Avis Budget Group Inc.

Künstliche Intelligenz in Shared Service Zentren

AVIS BUDGET GROUP INC.

Künstliche Intelligenz in Shared Service Zentren

Künstliche Intelligenz in Shared Service Zentren

Mit dem Aufkommen neuer Technologien müssen Shared Service Center (SSC) ihre Arbeitsweise ständig anpassen. Während das Ziel, kosteneffiziente und qualitativ hochwertige Dienste bereitzustellen, auch in Zukunft das gleiche bleiben wird, ändert sich die Art und Weise, wie SSCs diese Dienste erbringen, dramatisch. Ein leuchtendes Beispiel für diesen Trend ist die Avis Budget Group. Das SSC in Budapest unterstützt die Tochtergesellschaften der Gruppe seit fast 15 Jahren mit seiner Expertise. In letzter Zeit werden immer mehr Tätigkeiten automatisiert, die bisher manuell erledigt werden mussten. Dank Künstlicher Intelligenz (KI) und Robotik steigert die Avis Budget Group kontinuierlich die Produktivität und die Qualität ihrer Dienstleistungen. Die Zusammenarbeit mit Finmatics ist ein Fallbeispiel. Durch den Einsatz von ArtificiaI Intelligence reduzierte die Abteilung für Finanzdienstleistungen von SSC ihren Arbeitsaufwand für die Dokumentenverarbeitung und verbesserte gleichzeitig die Qualität ihrer Daten. Wir haben mit Damien O'Kane, Senior Director Financial Services, und Barna Bogdan, Transformation Manager, darüber gesprochen, wie innovative Technologien die Art und Weise verändern, wie Finanzdienstleistungen in SSCs erbracht werden.

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Die Hauptmotivation für unsere Digitalisierungsbemühungen besteht darin, sich wiederholende, manuelle und nicht wertschöpfende Aufgaben zu eliminieren“, erklärt Damien O'Kane. „Wenn ich ein elektronisches PDF von einem Partner erhalte, warum müsste ich diese Informationen dann manuell eingeben, wenn es doch Tools gibt, die dieses Dokument für mich lesen und schließlich 90% der Arbeit erledigen?“, fragt er rhetorisch.

Wir waren auf der Suche nach einem Tool, das das Dokumentenmanagement digitalisiert und automatisiert, um die Buchhaltung effizienter zu machen“, erklärt Reiter. Gas Connect hat verschiedene technische Möglichkeiten untersucht. „Die meisten Anbieter liefern jedoch nur integrierte Lösungen, die einen zur Umstellung des gesamten Rechnungslegungsprozesses zwingen“, sagt Reiter. „Für ein Unternehmen unserer Größe wäre das ein unglaublich umfangreiches Projekt – und noch dazu ein sinnloses. Denn der Buchhaltungsworkflow ist bereits auf unsere Anforderungen zugeschnitten und optimiert. Wir waren nur auf der Suche nach einem Dokumentenmanagement-Tool. Und so entstand die Zusammenarbeit mit Finmatics.

Peter Drucker hat schon 1963 darauf hingewiesen. Das gilt auch heute noch. „Den ganzen Tag Dokumente zu scannen und zu indexieren ist nicht immer eine Aufgabe, die unsere P2P-Kollegen motiviert und testet. sagt O'Kane. „Durch die Reduzierung der Zeit, die für diese Aktivitäten aufgewendet wird, bleibt Zeit, sich auf wertschöpfende Aktivitäten wie die Bereitstellung von Informationen an unsere Lieferanten oder das Beheben von Diskrepanzen zu konzentrieren. Das wiederum ermöglicht es uns, uns auf komplexe Fragestellungen zu konzentrieren und unseren Mitarbeitern lohnende Rollen zu bieten“, erklärt er weiter und berührt einen wichtigen Punkt angesichts der relativ hohen Fluktuationsraten in der SSC-Branche.

Neben der Produktivitätssteigerung ist eine höhere Arbeitszufriedenheit einer der vielen Vorteile der Prozessautomatisierung . Die Einführung einer KI-basierten Technologie kann dazu beitragen, die Servicequalität in mehrfacher Hinsicht zu verbessern:

Während eine Person versucht, alle Datendiskrepanzen zu identifizieren und zu beheben, werden unsere Apps immer hervorheben, wo es eine gibt. Das zwingt Sie, Ihre Daten sauber zu halten“, sagte O'Kane. „Damit Finmatics seine volle Leistung bringen kann, haben wir schnell gehandelt, um die Qualität unserer Daten zu verbessern“, fügt Barna Bogdan hinzu. Der positive Effekt auf die Datenqualität ist also zweifach: Erstens gibt die Arbeit mit Künstlicher Intelligenz den Unternehmen Anreize, ein gewisses Maß an Datenhygiene einzuhalten, um die Technologie nutzen zu können. Und zweitens wird durch das automatische Lesen von Informationen das Fehlerpotenzial im Vergleich zur manuellen Dateneingabe erheblich reduziert.

Durch den Einsatz von Finmatics sind wir in der Lage, unsere eigenen Prozesse zu optimieren und unsere Partner bei der Digitalisierung ihrer Prozesse zu unterstützen“, sagt O'Kane und verweist auf ein Lieferantenportal, das das SSC kürzlich in Zusammenarbeit mit Finmatics eingeführt hat. Die digitale PDF-Plattform dient als Schnittstelle zwischen dem SSC und seinen Lieferanten, die ihre Rechnungen zur Weiterverarbeitung bei der Avis Budget Group elektronisch hochladen können. „Das kommt allen zugute. Die Lieferanten können zu einer papierlosen Arbeitsweise übergehen, wodurch das Buchen von Rechnungen entfällt und sie viel schneller und effizienter bei uns ankommen“, erklärt O'Kane.

Es mag eine entmutigende Aufgabe sein, ein organisatorisches Ökosystem die Art und Weise zu ändern, wie es funktioniert. „Wir haben hier bei der Avis Budget Group jedoch ein vielfältiges und anpassungsfähiges Team, das sich neue Technologien annimmt“, sagt O'Kane. „ Finmatics hilft uns dabei mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche. Zwei Stunden Einarbeitung reichen aus, um die Leute auf den neuesten Stand zu bringen. Und sobald sie die Software verwenden, sehen sie die Vorteile, die sie mit sich bringt. Aus meiner Erfahrung arbeiten die meisten Menschen gerne mit neuen Technologien, sobald sie merken, dass sie ihr Leben leichter machen“, ergänzt Bogdan.

Wir haben vor sechs Monaten angefangen, mit Finmatics zu arbeiten. Wir verarbeiten jetzt mehr Rechnungen über das Tool als manuell und sehen hier eine größere Effizienz“, erzählt Bogdan. „ Finmatics hat die Flexibilität bewiesen, auf unsere Bedürfnisse einzugehen und sie unterwegs zu berücksichtigen. Letztendlich ist unser Erfolg darauf zurückzuführen, wie mehrere Teams auf ein gemeinsames Ziel hingearbeitet haben“, so O'Kane abschließend. Und dem können wir nur zustimmen. Vielen Dank für diese bereichernde Teamarbeit!

Mit dem Aufkommen neuer Technologien müssen Shared Service Center (SSC) ihre Arbeitsweise ständig anpassen. Während das Ziel, kosteneffiziente und qualitativ hochwertige Dienste bereitzustellen, auch in Zukunft das gleiche bleiben wird, ändert sich die Art und Weise, wie SSCs diese Dienste erbringen, dramatisch. Ein leuchtendes Beispiel für diesen Trend ist die Avis Budget Group. Das SSC in Budapest unterstützt die Tochtergesellschaften der Gruppe seit fast 15 Jahren mit seiner Expertise. In letzter Zeit werden immer mehr Tätigkeiten automatisiert, die bisher manuell erledigt werden mussten. Dank Künstlicher Intelligenz (KI) und Robotik steigert die Avis Budget Group kontinuierlich die Produktivität und die Qualität ihrer Dienstleistungen. Die Zusammenarbeit mit Finmaticsist ein Fallbeispiel. Durch den Einsatz von KI-Software reduzierte die Abteilung SSC Financial Services ihren Arbeitsaufwand für die Dokumentenverarbeitung und verbesserte gleichzeitig die Qualität ihrer Daten. Wir haben mit Damien O'Kane, Senior Director Financial Services, und Barna Bogdan, Transformation Manager, darüber gesprochen, wie innovative Technologien die Art und Weise verändern, wie Finanzdienstleistungen in SSCs erbracht werden.

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Bogdan Marijantschuk
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