“Wir sparen durch Finmatics jede Woche rund 80 Stunden an manueller Arbeit ein – das entspricht der Kapazität von zwei Vollzeitkräften. Diese enorme Zeitersparnis entlastet unser Team spürbar und federt unsere gestiegenen Personalkosten erfolgreich ab.“, erzählt Frau Mag. Fenzel vom Erfolg mit Finmatics.
Stunden Zeitersparnis pro Woche
Kostenabfederung durch Finmatics
Die Wurzeln der Kanzlei AUDITA Steuerberatung & Wirtschaftsprüfung GmbH gehen auf das Jahr 1980 zurück. Über die Jahrzehnte hinweg hat sich AUDITA kontinuierlich zu einem modernen Beratungsunternehmen entwickelt, das heute ein engagiertes Team von zehn Mitarbeiterinnen beschäftigt.
Was die Kanzlei besonders auszeichnet, ist das zukunftsorientierte und IT-affine Kanzleimanagement. Steuerberaterin und Wirtschaftsprüferin Mag. Sandra Fenzel hat die enorme Bedeutung der Digitalisierung schnell erkannt und diese intern mit großer Entschlossenheit vorangetrieben. Die Kanzlei hat ihre internen Prozesse konsequent digitalisiert, moderne Software implementiert und ihre Arbeitsweise optimiert. So erfüllt sie die Anforderungen der digitalen Wirtschaft und bietet Mandanten state of the art Service.
Der Weg zu dieser effizienten Arbeitsweise begann jedoch an einem Punkt, der dringenden Handlungsbedarf erforderte.
Bis zum Jahr 2020 nutzte die Kanzlei Audita noch ein älteres System für die Buchhaltung. Die Prozesse rund um Belegerfassung und Belegeingang erfolgten großteils manuell. Ohne Funktionen wie eine automatisierte Bankauszugsverbuchung glich die Buchhaltung oft einer reinen "Sucherei", da Belege als Papierkopien abgelegt wurden und nicht digital mit einem PDF verknüpft waren.
„Wir hatten im alten System nicht einmal eine Bankauszugsverbuchung. Das war schon harte Arbeit, so leicht war es nicht.“, erzählt Steuerberaterin und Wirtschaftsprüferin Mag. Sandra Fenzel.
Der endgültige Auslöser, der einen dringenden Wechsel unumgänglich machte, war schließlich die Corona-Pandemie, die die ohnehin bestehenden Schwachstellen des Altsystems schonungslos offenlegte. Dies betraf insbesondere die Lohnverrechnung, wo neuartige Konstrukte wie die Kurzarbeit rasch und rechtssicher abgebildet werden mussten. Ebenso stellte die Vielzahl an Covid-Förderungen das System vor unlösbare Probleme.
Parallel zu diesen operativen Engpässen verschärfte sich das wirtschaftliche Umfeld zusehends. Die Personalkosten, getrieben durch die Inflation und den Fachkräftemangel, stiegen kontinuierlich und signifikant an. Eine umfassende digitale Transformation war somit eine betriebswirtschaftliche Notwendigkeit.
Ende 2020 erfolgte bei der AUDITA Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung GmbH der Umstieg auf das Buchhaltungssystem BMD. Kurze Zeit später, als weiterer konsequenter Schritt zur Effizienzsteigerung, wurde Finmatics zur Automatisierung der Belegverarbeitung eingeführt.
Die Anfangsphase der Umstellung war intensiv und erforderte ein hohes Engagement des gesamten Teams. Es dauerte einige Monate, bis alle Abläufe in der neuen Systemlandschaft reibungslos griffen und sich stabilisierten. Doch trotz der Herausforderungen zog das gesamte Team voll mit.
Ein entscheidender Erfolgsfaktor, der maßgeblich zur Akzeptanz und schnellen Etablierung der neuen Prozesse beitrug, war das aktive Vorleben der Veränderung durch die Führungsebene. Die Kanzleileitung stand voll hinter der Entscheidung und demonstrierte durch ihr Handeln, wie wichtig diese digitale Transformation für die Zukunftsfähigkeit war.
“Man kann von seinem Team keine Veränderung verlangen, wenn man sich selbst nicht mit der neuen Lösung auseinandersetzt. Um die Umstellung auf Finmatics richtig kommunizieren und begleiten zu können, habe ich die neuen Prozesse anhand der Kanzleibuchhaltung selbst durchgespielt.”, berichtet Frau Mag. Sandra Fenzel vom Einführungsprozess.
Die Entscheidung für die Digitalisierung mit Finmatics brachte der Kanzlei AUDITA in kurzer Zeit signifikante und vor allem messbare Erfolge:
“Wir sparen durch Finmatics jede Woche rund 80 Stunden an manueller Arbeit ein – das entspricht der Kapazität von zwei Vollzeitkräften. Diese enorme Zeitersparnis entlastet unser Team spürbar und federt unsere gestiegenen Personalkosten erfolgreich ab.“, erzählt Frau Mag. Fenzel vom Erfolg mit Finmatics.
Der digitale Wandel kommt auch bei den Mandanten hervorragend an. Das lästige Belegesammeln entfällt – Rechnungen werden einfach per E-Mail weitergeleitet und Kassenzettel bequem über die Finmatics App hochgeladen. Dass selbst bei den am längsten eingespielten Prozessen manchmal nur ein kleiner Stupser nötig ist, um sie zu modernisieren, verrät Mag. Sandra Fenzel:
„Oft bremsen nur alte Gewohnheiten: Ein Mandant druckte digitale Rechnungen aus, um sie dann für uns wieder einzuscannen – ein gewohnter Ablauf seit 20 Jahren. Ein kurzer Hinweis, dass heute ein Klick auf 'Weiterleiten' reicht, hat das sofort gelöst.“
Durch Finmatics werden monotone Standardaufgaben vom System übernommen, sodass sich das Team auf interessantere, wertschöpfende Tätigkeiten fokussieren kann. Zudem hat die Kanzlei AUDITA erkannt: Um heute junge Fachkräfte auf dem Arbeitsmarkt zu gewinnen, ist eine moderne, "digital fitte" Kanzlei eine zwingende Grundvoraussetzung. Für Kolleg:innen hat Frau Mag. Fenzel zum Schluss nur einen Tipp:
„Manuelle Buchhaltung rechnet sich einfach nicht mehr. Es ist höchste Eisenbahn, aktiv zu werden. Mit Finmatics sichern wir nicht nur unsere Rentabilität, sondern machen uns als digital fitte Kanzlei auch für junge Mitarbeiter:innen interessant.“
Ob Fachwissen, Updates oder smarte Helfer – hier finden Sie alles, was Sie für moderne, digitale Buchhaltungsprozesse brauchen.
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