Von Papierordnern zu digitalem Belegeingang

All-in mit Finmatics: KI als neuer Kanzlei-Standard

Mitten in der Wiener Innenstadt gelegen, betreut die G & W Steuerberatungs GmbH mit 30–35 Mitarbeitenden, darunter sechs Steuerberater:innen, eine Vielzahl von Mandaten aus dem Gesundheitsbereich sowie kleine und mittelständische Unternehmen. Der Schwerpunkt liegt auf der ganzheitlichen Beratung von komplexen Sachverhalten mit Hands-On-Mentalität, auf der Betreuung von familiengeführten Betrieben, ergänzt durch die Betreuung von Privatpersonen, klassischen Vermietungen, Zinshäusern sowie unterschiedlichsten Rechtsformen: vom Einzelunternehmen über GmbHs bis hin zu Stiftungen.

Dank der Einbindung in das internationale Anderson-Netzwerk übernimmt die Kanzlei zudem regelmäßig die steuerliche Betreuung internationaler Sachverhalte für ausländische Mandanten in Österreich.

Unsere Extra-Meile, das erhöhte persönliche Engagement, ein breiter Beratungsansatz und unsere Hands-On-Mentaltität schätzen unsere Klienten am meisten

- erzählt Christoph Wolf, geschäftsführender Gesellschafter und Steuerberater der G & W Steuerberatungs GmbH.

Das Wichtigste in Kürze

• Von Ordnern zu Freiraum: Mit Finmatics hat die G & W Steuerberatungs GmbH nicht nur digitalisiert, sondern auch räumliche Freiheit geschaffen: Papier ist verschwunden, Platz und modernes Kanzlei-Feeling sind eingezogen.
• Schneller. Smarter. Einfacher: Dank digitalem Belegeingang, automatischen Buchungsvorschlägen und der KI „Fin“ läuft der gesamte Prozess heute effizienter.
• All-In mit Finmatics: Mitarbeitende, Mandanten schätzen die Vorteile – allen voran die App, mit der Belege jederzeit und überall erfasst werden können.

Von Papierordnern zu digitalem Belegeingang

Vor der Einführung von Finmatics war die Arbeit mit Papierbelegen Alltag: Belegstapel und Ordner wurden gesammelt, sortiert und manuell abgetippt. Ziel war es, diesen Schritt komplett zu eliminieren – und das ist gelungen.

Der Entschluss, Finmatics einzuführen, fiel aus einer Kombination aus technologischem Fortschritt, dem klaren Wunsch zur Automatisierung und der nahtlosen Anbindung an BMD – die in der Kanzlei verwendete Buchhaltungssoftware.

Heute wurde Finmatics zum Standard in der Kanzlei und sämtliches Papier und alle Ordner wurden aus der Kanzlei verbannt .

Mithilfe von Finmatics digitalisierten wir unsere Prozesse. Das bot die Gelegenheit, unsere Kanzlei auch optisch zu modernisieren – Regale und Papierordner sind verschwunden. So wird nicht nur die Arbeit effizienter , sondern auch das Wohlbefinden im Alltag steigt.

Manche Mandanten ließen sich anfangs schwer von der Digitalisierung überzeugen, doch mit der Zeit konnten selbst ältere Klienten von den Vorteilen begeistert werden. Vor allem die Möglichkeit, Belege bequem per App zu übermitteln sorgt für Begeisterung bei Mandanten. Der größte Gewinn: Zu jeder Buchung liegt nun direkt der passende Beleg vor, ohne langes Suchen in Ordnern.

Die laufende Digitalisierung in der Buchhaltungsbranche sieht Partner und Geschäftsführer Christoph Wolf sehr pragmatisch: „Besser heute als morgen beginnen – wer noch mit Papier und Ordnern arbeitet, sollte schnell umdenken.“

In der G & W Steuerberatungs GmbH ist die Digitalisierung mit Finmatics jedenfalls voll angekommen. Satt mühsamem Scannen und Abtippen von Belegen läuft der Prozess von Belegeingang bis zum Buchungsvorschlag nun vollständig digital – und intelligent: Dank Finmatics und der mitlernenden KI Fin werden auch Buchungsvorschläge automatisiert erstellt, die dann im BMD-System direkt verbucht werden können.

Zeitersparnis im Alltag

Das Gefühl im Team ist eindeutig: Die Arbeit ist deutlich effizienter geworden. Kein manuelles Abtippen, kein Scannen mehr – und bei der Bilanzierung sind Belege sofort digital verfügbar. Ob Anlagenkauf oder Abgrenzungsbuchung: Der zugehörige Beleg ist per Klick sofort im System verfügbar. Das spart Suchzeit und sorgt für reibungslose Abläufe.

Besonders begeistert ist das Team von der Finmatics App. Belege können direkt mit dem Smartphone erfasst und archiviert werden – ein Scanner ist nicht mehr nötig. Das kommt vor allem Mitarbeitenden und Mandanten zugute, die viel unterwegs sind.

Die Handy-App ist für mich eines der coolsten Features – Belege erfassen, egal, wo man gerade ist. Es gibt kein Ärgern mehr über verblasstes Thermopapier oder verlorene Zettel

Teamwork bei der Umstellung

Wie in vielen Kanzleien gab es zu Beginn Skepsis. Alteingesessene Prozesse zu ändern, das erfordert Mut und auch Überzeugung, dass es eine bessere Lösung gibt. Gleichzeitig warteten die Digital Natives im Team regelrecht darauf, endlich komplett digital arbeiten zu können. Dank klarer Einführung und der Erfahrung aus einer früheren Kanzlei wurde Finmatics ohne Übergangsphase direkt für das gesamte Team ausgerollt.

Wir sind mit Finmatics All-In gegangen. Alle waren an Bord und wir nutzen Finmatics heute als Standard.

KI als Unterstützung, nicht als Ersatz

Für Partner und Geschäftsführer Christoph Wolf ist künstliche Intelligenz auch in der Buchhaltungsbranche ein logischer Schritt in die moderne Zukunft:

Wandel ist die einzige Konstante. Wer mit der Zeit gehen will, muss auch im Beruf offen für Neues sein. Künstliche Intelligenz verändert unser Leben – und das betrifft ja nicht nur die Buchhaltung. Dabei muss man umso mehr sein Wissen einsetzen und mitdenken!

Finmatics übernimmt in der Kanzlei mühsame wiederkehrende Aufgaben, während das persönliche Mitdenken und die Beratung unersetzlich bleiben.

Der Vorteil von künstlicher Intelligenz als Unterstützung ist klar und deutlich – aber nicht als Ersatz für menschliche Arbeit: „Wir haben als Dienstleistungsbetrieb mit Menschen zu tun und die persönliche Beratung wird nie wegfallen. Die Aufbereitung der Zahlen kann mit KI automatisiert werden, das einfühlsame Begleiten von Klientenund das Zwischenmenschliche kann KI aber nicht ersetzen“.

Fazit:

Die Digitalisierung mit Finmatics ist für die G & W Steuerberatungs GmbH längst mehr als nur ein technisches Upgrade – sie ist zu einem festen Bestandteil der Arbeitskultur geworden. Mit Finmatics konnten nicht nur Arbeitsprozesse beschleunigt, sondern auch der Arbeitsplatz selbst modernisiert werden. Das Team profitiert von mehr Effizienz, einem modernen papierfreien Büro und einem zeitgemäßen Arbeitsumfeld, das Mandanten und Mitarbeitende gleichermaßen überzeugt.

Für Kolleg:innen, die noch zögern, den Weg in eine digitale Zukunft zu beschreiten hat Geschäftsführer Christoph Wolf einen konkreten Tipp:

Je früher man den Schritt in die Digitalisierung wagt, desto besser. Ordner und Papier gehören der Vergangenheit an – wer noch damit arbeitet, sollte jetzt umdenken.