Was braucht mein Mandant wirklich?

Belegeingang für Mandant:innen. DATEV Unternehmen Online optimal ergänzen.

Was braucht mein Mandant wirklich?

Belegeingang für Mandant:innen. DATEV Unternehmen Online optimal ergänzen.

"Kompetent und individuell“ ist das Motto von der Steuerberatungsgesellschaft Dr. Thiems & Kollegen in Cuxhaven. Für Dr. Stefan Thiems bedeutet das, nicht nur in steuerlichen Fragestellungen auf die individuellen Bedürfnisse der Mandant:innen einzugehen, sondern auch in der digitalen Zusammenarbeit flexible Lösungen anzubieten.

Besondere Herausforderungen ergaben sich für die Kanzlei im digitalen Belegeingang. Leider ist das Interesse an Buchhaltung bei vielen Mandant:innen eher gering. Oft fehlt auch die Zeit, gewohnte Prozesse zu ändern. In seiner Kanzlei möchte Dr. Stefan Thiems die neuen Möglichkeiten für Zeit & Kostenersparnis jedoch natürlich für seine gesamte Mandantschaft nutzen.

Im Gespräch mit den Mandant:innen zeigten sich die unterschiedlichsten Anforderungen an einen digitalen Belegtransfer. Parallel dazu haben auch die Buchhalter:innen eigene Bedürfnisse – Datenbrüche müssen vermieden werden und Automatisierung muss gegeben sein. Themen, die oft schwer unter einen Hut zu bringen sind.

Um dieses Problem zu lösen stand nicht die Technologie im Vordergrund, sondern „Design Thinking“, also herauszufinden, was Mandant:innen wirklich brauchen und sicherzustellen, dass in DATEV einfach und optimiert verarbeitet werden kann. Anders gesagt: Die Bedürfnisse von Mandant:innen und Buchhalter:innen in Einklang zu bringen.

Dafür entwickelte die Kanzlei einen Leitfaden, um für alle die ideale Belegtransfertechnologie zu identifizieren und schnell auszurollen.

 

Herausforderung

  • Digitale Buchhaltung ist in der Kanzlei angekommen. Möglichkeiten mit DATEV und DATEV Unternehmen Online sind unbestritten.
  • Nur 30% der Mandate sind bereit DATEV Unternehmen Online auf Anhieb zu nutzen. Mehrwert muss argumentiert werden. 
  • Mandant:innenen sind oft nicht auf Anhieb bereit, mehr dafür zu bezahlen.

Lösungen

  • Design-Thinking mit Fokus auf die Bedürfnisse der Mandant:innen 
  • Smarte Kombination aus DATEV, Finmatics Apps und Unternehmen online – das Beste aus 2 Welten kombinieren.
  • Mit dem Finmatics Buchungsautomat auch schwierige Buchungsvorfälle automatisieren

Ergebnisse

  • Steigerung der Digitalisierungsquote von 30 auf 85% - fast alle Mandant:innenen können nun digital verarbeitet werden
  • Hohe Zufriedenheit der Mandant:innenen durch Einführung moderne Apps und Technologien
  • 50% Zeitersparnis dank Automatisierung selbst schwieriger Belegverarbeitungen
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„Unsere Buchhaltungsservices müssen so einfach wie möglich sein, möglichst wenig Reibungspunkte schaffen und wir müssen klar auf individuelle Bedürfnisse unserer Mandanten eingehen. Gemäß unserem Motto: Kompetent und individuell. Finmatics bietet uns dafür die nötigen Tools, um einen flexiblen Belegtransfer für individuelle Anforderungen zu ermöglichen.“

Dr. Stefan Thiems
Geschäftsführer | Dr. Thiems & Kollegen Steuerberatungsgesellschaft

Die Digitalisierung beginnt beim Belegeingang, welcher speziell an die Anforderungen einzelner Mandant:innen angepasst werden kann und muss. Hier ist es wichtig, vor allem zu berücksichtigen, wie Mandant:innen die Belege erhalten. Die erste Frage, die Dr. Thiems dem Mandant stellt, ist demnach: „Wie erhalten Sie den größten Teil der Belege? Als Papier, PDF oder per E-Mail?“

Wenn noch viele Papierbelege beim Mandant vorliegen, bietet sich der Kanzlei Scan Service an womit Scanprozesse mit Finmatics Scan&Trenn KI-unterstützt automatisiert werden. Belege werden im Pendelorder angeliefert und im Stapel (ohne Trennblätter etc.) einfach hochgeladen. Nach dem Trennen werden diese automatisch nach DATEV Unternehmen Online exportiert. Dadurch wird es möglich, Belege doppelt so schnell zu Scannen als zuvor.

Möchten Mandant:innen selbst scannen, bietet die Steuerkanzlei die Finmatics scan2mail Funktion an. Belege werden mit eigenem Scanner gescannt und automatisch an eine Finmatics Scan2Mail E-Mailadresse weitergeleitet. Vor allem die Möglichkeit, Belege im Stapel scannen zu können und das Trennen/Heften nicht manuell vornehmen zu müssen sorgt für Begeisterung bei den Mandant:innen.

Mandant:innen mit weniger als 50 Belegen/Monat bekommen die Finmatics Mail2Mail E-Mailadresse und übermitteln so die Belege. Finmatics sortiert automatisch nach Buchungskreis und heftet Belege von selbst. Barbelege und vereinzelte Papierrechnungen werden einfach mit der Finmatics Mobile App digitalisiert. Auch ein Beleg-Archiv ist direkt in der App integriert.

Bei größeren Mandant:innen, oder jenen, die besonders an der Digitalisierung interessiert sind, kann noch einen Schritt weiter gegangen werden: Die Finmatics Mobile App kann auch auf Mitarbeiter:innen ausgerollt werden.  Mitarbeiter:innen geben Belege frei für die inhaltliche Rechnungsprüfung sowie digitalisieren Spesen und Reisekosten. Zahlungslauf und Reporting finden wie gewohnt in DATEV Unternehmen Online statt. 

In seiner Kanzlei sieht sich Dr. Thiems in der Verantwortung, die optimale Technologie für alle Mandant:innen zu identifizieren. In Finmatics fand die Steuerkanzlei schließlich das Tool, um DATEV Unternehmen Online optimal zu ergänzen. Die Kanzlei will auch in Zukunft Buchaltungsdienstleistungen anbieten und ihre Mandant:innen kompetent und individuell betreuen. Deshalb kamen Self-Service Buchhaltungssoftware für Mandanten nicht in Frage, sondern nur Assistenzsysteme wie Finmatics. Auch eine nahtlose Anbindung zu DATEV  bei der Wahl des Assistenzsystems entscheidend.

Mit Finmatics gelang es Dr. Thiems nun, den Belegeingang und die digitale Zusammenarbeit mit den Mandant:innen zu revolutionieren. 85% der Mandantschaft werden digital verarbeitet, wodurch sich auch die Zufriedenheit der Mandant:innen gesteigert hat. Neben den flexiblen Technologien war auch der Aufbau von Finmatics als Lizenzmodell für die Kanzlei attraktiv– mit nur einer geringen monatlichen Gebühr bietet Finmatics eine breite Palette an Möglichkeiten, um allen Mandant:innen die richtige Lösung für einen digitalen Belegtransfer zu ermöglichen.

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"Mit Finmatics konnten wir die Zufriedenheit unserer Mandantschaft deutlich steigern und 85% davon jetzt digital servicieren. Für uns in der Kanzlei entstand durch die Digitalisierung mit Finmatics eine Zeitersparnis von ca. 50% beim Scannen von Belegen und ein übersichtlicher, digitaler Arbeitsprozess mit DATEV. 

Dr. Stefan Thiems
Geschäftsführer | Dr. Thiems & Kollegen Steuerberatungsgesellschaft

Was braucht mein Mandant wirklich?

Case Study: Belegeingang für Mandant:innen. DATEV Unternehmen optimal ergänzen.

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Finmatics Mobile App

Die Mobile App ist die optimale Lösung um Reisekosten, Spesen sowie Eingangs- und Ausgangsrechnungen kinderleicht per Smartphone zu digitalisieren.

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E-Mail Belegtransfer

Belege werden über Scan2Mail Funktionen oder direkt aus dem Mail Client an Finmatics geschickt. Finmatics sortiert automatisiert nach Buchungskreis und leitet an DATEV Unternehmen Online weiter.

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DATEV Unternehmen Online

Das optimale Tool für Mandant:innen mit Zahlungsverkehr und Reportinganforderungen. Auch kombinierbar mit der Finmatics Rechnungsfreigabe.

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Finmatics Scan&Trenn

Für alle, die noch Papierbelege bringen werden diese mit Finmatics Scan&Trenn automatisiert sortiert, geheftet und an DATEV weitergeleitet.

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Kanzlei TREUHAND-UNION Klagenfurt und Millstätter See Tourismus GmbH

 Millstätter See Tourismus GmbH

Nach der Digitalisierung der internen Kanzleiprozesse setzte die TREUHAND-UNION Klagenfurt auch digitale Rechnungsfreigabe-Lösungen mit ihren Mandant:innen um. Beispielsweise mit der Millstätter See Tourismus GmBH.

 
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BENA AFS – MIT FINMATICS UND BMD SOFTWARE IN DIE DIGITALE ZUKUNFT

BENA AFS

Dank der schnellen Implementierung der digitalen Assistenten von Finmatics konnte die Wiener Kanzlei schon nach 2-3 Monaten das volle Potenzial der künstlichen Intelligenz nutzen und so sehr viel Zeit einsparen, die ihnen jetzt für die bessere Betreuung der Kund:innen bleibt.

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Digitale Buchhaltungsprozesse in der Bilanzwerkstatt mit Finmatics

Bilanzwerkstatt

Es gibt viel Spannendes, das wir mit unserer Zeit anfangen können. Das Abtippen von Belegen gehört nicht dazu.“ Daniel Seigfried berichtet über die Digitalisierung der Prozesse in der Steuerberatungskanzlei.

Einfache Integration von Finmatics für ERP und Buchhaltungssysteme: 50% Zeitersparnis in der Belegverarbeitung und Smarte Workflows. Fertige Finmatics Konnektoren ermöglichen eine um 300% schnellere Implementationszeit, hohe Automatisierung und schnellen ROI.

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"Mein Anliegen ist es, unsere Kund:innen, sowie interessierte Personen bestmöglich zu beraten und die Implementierung von den intelligenten Assistenten so unkompliziert wie möglich zu gestalten."

Sarah Ebner
Sales Development Representative

E: contact(at)finmatics.com

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