Fehlerquellen bei der Übergabe. Je nach Konfiguration können diese Vorschläge auch automatisch verbucht werden – die finale Kontrolle bleibt dabei weiterhin nachvollziehbar und überprüfbar. Wer bereits mit DATEV, BMD, RZL oder Agenda arbeitet, kann Finmatics ergänzend einsetzen.

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"Rockware ist spezialisierter Hersteller von verschiedenen ERPs in mehreren Branchen wie beispielsweise in der Immobilienbranche oder auch bei Verkehrsverbünden. Mit Finmatics haben wir den idealen Partner gefunden, um Buchhaltungsprozesse für unsere Kunden weitgehend zu automatisieren. Das Zusammenspiel mit der Cloud-basierten Software ist ideal und eine zukunftssichere Lösung.

- Erwin Pausch, Geschäftsführer | Rockware

So funktioniert die Integration

In DATEV, BMD, RZL oder Agenda lassen sich Splitbuchungen automatisiert einspielen. Finmatics erkennt Beleginhalte, trennt Kostenarten, prüft Steuerschlüssel und erzeugt fertige Buchungsvorschläge, passend zum jeweiligen System.

Finmatics nutzt die bestehende Struktur aus Mandant, Kontenrahmen und Steuerschlüsseln und ergänzt sie durch lernfähige Regeln und Prompting-Funktionalität. Dadurch werden automatisierte Splitbuchungen zum integrierten Bestandteil Ihrer täglichen Buchhaltung.

Infobroschüre: Buchhaltung automatisieren und wertvolle Zeit sparen

Sie suchen nach einem konkreten Überblick, wie Sie Ihre Buchhaltung automatisieren können? Die Infobroschüre von Finmatics liefert praxisnahe Beispiele, konkrete Abläufe je nach Buchhaltungssystem und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Buchungen dank KI korrekt vorbereitet werden.

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Splitbuchungen automatisieren – weniger Fehler, mehr Klarheit

Wer regelmäßig mit Rechnungen arbeitet, die mehrere Steuersätze, Kostenarten oder Buchungskreise enthalten, kennt den Aufwand hinter korrekten Splitbuchungen. Fehler schleichen sich schnell ein, sei es bei der Umsatzsteuer, der Kontierung oder der Auswertung. Je höher das Belegaufkommen, desto deutlicher zeigt sich: Die manuelle Verarbeitung skaliert nicht.

Mit Finmatics lassen sich Splitbuchungen automatisieren. Zuverlässig, regelkonform und steuerbar über spezielle Prompts. Statt fixer Regeln setzt das System auf intelligente Erkennung, eingebaute Lernfähigkeit und eine direkte Integration in bestehende Systeme wie DATEV, BMD, RZL oder Agenda. Dadurch reduzieren sich manuelle Prüfprozesse spürbar und selbst aufwändige Buchungsfälle lassen sich mit wenigen Klicks abwickeln.

Gerade für Kanzleien und Unternehmen mit komplexer Mandantenstruktur ist das ein konkreter Hebel, um Fehler zu vermeiden, Fachkräfte zu entlasten und Prozesse klarer zu strukturieren. 

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Splitbuchung automatisieren – Häufige Fragen und Antworten

Wie kann ich Splitbuchungen automatisch der richtigen Kostenstelle zuweisen?

Fortschrittliche Systeme zur automatisierten Buchhaltung erkennen anhand von Kontextdaten wie Belegtext, Mandant und Lieferant, welche Kostenstelle angesprochen ist. So werden Splitbuchungen korrekt aufgeteilt und direkt der passenden Kostenstruktur zugeordnet. Ganz ohne manuelle Nacharbeit.

Gibt es Tools zur automatischen Verarbeitung von Rechnungen mit Splitbuchung?

Spezialisierte Software für die automatische Belegverarbeitung, wie die von Finmatics, verarbeitet Rechnungen mit mehreren Positionen, unterschiedlichen Steuersätzen oder Kostenarten. Sie erstellt direkt übertragbare Buchungsvorschläge für Systeme wie DATEV, BMD, RZL oder Agenda. In der Praxis zeigt sich: Nur wenige Tools können komplexe Buchungen auf diesem Niveau automatisieren.

Kann ich Regeln für Splitbuchungen selbst definieren?

Ja, individuelle Buchungsregeln lassen sich über sogenannte Prompts oder Filter umsetzen, etwa für Bewirtungskosten oder gemischte Rechnungen. Aktuell übernimmt unser Support-Team die Einrichtung dieser Anweisungen, damit sie korrekt greifen. Bei der Erstellung unterstützt Finmatics aktiv und sorgt so für zuverlässige Vorsteuerprüfungen und Kontenzuordnungen.

Wie unterscheidet sich Finmatics von herkömmlicher Buchhaltungssoftware?

Finmatics setzt auf KI-gestützte Buchungslogik statt starrer Regelwerke. Die Software lernt aus Buchungshistorien, erkennt Muster und kann auf Basis weniger Angaben automatisch korrekt splitten. Das spart Zeit und senkt das Fehlerrisiko deutlich.

Welche Vorteile bringt Finmatics bei der Automatisierung von Splitbuchungen?

Finmatics verarbeitet auch komplexe Belege, wie etwa Metro-Rechnungen oder Bewirtungskosten, automatisch und kontextbasiert. Durch die Verwendung von Prompts lassen sich Buchungslogiken agil steuern, wodurch auch Sonderfälle effektiv abgebildet werden. Ohne starre Regeln oder aufwändige Konfiguration.