Digitaler Vorsprung: Wie die Steuerberatung Graßmann mit Finmatics beweist, dass KI-Buchhaltung auch für kleine Kanzleien der größte Wachstumshebel ist

Die Resultate im Überblick

• 95 % Auslesequote: Präzise Erkennung minimiert den manuellen Korrekturaufwand.
• Maximale Geschwindigkeit: 120 Belege mit Kostenstellen in nur 1,5 Stunden verarbeitet.
• 100 % digitaler Workflow: Kompletter Verzicht auf Papierbelege in der Kanzlei.

Digitale Vorreiterin aus Überzeugung: Steuerberaterin Viktoria Graßmann

MMag. Viktoria Graßmann führt ihre Steuerberatungskanzlei in Tulln an der Donau seit elf Jahren als Einzelunternehmerin. Mit einem Team von zwei geringfügig beschäftigten Mitarbeiterinnen betreut sie rund 150 Mandanten, darunter vorwiegend Ärzte sowie Angehörige freier Berufe, aber auch mittelgroße Anlagenbauunternehmen. Von Anfang an stand für sie fest: Digitalisierung ist kein Modetrend, sondern die grundlegende Basis für effizientes Arbeiten. 

„Es macht deutlich mehr Spaß, digital zu arbeiten und die erzielten Fortschritte zu sehen, wenn die Technologie einem zeitaufwendige Aufgaben abnimmt. Das manuelle Abtippen von Belegen gehört dank Finmatics endgültig der Vergangenheit an.“
– Viktoria Graßmann, Steuerberaterin

Das klare Ziel der Kanzlei war es, durch konsequente Prozessoptimierung den manuellen Aufwand zu minimieren und Kapazitäten zu schaffen, ohne zwingend das Personal aufstocken zu müssen. Daher startete der Digitalisierungsweg der Kanzlei nicht wie so oft beim Digitalisieren von Papierbelegen. Bereits von Beginn an wurden die digitalen Möglichkeiten der RZL-Software umfassend genutzt, um die internen Abläufe laufend zu optimieren. 

Die Herausforderung: Wenn Schablonen an ihre Grenzen stoßen

Die Kanzlei arbeitete bereits seit der Gründung vollständig papierlos und etablierte frühzeitig einen digitalen Belegtransfer mit den Mandanten. Das klassische Bild altmodischer Mandanten kann Steuerberaterin Viktoria Graßmann allerdings nicht bestätigen:

‍„Auch ältere Mandanten stehen der Digitalisierung offen gegenüber, insbesondere wenn sie dadurch auf den Postversand von Belegen verzichten und persönliche Termine vor Ort reduzieren können.”

Vor der Einführung von Finmatics nutzte die Steuerberaterin die in der Kanzleisoftware integrierte Belegerkennung zum Auslesen der Belegdaten. Während das für Ausgangsrechnungen zuverlässig funktionierte, stieß diese Technologie jedoch bei variierenden Rechnungslayouts von Eingangsrechnungen schnell an ihre Grenzen. Verschob sich auf einer Rechnung etwas oder wurde ein Beleg schief gescannt, musste oftmals manuell nachjustiert werden, was die Automatisierung ausbremste.

Der Wendepunkt: Überragende KI-Erkennung mit Finmatics

Die Entscheidung für Finmatics fiel schließlich sehr schnell, aufgrund der deutlich überlegenen technischen Leistungsfähigkeit und der hohen Auslesequote. Nach einer intuitiven Implementierungsphase, in der sich besonders das Finmatics Trainingscenter und die Pflege der mandantenspezifischen Grundeinstellungen als Erfolgsfaktoren erwiesen, veränderte sich der Arbeitsalltag der Kanzlei maßgeblich.

„Die Ausleserate hat sich deutlich gesteigert. Das Vertrauen in die KI-Vorschläge von Finmatics, insbesondere bei den Konten, ist so groß, dass wir Debitoren und Kreditoren gar nicht mehr prüfen müssen.“
– Viktoria Graßmann, Steuerberaterin

KI im Arbeitsalltag: Splitbuchungen und intelligente Texterkennung

Im Kanzleialltag spielt Finmatics seine Stärken auch bei komplexen Sachverhalten voll aus. So nutzt die Kanzlei Finmatics effizient für inhaltliche Splitbuchungen, beispielsweise bei Sammeltankrechnungen, um Fahrzeugkennzeichen direkt den richtigen Konten zuzuordnen. Auch bei branchenspezifischen Herausforderungen liefert die KI “Fin” Spitzenleistungen: Bei den betreuten Anlagenbauern trennt Finmatics zuverlässig Material- von Werkzeugeinkäufen auf derselben Rechnung. 

„Splitbuchungen gehören nicht zu meinen bevorzugten Aufgaben. Gleichzeitig ist es mir wichtig, sämtliche Geschäftsfälle so detailliert wie möglich zu verbuchen. Finmatics nimmt uns bei der inhaltlichen Aufteilung einen erheblichen Teil der manuellen Arbeit ab.“
– Viktoria Graßmann, Steuerberaterin

KPI Check: Produktivitätssprung und Kosteneffizienz

Die Effizienzsteigerung in der Kanzlei Graßmann ist beachtlich: 

120 Belege inklusive Kostenstellen können heute in nur 1,5 Stunden verbucht werden. Die Auslesequote liegt stabil bei etwa 95 %. Gleichzeitig entkräftet Viktoria Graßmann das Vorurteil, KI-Tools seien nur etwas für Großkanzleien:

„Auch eine kleine Kanzlei kann es sich auf jeden Fall leisten, in die Zukunft mit Finmatics zu investieren. Ein zusätzlicher Mitarbeiter für manuelle Tätigkeiten wäre deutlich teurer.“
– Viktoria Graßmann, Steuerberaterin

Veränderung des Berufsbildes: Vom reinen Buchen zur proaktiven Beratung

Das junge Team der Kanzlei, das im Arbeitsalltag vollständig digital agiert, steht der KI überaus positiv gegenüber. Auch neue Mitarbeiter:innen schätzen die vollständig digitalen Arbeitsabläufe der Kanzlei. Für Steuerberaterin Viktoria Graßmann steht allerdings seit Jahren fest, dass sich das Berufsbild der Buchhaltung und der Steuerberatung grundlegend wandelt: 

Weg vom starren Buchen und der Vergangenheitsbewältigung, hin zu zukunftsorientiertem Forecasting und proaktiver Beratung.

Anderen Kanzleien rät sie daher zum schnellen Handeln:

„Ich würde jedem raten, besser heute als morgen zu starten. Wer sich dem digitalen Wandel verschließt, wird meines Erachtens bald nicht mehr konkurrenzfähig sein.“
– Viktoria Graßmann, Steuerberaterin