Effizienz trifft Innovation: Die papierlose Steuerberatungskanzlei

KI-Tools wie Finmatics helfen dabei, Belege automatisch zu verarbeiten und Abläufe zu vereinfachen. So sparen Sie viel Zeit, können sich stärker auf Mandanten konzentrieren und machen Ihre Kanzlei fit für die Zukunft.

Das Wichtigste zuerst

Die Umstellung auf eine papierlose Steuerkanzlei bringt viele Vorteile und macht Sie deutlich effizienter:

• Mehr Effizienz durch digitale Abläufe:
  Auch wenn viele Kanzleien bereits digitale Buchhaltung nutzen, bremsen Papier und manuelle Arbeit oft den Ablauf. 
• Wettbewerbsvorteil und mehr Flexibilität:
  Eine papierlose Kanzlei arbeitet moderner und ist besser für die Zukunft gerüstet. Da alle Belege digital vorliegen, können Fachkräfte flexibel und auch im Homeoffice arbeiten.
• Hürden richtig angehen:
  Die größten Herausforderungen sind meist nicht die Kosten. Viel schwieriger sind der organisatorische Aufwand und das Abstellen alter Gewohnheiten. 
• KI als wichtiger Baustein:
  Mit KI-Tools wie Finmatics lassen sich Belege automatisch scannen, trennen und sortieren. Die Daten landen sauber in der Buchhaltungssoftware. Bestehende Prozesse müssen dafür nicht komplett neu aufgebaut werden.

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Papier: Immer noch großes Thema in deutschen Unternehmen

Laut Bitkom Research (2025) wird in Unternehmen weiterhin viel Papier genutzt: Bei 21 Prozent ist der Papierverbrauch in Geschäfts- und Verwaltungsprozessen im Vergleich zu vor fünf Jahren unverändert, bei weiteren 3 Prozent sogar gestiegen. Zwar berichten 72 Prozent von weniger Papier, doch oft nur „etwas weniger“ – das heißt nicht papierlos. Gerade größere Unternehmen melden häufiger keine Veränderung (27 Prozent ab 500 Mitarbeitenden). 

Während Digitalisierung überall ein wichtiges Ziel ist, scheitert die Umsetzung oft an bekannten Hürden. Viele Mitarbeitende oder Geschäftspartner wollen gewohnte Abläufe nicht ändern. Dazu kommt der anhaltende Fachkräftemangel: In vielen Unternehmen fehlen genug qualifizierte, motivierte und digitalaffine Mitarbeitende, um ein papierloses Projekt erfolgreich umzusetzen.

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Doch wie sieht es in der Steuerberatungsbranche aus?

Trotz der allgemeinen Digitalisierung arbeiten viele Steuerkanzleien weiterhin mit Papier. Neben den bereits genannten Hürden bremsen oft eingespielte Abläufe und Gewohnheiten in der Zusammenarbeit mit Mandanten den papierlosen Wandel. Zwar sind digitale Buchhaltungssysteme längst etabliert, doch wirklich durchgängige digitale Prozesse – vom Belegeingang über die Freigabe bis zur Verbuchung im ERP – fehlen häufig noch.

Laut einer Erhebung der Deutschen Steuerberaterkammer liegen die größten Hürden bei der Digitalisierung nicht in den Kosten. Viel wichtiger sind der organisatorische Aufwand und fehlende Ressourcen wie Zeit und Fokus.

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Viele bleiben bei KI weiterhin skeptisch

Beim Thema KI zeigt sich ein gemischtes Bild: Viele gehen davon aus, dass KI den Beruf stark verändern wird – in Einzelkanzleien sind es fast zwei Drittel, in Berufsausübungsgesellschaften sogar rund drei Viertel.

Gleichzeitig bleibt die Skepsis groß, ob KI wirklich die wichtigsten Aufgaben übernimmt. Nur etwa ein Viertel der Einzelkanzleien und ein Drittel der Berufsausübungsgesellschaften glauben, dass Steuererklärungen künftig (fast) vollständig von KI erledigt werden.

Bei der Beratung ist die Zurückhaltung noch größer: Die meisten erwarten, dass KI unterstützt, der Steuerberater aber weiterhin unersetzlich bleibt.

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Digitale Kanzleien bleiben wettbewerbsfähig – das ist der Grund

Durch digitale Prozesse und den Verzicht auf Papier arbeiten Kanzleien schneller und einfacher. Mitarbeitende können flexibel arbeiten, und der Kontakt mit Mandanten wird klarer und professioneller. So bleibt die Kanzlei modern, zukunftssicher und attraktiv.

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Da digitale Buchhaltungssoftware heute ohnehin Standard ist, lohnt es sich, auch die restlichen papierbasierten Abläufe zu digitalisieren. Mit vollständig digitalen Daten lässt sich nämlich ein deutlich größerer Effizienzgewinn erzielen.

Wenn Belege und Buchhaltungsdaten jederzeit digital verfügbar sind, sind Fachkräfte nicht mehr an einen festen Arbeitsplatz gebunden. Pendelordner, Belegstapel oder Papierunterlagen müssen nicht mehr transportiert werden. So ermöglichen Sie Ihrem Team modernes und flexibles Arbeiten, auch im Homeoffice. Gleichzeitig steigert die digitale Verfügbarkeit aller Unterlagen während Mandantenkontakten die Professionalität und macht den Austausch schneller und einfacher.

💡 Für den Weg zur papierlosen Kanzlei müssen Ihre Mandanten nicht komplett auf Papier verzichten. Richten Sie einfach eine klare Scan-Routine ein und digitalisieren Sie Belege direkt beim Eingang. Fin, der KI-Buchhalter, trennt und sortiert die gescannten Stapel automatisch – bis zu sechs Mal schneller als per Hand – und erstellt daraus saubere, digitale Daten für die weitere und voll automatisierbare Verarbeitung.

Vorteile des papierlosen Büros: Flexibilität und Modernität

Mit einer papierlosen Arbeitsweise sparen Kanzleien viel Platz und schonen gleichzeitig die Umwelt. Auch Finmatics-Kunden berichten, dass der Wegfall von Aktenschränken ein großer Vorteil ist. Die gewonnenen Flächen können neu genutzt oder modern gestaltet werden – das macht die Kanzlei offener, ordentlicher und zeitgemäßer.

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Mithilfe von Finmatics digitalisierten wir unsere Prozesse. Das bot die Gelegenheit, unsere Kanzlei auch optisch zu modernisieren – Regale und Papierordner sind verschwunden. So wird nicht nur die Arbeit effizienter , sondern auch das Wohlbefinden im Alltag steigt.

- Christoph Wolf, geschäftsführender Gesellschafter & Steuerberater

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Lesen Sie hier, wie die G & W Steuerberatungs GmbH den Wandel zur papierlosen Kanzlei geschafft hat!

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Herausforderungen auf dem Weg zur papierlosen Steuerberatungskanzlei

Der Weg zur papierlosen Kanzlei klappt nur, wenn digitale Werkzeuge gut zusammenarbeiten und alte Gewohnheiten Schritt für Schritt ersetzt werden.

• Technische Integration: Digitale Tools müssen sauber an die bestehende Buchhaltungssoftware angebunden werden. 
•  Wandel im Team: Eingespielte Abläufe zu ändern ist oft schwer. Deshalb ist es wichtig, Mitarbeitende und Mandanten früh von den Vorteilen der Digitalisierung zu überzeugen.
  Zeit und Organisation: Studien zeigen: Die größten Hindernisse sind nicht die Kosten, sondern fehlende Zeit, zu wenig Fokus und der organisatorische Aufwand.

Um Papier in der Steuerkanzlei wirklich abzuschaffen, müssen mehrere Punkte erfüllt sein. Dabei entstehen oft unterschiedliche Herausforderungen. Für eine papierlose Arbeitsweise braucht es digitale Tools, die gut zusammenarbeiten. Da die Verbuchung heute fast immer in digitaler Buchhaltungssoftware passiert, können zusätzliche Automatisierungstools wie Finmatics für noch mehr Tempo und Effizienz sorgen.

💡 Wichtig: Digitale Tools müssen sauber in bestehende Systeme eingebunden werden. Finmatics bietet dafür direkte Schnittstellen zu DATEV, Agenda, BMD, RZL, und Microsoft Business Central. So lassen sich digitale Buchhaltungsdaten schnell und ohne Zusatzaufwand austauschen.

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Widerstand überwinden: Change Management ist entscheidend

Schwierig wird es oft bei alten Gewohnheiten. Viele Abläufe bestehen seit Jahren und wirken stabil – auch wenn sie nicht besonders effizient sind. Deshalb fragen Mitarbeitende oder Führungskräfte häufig, ob eine Veränderung wirklich nötig ist. Dieser Widerstand ist normal. Umso wichtiger ist es, das Team und auch Mandanten früh mitzunehmen und klar zu zeigen, welche Vorteile eine papierlose Kanzlei bringt.

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So hilft Finmatics bei der Umsetzung einer papierlosen Steuerkanzlei

Finmatics automatisiert die Belegverarbeitung mit KI. Der KI-Buchhalter Fin erkennt gescannte Belege automatisch, trennt sie sauber und bereitet alle Daten für die Weiterverarbeitung in Ihrer Buchhaltungssoftware vor. So wird Papier schnell zu klaren, digitalen Daten. Das senkt den manuellen Aufwand stark und schafft die Grundlage für vollständig digitale Abläufe in der Kanzlei.

Mit Finmatics müssen Sie Ihre Abläufe nicht komplett neu gestalten. Durch die einfache Verbindung mit Ihrer Buchhaltungssoftware können Fachkräfte wie gewohnt weiterarbeiten und profitieren trotzdem von der Automatisierung durch den KI-Buchhalter Fin. 

Auch für Mandanten müssen sich die Prozesse nicht stark ändern. Sie können weiterhin über viele Wege Belege digital einreichen – per Scan, E-Mail, Upload oder Mobile App. In der Kanzlei selbst scannen Sie Papierbelege mit Finmatics viel schneller ein, da die KI jede Seite erkennt, korrekt trennt und richtig heftet.

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Die papierlose Zukunft der Steuerberatung

Mit neuen Technologien und dem Einsatz von KI wird papierloses Arbeiten in der Steuerberatung immer wichtiger. Eine digitale Kanzlei ist nicht nur modern, sondern bietet auch einen klaren Wettbewerbsvorteil.

Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Kanzlei mit KI-Automatisierung papierlos zu machen. Mit Finmatics sparen Sie bis zu 70 % Ihrer Zeit und gewinnen Raum für wichtige Aufgaben, während die Software die mühsame Routinearbeit übernimmt.

Kontaktieren Sie uns gern für einen persönlichen Termin:

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