Fragen und Antworten

DMS verwalten Dokumente. Finmatics verarbeitet Dokumente buchhalterisch: KI liest Inhalte, erstellt Buchungsvorschläge, erkennt Dubletten, verknüpft Buchung + Beleg + Zahlung und sendet strukturierte Daten an DATEV. Ein DMS ersetzt keine Buchungslogik – Finmatics schon.

Kanzleien sparen typischerweise 30–70 % Zeit pro Buchungssatz, haben weniger Fehler und Rückfragen sowie weniger Nachbearbeitung. Messbar ist dies durch die Zeit pro Beleg vor/nach Einführung, den Durchsatz pro Mitarbeiter, die Fehlerquote und den Anteil automatisierter Buchungen. 

Im Finmatics Analyticscenter stehen zusätzlich ausführliche Daten zur Automatisierungsquote zur Verfügung. Unser Expertenteam unterstützt Sie natürlich auch laufend bei der Erfolgsauswertung und weiteren Optimierung.

Vorteile entstehen bereits ab:

> 50 Belege/MonatAb ca. 200–500 Belegen/Monat ist der Effekt besonders deutlich.Bei Mandanten mit vielen Splitbuchungen oder digitalem Belegaustausch lohnt es sich sofort.

Finmatics nutzt KI für die Extraktion von Rechnungsdaten, KI-Modelle für die Kontierung, KI für inhaltliche Splitbuchungen, KI für Dubletten & Fehlererkennung sowie KI für Prompting-basierte Verarbeitung. Die Vorteile sind eine höhere Automatisierungstiefe, flexible Trainierbarkeit und mandantenübergreifende Optimierung.

Die KI bei Finmatics lernt aktuell großteils mandantenspezifisch. Geschäftspartner-Vorschläge werden aber beispielsweise schon auf Basis globaler Daten gemacht.

Ja. Finmatics kann steuerliche und inhaltliche Aufteilungen automatisiert verarbeiten.

Finmatics verhindert Dubletten, indem es beim Upload eindeutige Hashwerte nutzt. Bei der restlichen Verarbeitung wird KI-gestützte Mustererkennung sowie den Vergleich von Beträgen, Rechnungsnummern, Datum, Kreditor etc. genutzt, bevor ein Buchungsvorschlag erstellt wird. Welche Felder für die Duplikatsprüfung genutzt werden ist konfigurierbar.

Belege, die mit der Finmatics App abfotografiert werden, werden automatisch zugeschnitten und optimiert. Generell sollte aber auf eine gute Scan-Qualität geachtet werden, um eine optimale Automatisierbarkeit zu erreichen.

Ja, Finmatics erkennt mehrere Steuersätze innerhalb eines Belegs und verarbeitet diese korrekt in der Buchung.

Finmatics kann mit DATEV Unternehmen online arbeiten oder ohne DATEV Unternehmen Online direkt ins DATEV Rechnungswesen liefern. Eine DUO-Anbindung ist hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich.

Finmatics bietet die Übertragung zu DATEV auf mehrere Wege, die je nach gewünschter Arbeitsweise gewisse Vorteile bieten: 

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Belegbilderservice:

Belegbilder werden an Belege Online übertragen und können dort weiterverarbeitet werden. Die Belegbilder können aber auch in DATEV Kanzlei Rechnungswesen eingesehen und für die Weiterverarbeitung verwendet werden.

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Rechnungsdatenservice:

Belegbilder und Buchungsvorschläge werden an DATEV Unternehmen Online übertragen. Die Buchungsvorschläge werden dann einfach dem Buchhalter bereitgestellt. Danach sind sie in DATEV Kanzlei Rechnungswesen verfügbar.

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Buchungsdatenservice:

Belegbilder werden an Belege Online übertragen. Buchungssätze werden direkt ins DATEV Rechenzentrum überspielt. Dort können sie dann in Kanzlei Rechnungswesen wie gewohnt weiterverarbeitet werden.

Finmatics erkennt neue Lieferanten, schlägt automatische Zuordnungen vor und passt sich an DATEV-Kontenrahmen an. In der Einführungsphase von Finmatics werden die notwendigen Daten in Finmatics importiert. Anschließend werden neue oder geänderte Geschäftspartner über die Buchungsdatenservice Schnittstelle zu DATEV mitexportiert.

Nein, Belegbilder werden von Finmatics aktuell nur nach Belege Online übertragen und nicht in das DATEV DMS.

Finmatics bietet die Möglichkeit, beliebig viele Nutzer anzulegen und diesen verschiedene Rollen bzw. Rechte zuzuweisen. Da Finmatics cloudbasiert läuft ist keine lokale Installation notwendig und der Zugriff ist von jedem internetfähigen Gerät möglich. Auch paralleles Arbeiten in Finmatics ist natürlich möglich.

Finmatics wird cloudbasiert angebunden, sodass ASP-Partner keine tiefen Eingriffe benötigen. Meist reicht die Freischaltung, die Konfiguration der DATEV-Anbindung und die Schulung der Nutzer.

Finmatics ersetzt DATEV nicht, sondern wird per Schnittstelle mit DATEV verknüpft. Ein Verzicht auf DATEV ist demnach nicht nötig. Finmatics unterstützt als Automatisierungstool mit Fin, dem KI-Buchhalter bei einer effizienten und transparenten Automatisierung der Belegverarbeitung vom Belegeingang bis zum fertigen Buchungsvorschlag.

Mandanten können Belege liefern über: App, Upload, E-Mail, DMS, API. Alle Belege landen zentral in einem Sammelpostkorb, von dort startet die Verarbeitung.

Ja. Finmatics sendet den Beleg inkl. Buchungssatz automatisch nach DATEV Unternehmen Online, wo er wie gewohnt erscheint.

Finmatics markiert fehlende Informationen, Unsicherheiten der KI und unklare Kontierungen. Der Nutzer sieht diese Fälle sofort und kann sie korrigieren.

Mit dem Banktransaktionen Tool von Finmatics können Daten von Zahlungen aufbereitet werden. Eine Zuordnung ist in FInmatics nicht möglich. Die von Finmatics aufbereiteten Daten helfen aber bei einer besseren Zuordnung.

Ja. Strukturierte E-Rechnungsformate (ZUGFeRD, XRechnung) werden automatisch gelesen, visualisiert, geprüft und vollständig verarbeitet.

Ja, jeder Datensatz wird eindeutig verknüpft, sodass in DATEV Rechnungswesen immer der richtige Beleg am Buchungssatz hängt.

Per Drag & Drop, E-Mail, API. Mandanten-Upload. Digitale Rechnungen sind sogar besonders gut für eine automatisierte Verarbeitung geeignet.

Finmatics punktet mit einer modernen und intuitiven Benutzeroberfläche, die ständig verbessert wird. Dank persönlicher Betreuung ist die Einschulung schnell erledigt und bei Fragen steht jederzeit schnelle Hilfe zur Verfügung. Viele Kanzleien berichten von deutlich weniger Klicks und Suchaufwand als in DATEV.

Finmatics bietet im Analyticscenter eine klare Übersicht über die Ergebnisse der Automatisierungen in großem Detailgrad bis auf die Belegfeldebene. Außerdem hilft Ihnen Ihre Ansprechperson jederzeit bei der Auswertung verschiedener KPIs.

Finmatics unterstützt alle Digitalisierungsstufen. Finmatics bietet einen sehr vielseitigen Belegeingang über Upload, E-Mail, Scan2Mail, eine mobile App oder die Möglichkeit, weiterhin Papierbelege zu bringen. Der KI-Buchhalter Fin erkennt gescannte oder hochgeladene Belegstapel automatischt und trennt diese für Sie auf. Dadurch sparen Sie mühsame Sortierungsarbeit, falls Sie noch viele Papierbelege erhalten.

Das Prompting für inhaltliche Aufteilungen ist ähnlich zur Interaktion mit Tools wie ChatGPT. Natürlich unterstützt Sie unser Team aktiv dabei, die richtigen Prompts zu erstellen, um inhaltliche Aufteilungen erfolgreich zu automatisieren.

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Andere individuelle Anweisungen können im Trainingscenter gegeben werden. Sie wählen in wenigen Klicks aus, welche Kriterien auf einem Beleg ausschlaggebend für eine bestimmte Verarbeitung sind (z.B. wenn der Unternehmensname “XYZ” am Beleg steht, ist das Konto “XYZ” zuzuweisen). Fin, der KI-Buchhalter lernt diese Änderung und berücksichtigt das bei der zukünftigen Verarbeitung.

Finmatics verfügt über eine direkte API-Schnittstelle zur BMD und fungiert wie ein Zusatzmodul. Die Belege werden an Finmatics gesendet, dort ausgelesen, vorkontiert und anschließend als vollständiger Buchungssatz direkt in die BMD-Vorerfassung (ER-Kontrolle) übertragen. Man muss die BMD-Oberfläche für den Prozess oft gar nicht verlassen.

Wenn es nur um die Belegablage geht, ist der Weg über Finmatics oft effizienter und kostengünstiger. BMD Com bleibt jedoch empfehlenswert, wenn Klienten Zugriff auf Auswertungen, Analytics oder OP-Listen benötigen.

Hier gibt es maximale Flexibilität: Belege können klassisch per Scanner, per E-Mail-Weiterleitung (auch mit verschiedenen Adressen für Belegtypen), per Handy-App oder weiterhin über BMD Com hochgeladen werden. Finmatics greift die Daten dort ab.

Ja. Finmatics liefert fertige Buchungssätze in die BMD Vorerfassung Buchungen. Dort können diese wie gewohnt geprüft und final gebucht werden.

Das ist kein Problem. Bei der Anlage eines Mandanten in Finmatics werden die Stammdaten und Journalzeilen aus der BMD synchronisiert. Dadurch ist der korrekte Kontenrahmen (auch Spezialkontenrahmen) automatisch hinterlegt.

Der Grundsatz lautet: „Never change a running system.“ Wenn der Import von Ausgangsrechnungen in BMD bereits gut funktioniert, läuft dieser Prozess einfach wie bisher weiter. Finmatics kümmert sich dann primär um die Eingangsrechnungen.

Die Trennrate liegt bei knapp 100%. Finmatics trennt Belegstapel automatisch und benennt diese fortlaufend um. Fehler können passieren, wenn z. B. ungewöhnliche Formate wie Verträge oder kleine handgeschriebene Zettel dazwischen rutschen. Man kann die Trennung für bestimmte Ordner aber auch deaktivieren.

Ja. Die Software analysiert die Buchungshistorie der letzten zwei Jahre aus der BMD, um zu verstehen, wie bisher verbucht wurde. Zusätzlich lernt die KI aus laufenden Korrekturen und Anpassungen am Buchungstext.

Handschrift ist generell schwerer auszulesen. Empfohlen wird hier entweder die Nutzung der Handy-App (Foto machen, zuschneiden) oder spezielle Scanner für Kleinbelege. Die automatische Auslesung ist bei Maschinenschrift deutlich stärker.

Die steuerliche Aufteilung erfolgt oft automatisch. Für eine inhaltliche Aufteilung (z. B. Zuordnung zu Mitarbeitern oder Kostenstellen) muss das System im "Trainingscenter" antrainiert werden. Komplexe inhaltliche Aufteilungen können mithilfe von Buchungsanleitungen via Prompts automatisiert werden. Sind klare Kriterien auf dem Beleg, kann die KI dies lernen.

Ja, Finmatics bietet ein automatisches Matching. Der Beleg wird basierend auf Betrag und anderen Kriterien automatisch mit der entsprechenden Kontoauszugszeile verknüpft.

Ja, alle europäischen Sprachen werden problemlos verarbeitet. Finmatics ist auch international im Einsatz.

Der Einsatz lohnt sich oft schon für kleinste Mandanten. Es entstehen keine Fixkosten pro Mandant, wodurch auch "kleine" Fälle automatisiert werden können.

Für die Nutzung ist eine Schnittstelle erforderlich. BMD verrechnet hierfür üblicherweise eine monatliche Gebühr von 39€ sowie einmalige Einrichtungskosten (ca. eine Stunde Dienstleistung / Freischaltung).

Nein. Das Kanzlei-Branding, also die Personalisierung der Weboberfläche und Webapplikationen mit Ihrem Logo, ist im Preis inkludiert.

Die Daten werden auf Servern in Europa zwischengespeichert. Nach der Verarbeitung und Übertrag an BMD werden die Belegbilder bei Finmatics automatisch gelöscht.

Ja. Die Belegbilder werden nahtlos und revisionssicher für zehn Jahre im BMD-System (DMS) archiviert. Finmatics dient als verarbeitende Schleuse, BMD als Langzeitarchiv.

Der Scanner benötigt lediglich eine Twain-Schnittstelle (Standard seit 10-15 Jahren). Wichtig für die Effizienz ist, dass er Belegstapel in einem Rutsch verarbeiten kann.

Die Koordination der technischen Integration und die Freischaltung bei BMD übernehmen in der Regel Finmatics für Sie. Sie müssen dazu keinen separaten technischen Dialog mit BMD führen.

Nach dem Onboarding rechnet man mit einer Lernphase von etwa drei Monaten. In dieser Zeit lernt die KI die spezifischen Eigenheiten der Mandanten kennen, bevor sich deutliche Effizienzgewinne einstellen.

Diese werden von Finmatics automatisch erkannt. Wenn eine UID-Nummer vorhanden ist, schlägt das System Daten aus der WKO-Datenbank vor. Die neuen Stammdaten werden dann direkt an BMD übertragen.

Sie können die Belege dieser Mandanten weiterhin selbst scannen ("Scan für Mandant"). Da Finmatics gescannte Belege mit KI und ohne Schablonen bzw. Trennblätter automatisch trennt, wird der interne Scanprozess dennoch beschleunigt.

Ja, sowohl Bilanzierer als auch Einnahmen-Ausgaben-Rechner können abgebildet werden. Für den Start empfiehlt es sich oft, mit bilanzierenden Unternehmen zu beginnen, da hier die Strukturen meist klarer sind.

Es gibt die Möglichkeit einer Testphase (oft 3 oder 6 Monate) mit Sonderkündigungsrecht. Hierbei werden Schulungen durchgeführt und die Ausleserate in der Praxis getestet.

Ja. Das "Trainingscenter" kann jederzeit genutzt werden, auch unabhängig vom laufenden Betrieb, um der KI beizubringen, wie spezielle Belege oder Kriterien zu behandeln sind.

Sehr stabil. Es besteht eine offizielle technische und vertriebliche Partnerschaft. Es gibt einen gemeinsamen Support und kurze Wege zwischen den Entwicklungsabteilungen.

Finmatics bietet oft eine höhere Automatisierungstiefe durch KI-basiertes Lernen (mandantenübergreifend) und Funktionen wie die automatische Belegtrennung, die bei Standard-Lösungen oft manuell erfolgen muss.

Ja. Finmatics arbeitet mit KI-Modellen, die Belege inhaltsbasiert auslesen. Es müssen keine Schablonen erstellt werden. Die Anbindung erfolgt über eine direkte Schnittstelle, die wie ein Zusatzmodul fungiert.

Absolut. Finmatics setzt sich als intelligente Schicht zwischen das Klientenportal und RZL. Belege werden ausgelesen, vorkontiert und dann zur Stapelbuchung an RZL übertragen.

Das ist flexibel: Entweder direkt in der Finmatics-Oberfläche unter dem Reiter „Aufgaben“ oder direkt in RZL beim jeweiligen Klienten.

Der Aufwand ist minimal. Sie erhalten Zugangsdaten, die in RZL hinterlegt werden. Finmatics wird im Hintergrund freigeschaltet. Vorhandene Scanner können meist direkt angebunden werden.

Ja, sogar noch intensiver. Finmatics synchronisiert initial die Stammdaten und Journalzeilen der letzten zwei Jahre, um das bisherige Buchungsverhalten zu verstehen. Jede neue Buchung trainiert die KI weiter.

Finmatics nutzt mehrere KI-Modelle gleichzeitig. Während RZL oft nur den letzten Eintrag prüft, betrachtet Finmatics die gesamte Historie und den Beleginhalt (z.B. Artikelzeilen), was die Automatisierungsquote deutlich erhöht.

Schablonen sind starr – wenn ein Beleg beim Scannen verrutscht, schlagen sie fehl. Die KI erkennt den Textinhalt ortsunabhängig und ist somit wesentlich robuster.

Ja. Duplikate werden frühzeitig erkannt und über ein Ampelsystem (Gelb) markiert, bevor sie in die Buchhaltung gelangen. Sie können sogar automatisch gelöscht werden.

Eine Eingangsrechnung ist in der Regel eine Buchungszeile. Wenn ein Beleg jedoch aufgrund unterschiedlicher Steuersätze oder Kostenstellen aufgeteilt werden muss, entstehen mehrere Buchungszeilen.

Belege und Bankdaten (CAMT oder PDF) werden eingereicht, und die Verknüpfung findet automatisiert in RZL statt. Finmatics bereitet die Daten so vor, dass RZL sie optimal matchen kann.

Ja. Finmatics liest PDF-Kontoauszüge aus und wandelt sie in eine strukturierte Bankdatei um, die in RZL eingespielt werden kann.

Ja. Hier wird direkt gegen das Bankkonto gebucht. Das System nutzt mehrere Merkmale (Betrag, Name, Verwendungszweck), um Fehler zu vermeiden.

Per E-Mail (jeder Klient erhält eine eigene Adresse), über das RZL-Klientenportal, via Upload im Finmatics-Portal oder über die mobile App.

Ja, für iOS und Android. Die App kann sogar im Kanzlei-Design (Logo/Farben) gebrandet werden, damit der Mandant eine nahtlose Erfahrung hat.

Die App unterstützt den Mandanten beim Fotografieren (automatisches Zuschneiden und Belichten). Die KI ist zudem darauf trainiert, auch schwierige Scans zuverlässig zu interpretieren.

Das ist möglich, auch Selbstbucher sind bei Finmatics nicht unüblich. Die einfachste Lösung ist aber der E-Mail-Upload oder die App – die KI übernimmt den Rest.

Ja, das ist eine Kernkompetenz. Finmatics kann Belege auf Artikelebene splitten (z.B. Food, Non-Food, Leergut) und den Positionen automatisch die richtigen Konten zuweisen.

Finmatics erkennt automatisch, wo eine Rechnung endet und die nächste beginnt. Das manuelle Trennen oder Zusammenführen entfällt weitgehend.

Wenn diese bereits als Datenexport (Schnittstelle) vorliegen, laufen sie meist direkt in die RZL.

Im Schnitt berichten Kanzleien von einer Zeitersparnis von ca. 50 % bis 70 % in der Belegverarbeitung, je nach Komplexität der Mandate. Sie können hier eine geschätzte Zeitersparnis berechnen.

Sie finden hier eine Übersicht der verschiedenen Pakete von Finmatics.

Es wird ein Quartalsschnitt betrachtet. Erst wenn das Volumen drei Monate in Folge überschritten wird, erfolgt eine Hochstufung in das nächste Paket.

Ja, die Pakete gelten in der Regel für die gesamte Kanzlei und decken die inkludierte Anzahl an Mandanten ab.

Die Lizenzierung richtet sich primär nach dem Belegvolumen und dem Portal-Login. Die Anzahl der Zugänge kann je nach Paket variieren.

In Kombination mit RZL wird eine gesetzeskonforme Archivierung sichergestellt. Finmatics selbst dient als Verarbeitungsplattform, die Daten werden revisionssicher an das RZL-Archiv übergeben.

Ja, die inhaltliche Beleganalyse ist auch für Kassenbelege vorgesehen. Tageslosungen sind heute tatsächlich ein typischer und häufiger Anwendungsfall.Wichtig zu beachten: Auch bei Kassenbelegen muss im Hintergrund ein Geschäftspartner hinterlegt werden, damit eine entsprechende Anleitung im Trainingscenter angelegt werden kann.Die zugrunde liegende Logik ist im Helpcenter beschrieben.Experten-Tipp: Für Tageslosungen empfiehlt es sich, einen Geschäftspartner im Bereich „Kasse“ anzulegen und diesen fix im Belegtyp zu hinterlegen.

Ja. Der Agent, der hier für Finmatics beim Thema inhaltliche Aufteilungen (Splitbuchungen) als Koordinations- und Kontrollorgan arbeitet, ist auch eine KI.

Der Split funktioniert bei Ausgangsrechnungen auf Ebene des gesamten Belegtyps. Das heißt, man kann alle Ausgangsrechnungen gesammelt, z.B. nach Steuersätzen auf entsprechende Erlöskonten aufteilen. Bei Eingangsrechnungen hingegen ist der Split nur auf Lieferantenebene möglich.

Ja, die Qualität des Prompts spielt eine große Rolle für das Ergebnis. Wie aufwändig die Anweisungen sind bzw. wie der ideale Prompt aussieht, hängt stark vom jeweiligen Anwendungsfall ab. Für häufige Anwendungsfälle stellen wir Ihnen eine Prompt-Bibliothek zur Verfügung, auf die Sie zurückgreifen können. Bei besonders komplexen Aufteilungen unterstützen unsere Experten Sie zudem beim Setup. Für einfachere Rechnungen, die nicht in der Bibliothek enthalten sind, empfehlen wir Ihnen die Nutzung der strukturierten Variante zur Erstellung des Prompts – genau dafür ist diese vorgesehen.

Doch, diese Übertragung funktioniert wie immer. Daran haben wir nichts verändert.

Ja, die Funktion zur inhaltlichen Aufteilung (Splitbuchung) muss durch uns freigeschaltet werden. Bitte wenden Sie sich hierfür direkt an Ihre Ansprechperson im Account Management-Team von Finmatics. Sie prüft gemeinsam mit Ihnen, ob die Funktion bereits in Ihrem Paket enthalten ist oder ob ein entsprechendes Angebot erstellt werden kann.

Ja, grundsätzlich können Sie die Buchung von Anlagevermögen auch über die Textsteuerung abbilden. Besonders gut funktioniert dies bei Lieferanten, bei denen regelmäßig Anlagevermögen vorkommt. In solchen Fällen können gezielte Anleitungen erstellt werden – beispielsweise zur Unterscheidung zwischen geringwertigen Wirtschaftsgütern und Betriebsausstattung anhand von Betragsgrenzen. Die konkrete Ausgestaltung hängt vom jeweiligen Anwendungsfall ab. Für eine optimale Umsetzung und bei speziellen Anforderungen unterstützt Sie unser PS-Expertenteam gerne.

Den Einstieg in die entsprechende Funktion sowie eine Schritt-für-Schritt-Erklärung finden Sie im Helpcenter Artikel. Dort wird detailliert beschrieben, wie Sie zur Eingabemaske gelangen und wie das Prompting bzw. die inhaltliche Aufteilung eingerichtet werden kann. Bei weiterführenden Fragen unterstützt Sie gerne Ihr Finmatics-Ansprechpartner.

Für diesen Anwendungsfall können Sie einen entsprechenden Prompt anlegen, um die Informationen korrekt zu verarbeiten. In der Prompt-Bibliothek ist bereits ein Beispiel für Metro-Belege hinterlegt. Bitte beachten Sie jedoch, dass dieser aktuell noch nicht optimal auf die spezifische Darstellung mit separatem Tabellenblatt abgestimmt ist. Für eine bestmögliche Abbildung empfehlen wir daher, den Prompt individuell anzupassen. Bei Bedarf unterstützt Sie unser PS-Expertenteam gerne bei der Einrichtung.

Die Einstellungen zur inhaltlichen Aufteilung werden aktuell in Finmatics vorgenommen. Wir befinden uns zudem im Austausch mit BMD und evaluieren, inwiefern eine direkte Anwendung der inhaltlichen Aufteilung in BMD künftig sinnvoll sein könnte. Perspektivisch gehen wir jedoch davon aus, dass das manuelle Prompting mittelfristig deutlich reduziert bzw. abgelöst wird.

Ja, die inhaltliche Aufteilung ist auch in diesem Setup möglich. Die notwendigen Anleitungen werden direkt in der Finmatics-Oberfläche erstellt – das ist auch auf Basis bereits bearbeiteter Belege möglich. Sobald eine entsprechende Anleitung hinterlegt ist, greift diese automatisch auf zukünftige Belege, und die vorgeschlagene Aufteilung wird an die BMD Vorerfassung übermittelt. Etwaige Anpassungen oder Optimierungen erfolgen weiterhin zentral in der Finmatics-Oberfläche.

Ja, für typische Lieferanten und Anwendungsfälle steht Ihnen eine Prompt-Bibliothek zur Verfügung. Dort finden Sie bereits Vorlagen für Textanweisungen, die Sie direkt nutzen oder als Ausgangspunkt für eigene Prompts verwenden können. Die Bibliothek wird zudem laufend erweitert und künftig um weitere praxisnahe Beispiele ergänzt.

Verschiedene Freitext-Strukturen können zum gleichen Ergebnis führen. Wenn möglich, kann man die strukturierte Eingabemaske verwenden, um die Anweisung sauber zu strukturieren. Ansonsten gilt bei KI: So viel Klarheit und Kontext wie möglich und so deutlich, wie möglich. Beispiele für Anweisungen findet man in unserer Prompt-Bibliothek.

Nein, eine automatische Anpassung des Prompts über das Trainingscenter erfolgt in diesem Fall nicht. Sie überprüfen und optimieren den Prompt selbst über die Vorschau-Funktion, bevor Sie ihn aktiv einsetzen. So können Sie das Ergebnis direkt testen und den Prompt gezielt anpassen, bis er wie gewünscht funktioniert. Auch nach der Aktivierung können Sie den Prompt jederzeit weiter bearbeiten und ergänzen, falls Ergebnisse noch nicht vollständig passen oder sich Anforderungen ändern.

Grundsätzlich können Sie den Freitext selbst definieren und einmalig hinterlegen. Alternativ – und das ist die empfohlene Vorgehensweise – können Sie die strukturierte Maske nutzen. In diesem Fall wird der Freitext im Hintergrund automatisch für Sie vorformuliert. Sie können diesen jederzeit einsehen und bei Bedarf individuell anpassen. Zusätzlich steht Ihnen eine Prompt-Bibliothek mit fertigen Textbausteinen und Vorlagen für häufige Anwendungsfälle zur Verfügung, die Sie als Ausgangspunkt verwenden können.

Aktuell müssen sie noch händisch erzeugt werden. In naher Zukunft hoffen wir auf Text Anweisungen verzichten zu können.

Aktuell können Textanweisungen noch nicht zur Steuerung bzw. automatischen Erkennung von Geschäftspartnern (z. B. Lieferanten-Sammelkonten) eingesetzt werden. Der Fokus der Weiterentwicklung liegt derzeit auf anderen Feldern, wie Steuercode, Kostenstelle und Buchungstext. Auch das Geschäftspartnerfeld ist in Diskussion. Für Anwendungsfälle rund um Sammelkonten oder die optimale Abbildung von Geschäftspartnern empfehlen wir Ihnen, sich direkt an Ihren Finmatics-Ansprechpartner zu wenden, um die passende Vorgehensweise im Detail abzustimmen.

Ja, aktuell werden die Anweisungen je Lieferant individuell hinterlegt. Sie können bestehende Anweisungen jedoch einfach kopieren und für weitere Lieferanten anpassen, wodurch sich der Aufwand deutlich reduziert

Ja, einfache Rechnungen werden noch immer automatisch ausgelesen. Auch ohne Anweisung. Die Funktionalität aus der Vergangenheit hat sich nicht verändert. Inhaltliche Aufteilung ist lediglich eine Zusatzfunktion, die die Möglichkeit bietet, via Text-Anweisungen Belege aufzuteilen, an denen andere Automatisierungsfunktionen im Moment noch scheitern.

Ja!

Sie werden bei uns mit den Text-Anweisungen nicht alleine gelassen. Wir helfen Ihnen bei der Einrichtung und bieten auch andere Hilfestellungen, wie beispielsweise eine Prompt Bibliothek, aus der man Textbausteine kopieren kann. In der strukturierten Prompting Maske wird man ebenfalls durch den Prozess durchgeführt.

Ja, wenn debitorisch und kreditorisch gebucht wird.

Bankbuchungen werden in Finmatics über das Banktransaktionentool verarbeitet. Die inhaltliche Steuerung mittels Prompts ist aktuell auf andere Belegtypen fokussiert und für Bankbuchungen derzeit noch nicht vorgesehen. Mit der bestehenden Logik in “Banktransaktionen” steht Ihnen jedoch bereits eine effiziente Verarbeitung zur Verfügung.

Wir setzen auf eine hybride Architektur aus modernsten Sprachmodellen, die innerhalb der EU gehostet werden. Durch diesen flexiblen Multi-Modell-Ansatz stellen wir sicher, dass wir stets die leistungsfähigsten Technologien nutzen, während alle Daten unter Einhaltung europäischer Sicherheitsstandards verarbeitet werden.

Ja, das ist ein absolut typischer Anwendungsfall.

Ja, das ist ein perfekter Anwendungsfall.

Das hängt von Ihrem aktuellen Paket bzw. Vertrag ab. Bitte wenden Sie sich für Details direkt an das Account Management Team von Finmatics. Dort prüft Ihre Ansprechperson, ob das Modul bereits enthalten ist oder welche Optionen bzw. Konditionen für Sie verfügbar sind.

Im Trainingscenter stellt Fin gezielt Rückfragen zu einzelnen Feldern eines Belegs (z. B. Geschäftspartner oder Sachkonto), um diese künftig automatisch korrekt zu erkennen und zuzuordnen. Mit der inhaltlichen Aufteilung bzw. den Prompts geben Sie der KI hingegen proaktiv Anweisungen, wie ein gesamter Beleg verarbeitet werden soll - beispielsweise durch Wenn-/Dann-Regeln oder Vorgaben zur Aufteilung. Beide Funktionen ergänzen sich: Das Trainingscenter verbessert die Erkennung einzelner Informationen, während Prompts die inhaltliche Verarbeitung und Logik des Belegs steuern. Das Trainingscenter sollte daher weiterhin aktiv genutzt werden, insbesondere für eine zuverlässige Erkennung von Geschäftspartnern.