Das Wichtigste über digitalen Rechnungseingang zuerst

• Vielfältige Übertragungswege: Der digitale Rechnungseingang kann je nach Mandant und Kanzlei auf unterschiedlichen Wegen erfolgen (Scan in der Kanzlei, E-Mail, Upload, mobile App), um maximale Flexibilität zu gewährleisten.
• Automatisierung durch KI: Tools wie Finmatics mit dem KI-Buchhalter Fin ermöglichen nicht nur den digitalen Empfang, sondern auch die automatische Verarbeitung, Trennung und Sortierung der Belege.
• Einbindung der Mandanten: Für einen erfolgreichen digitalen Belegeingang ist die Überzeugung und einfache Einbindung der Mandanten entscheidend. 
• Vorbereitung auf E-Rechnungen: Aufgrund der gesetzlichen Änderungen ist eine effiziente Verarbeitung von strukturierten E-Rechnungen ein wichtiger Fokus der Digitalisierung.

Besonders durch den starken KI-Boom in der Buchhaltung entstehen viele neue Chancen, um Abläufe schneller und einfacher zu machen. Doch bei vielen Kanzleien taucht schnell eine große Frage auf:

Wie ermögliche ich einen digitalen Rechnungseingang – und wie überzeuge ich meine Mandanten davon?

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Da jede Kanzlei anders arbeitet, gibt es keine Lösung, die für alle passt. Stattdessen lässt sich der digitale Rechnungseingang mit verschiedenen Ansätzen erreichen – aber immer mit dem gleichen Ziel: Eine papierlose Kanzlei.
Mit der richtigen Software, einer schnellen Scan-Lösung und dem Smartphone können sowohl Kanzleien als auch Mandanten Belege digital übermitteln. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Wege sich dafür anbieten und wie Sie die passende Lösung für Ihren digitalen Belegeingang finden.

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Digitaler Rechnungseingang in der Kanzlei

Die Buchhaltung ist für viele Mandanten nicht das wichtigste Thema und wird oft „nebenbei“ erledigt. Sie kennen es sicher: Belege werden falsch sortiert, schlecht gescannt oder manchmal sogar vergessen. Egal, ob Mandanten Papierbelege bringen oder sie selbst scannen – auf diesem Weg entstehen schnell Fehler, Rückfragen oder zusätzlicher Aufwand. Oft kostet die Korrektur am Ende mehr Zeit, als wenn die Belege gleich direkt in der Kanzlei digitalisiert werden. Genau deshalb entscheiden sich viele Kanzleien dafür, die Digitalisierung der Belege selbst zu übernehmen und so Probleme von Anfang an zu vermeiden.

Effizienter digitaler Rechnungseingang für Papierrechnungen in der Kanzlei

Im besten Fall bekommen Sie alle Belege digital und in guter Qualität. In der Praxis gibt es aber immer Mandanten, die auf Papierrechnungen bestehen und ihre Abläufe (noch) nicht ändern möchten. Sie wissen sicher, wie viel Zeit das Sortieren, Scannen und Trennen solcher Papierstapel kostet. Wenn Sie einen effizienten digitalen Rechnungseingang für Papierbelege aufbauen oder Ihren aktuellen Scanprozess verbessern möchten, lohnt sich eine Scanstraße bzw. Scan-Schleuse mit Fin, dem KI-Buchhalter, der diesen Prozess weitgehend selbständig erledigen kann.

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Fin trennt Belegstapel automatisch in einzelne Rechnungen auf. Werden verschiedene Belegtypen (z. B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen) zusammen gescannt, erkennt Fin die Unterschiede und ordnet sie korrekt zu. Wie die automatische Belegtyperkennung in der Praxis funktioniert, lesen Sie im Erfahrungsbericht der Steuerberatung Dr. Thiems & Kollegen. Mit einer Scanstraße schaffen Sie eine schnelle und effiziente Lösung für den digitalen Rechnungseingang in Ihrer Kanzlei.

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Automatisierung mit Finmatics geht über einen digitalen Belegeingang hinaus

Finmatics kann weit mehr als nur Belege digital empfangen. Sobald die Rechnungen in Ihrer Kanzlei eingelangt sind, übernimmt Fin, der KI-Buchhalter, die komplette Weiterverarbeitung. Fin liest alle wichtigen Daten präzise aus und erstellt automatisch passende Buchungsvorschläge. Durch seine Lernfähigkeit und das Trainingscenter automatisiert Fin nicht nur einfache Routinefälle, sondern auch komplexe und individuelle Buchungen – und entlastet Ihr Team spürbar.

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Digitaler Rechnungseingang bei Mandanten

In vielen Fällen kann es sinnvoll sein, dass Mandanten den Belegtransfer selbst übernehmen. Damit das funktioniert, sollten Fehler aber so gut wie möglich vermieden werden. Sonst investieren Sie am Ende mehr Zeit in Korrekturen, als Sie durch das Auslagern des Prozesses sparen. Außerdem stoßen Änderungen am gewohnten Ablauf bei Mandanten oft auf wenig Begeisterung. Deshalb ist es wichtig, Mandanten von der Digitalisierung und den Vorteilen zu überzeugen. Eine Lösung für den digitalen Rechnungseingang wie Finmatics, die für Mandanten einfach bleibt und in Ihrer Kanzlei trotzdem einen effizienten Workflow ermöglicht, hilft dabei enorm.

Mit Finmatics stehen Ihnen viele Wege zur Verfügung, wie Rechnungen digital übertragen werden können. Je nach Arbeitsweise des Mandanten eignen sich unterschiedliche Methoden.

Papierbelege von Mandanten mit Finmatics scannen lassen 

Mandanten können Papierrechnungen auch selbst scannen. Geben Sie dafür einen Finmatics-Zugang frei. Im Web-Portal können Mandanten Belege scannen. Fin arbeitet dabei ebenfalls im Hintergrund und die Rechnungen kommen bei Ihnen bereits automatisch getrennt und geheftet an. Auch hier lohnt sich eine kleine Scanstraße. Viele nutzen dafür große Multifunktionsgeräte im Büro. 

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Digitaler Rechnungseingang per E-Mail

Da viele Rechnungen heute ohnehin digital erstellt werden, etwa als PDF oder E-Rechnung, ist die E-Mail inzwischen der häufigste Übermittlungsweg. Deshalb bietet es sich an, diesen Kanal auch direkt für den digitalen Rechnungseingang zu nutzen.

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Bei Finmatics können Sie für jeden Mandanten und jeden Belegtyp eigene E-Mail-Adressen anlegen. Belege, die an diese Adresse weitergeleitet werden, landen automatisch im Web-Portal Ihrer Kanzlei und können sofort verarbeitet werden. So entfällt das mühsame Herunterladen und Hochladen von Anhängen. Auch für Mandanten bleibt alles einfach, weil sie ihren normalen Arbeitsablauf beibehalten können. Zusätzlich erhalten Sie die Belege laufend und digital – und nicht erst gesammelt am Monatsende –, was Spitzenbelastungen deutlich reduziert.

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Digitaler Rechnungs-Upload im Finmatics Portal durch Mandanten

Wie oben erwähnt, können Sie einen Finmatics-Zugang auch einfach als Portal an Ihre Mandanten weitergeben. Neben dem Scannen und dem E-Mail-Belegeingang gibt es noch eine dritte Möglichkeit: das Hochladen.

Dieser Weg ist sehr leicht verständlich. Mandanten laden ihre Belege entweder einzeln oder als Stapel hoch. Auf Wunsch trennt Fin die Seiten gleich automatisch. So kommen die Belege digital, sauber getrennt, geheftet und nach Belegtyp sortiert in Ihrer Kanzlei an – bereit für die weitere Verarbeitung.

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Mobile App für den Rechnungseingang unterwegs

Ein weiteres lästiges Thema: Kassenzettel und Barbelege. Diese Zettel sind schwer zu scannen, gehen schnell verloren und verblassen mit der Zeit. Oft landen sie vergessen in einer Jackentasche oder sind unleserlich, wenn sie endlich in der Kanzlei ankommen.

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Viel einfacher wäre es, solche Belege direkt beim Erhalt zu digitalisieren. Und was eignet sich dafür besser als das Smartphone, das sowieso immer griffbereit ist? Mit der Finmatics App können Mandanten Belege sofort fotografieren. Die App schneidet die Bilder automatisch zu und verbessert die Qualität. Danach können noch passende Informationen ergänzt werden – und schon landet der Beleg direkt digital in Ihrer Kanzlei. 

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Nahezu unbegrenzte Möglichkeiten für einen digitalen Rechnungseingang mit Finmatics

Die oben genannten Wege, wie Sie mit Mandanten oder direkt in Ihrer Kanzlei einen digitalen Rechnungseingang aufbauen, sind nur eine Auswahl der gängigen Möglichkeiten, die Finmatics bietet. Für einen tieferen Einblick empfehlen wir unseren kostenlosen Belegeingangsguide. Darin finden Sie praktische Tipps und einfache Anleitungen, wie Sie gemeinsam mit Ihren Mandanten den besten, fehlerfreien und digitalen Weg für den Rechnungseingang entwickeln.

💡 Wenn Sie in Ihrer Kanzlei mit DATEV arbeiten, nutzen einige Mandanten vielleicht schon DATEV Unternehmen online. Das kann ein guter Weg für den digitalen Rechnungseingang sein. Finmatics eignet sich aber auch ideal für Mandanten, die DUO nicht verwenden. Diese können ihre Belege über jeden der genannten Wege ganz einfach digital anliefern.

Als Ergänzung zu DATEV Unternehmen online kann Fin, der KI-Buchhalter von Finmatics aber noch viel mehr. So kann nicht nur ein digitaler Belegeingang sichergestellt werden, sondern auch eine durchgängig automatisierte Belegverarbeitung. Durch die hohe Anpassbarkeit von Fin können so nicht nur Standardfälle, sondern auch individuelle Spezialfälle automatisiert verarbeitet werden. 

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E-Rechnungen effizient verarbeiten

Das Thema elektronische Rechnungen steht seit dem Beschluss des Wachstumschancengesetzes in Deutschland stark im Fokus. Ab 1. Januar 2025 sind E-Rechnungen verpflichtend. Da es natürlich noch Übergangsfristen gibt, ist ein sofortiges Handeln nicht notwendig, aber dennoch bereiten sich viele Kanzleien schon jetzt auf die kommenden Verpflichtungen vor. 

Gerade für die Automatisierung bieten E-Rechnungen eine große Erleichterung. E-Rechnungen kommen in strukturiertem Format und lassen sich automatisch auslesen — mit Tools wie Finmatics ist ihre Verarbeitung deutlich einfacher und schneller als bei klassischen Papierrechnungen oder PDF-Dokumenten.

Auch wir bemerken, dass der Anteil an verarbeiteten E-Rechnungen mit Finmatics laufend zunimmt. Ein Blick auf das Thema lohnt sich also auf jeden Fall, um von den näher rückenden Fristen nicht überrascht zu werden.

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Endlich einen digitalen Rechnungseingang umsetzen

Durch die vielen digitalen Wege, die Finmatics für den Belegeingang anbietet, gibt es für jede Situation eine passende Lösung. Unsere Expert:innen begleiten bereits über 1.300 Steuerkanzleien bei der Digitalisierung und unterstützen täglich dabei, die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandanten einfacher und schneller zu machen. Gerne helfen wir auch Ihnen, mögliche Hürden beim digitalen Rechnungseingang zu überwinden. Kontaktieren Sie uns jetzt für ein unverbindliches Beratungsgespräch.

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