Belege mit Multifunktionsgeräten und Finmatics einfach digitalisieren

Die Anschaffung eines teuren Profi-Scanners lohnt sich aber gerade für Mandanten mit wenigen Belegen oder für kleine Kanzleien oft nicht. Genau hier helfen intelligente Softwarelösungen weiter. Mit Finmatics holen Sie das Beste aus Ihrem vorhandenen Gerät heraus. So digitalisieren Sie oder Ihre Mandanten Belege schnell und einfach, ganz ohne neue Hardware.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie auch mit Multifunktionsgeräten Belege scannen und effizient verarbeiten können. Damit machen Sie auch Ihr Multifunktionsgerät fit, um kleinere Mengen an Belegen effizient zu verarbeiten.

Auf einen Blick: Belege scannen mit Multifunktionsgeräten

• Keine Neuanschaffung nötig: Sie nutzen Ihr vorhandenes Multifunktionsgerät (Drucker/Scanner/Kopierer) weiter, ein teurer Profi-Scanner ist nicht zwingend notwendig.
• Einfache Übermittlung per E-Mail: Gescannte Belegstapel werden direkt per E-Mail an eine dedizierte Finmatics-Adresse gesendet.
• Automatische Belegtrennung: Dank der KI (Fin) von Finmatics müssen Sie keine Trennblätter oder Stempel verwenden. Die Software erkennt und trennt die einzelnen Belege im Stapel automatisch mit hoher Genauigkeit.
• Lösung für Kassenbons: Für kleine Belege, die der Scanner nicht erfasst, bietet die Finmatics Mobile App eine einfache Upload-Möglichkeit per Foto.

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Warum Papierbelege in Steuerkanzleien immer noch für enormen Aufwand sorgen

Trotz aller Trends zur digitalen Arbeit bleibt Papier in vielen Steuerkanzleien eine echte Last. Der Grund ist einfach: Viele Mandanten hängen an ihren gewohnten Abläufen oder liefern Belege nur teilweise digital.

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Gerade bei Mandanten, die sich gegen die Digitalisierung sträuben, ist es entscheidend, die Vorteile und die Vereinfachung der Prozesse klar und verständlich zu kommunizieren. Eine offene Ansprache und das Aufzeigen der konkreten Verbesserungen helfen dabei, auch diese "schwierigeren" Mandate vom Wandel zu überzeugen und mitzunehmen. 

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Viel Papier bedeutet für die Kanzlei oft noch immer: Ordner schleppen, Papierstapel sortieren, scannen und Dokumente mühsam von Hand trennen. Das kostet extrem viel Zeit, führt schnell zu Fehlern und bindet Mitarbeiter, die Sie eigentlich für wichtigere Beratungsthemen brauchen. Auch wenn digitale Belege zunehmen, wird das Papier wohl so schnell nicht ganz aus den Kanzleien verschwinden.

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Belege scannen leicht gemacht: Tipps, Apps und der richtige Workflow

Natürlich ist klar: In Zukunft müssen wir immer weniger Belege von Hand scannen. Die Digitalisierung geht weiter, und schon heute bekommen wir immer mehr Rechnungen direkt als Datei. Der Traum von der papierlosen Kanzlei rückt also näher.

Doch schauen wir auf die Realität von heute: In vielen Kanzleien gehört das Scannen noch fest zum Alltag. Es ist einfach nötig, um alle Daten in das digitale System zu bekommen. Genau hier hilft Finmatics. Wir verwandeln diesen oft lästigen "Zeitfresser" in eine einfache Aufgabe.

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Finmatics sorgt dafür, dass das Digitalisieren von Papier keine Last mehr ist. Stattdessen läuft der Vorgang schnell und effizient nebenbei. Dank intelligenter Technik und der Nutzung Ihrer vorhandenen Scanner wird das Erfassen von Belegen kinderleicht. Für Sie als Kanzlei heißt das: weniger Arbeit und mehr Entlastung. Ihre Mandanten können sich darauf verlassen, dass alle Belege sicher und ohne großen Aufwand im digitalen Kreislauf landen. Wir machen den nötigen Aufwand so klein wie möglich – und den Nutzen für Sie maximal.

Belege scannen und mit Finmatics direkt per E-Mail senden

Der Eingang von Belegen ist in vielen Kanzleien oft mühsam und zeitintensiv. Deshalb bietet Finmatics viele verschiedene Wege an, wie Ihre Mandanten Belege übermitteln können. Eine besonders bequeme Option ist der direkte Versand per E-Mail. Das ist ideal, wenn Sie oder Ihre Mandanten Belege ohnehin scannen – etwa mit einem großen Multifunktionsgerät im Büro.

Mit einem Finmatics-Benutzerkonto ist das ganz einfach: Sie erhalten automatisch die Möglichkeit, für jeden Mandanten oder jeden Belegtyp eine eigene E-Mail-Adresse zu erstellen. Speichern Sie diese Adresse einmal fest in Ihrem Kombi-Gerät ab. Ab dann senden Sie gescannte Stapel mit einem Klick direkt an Finmatics. Wenn Sie dabei die automatische Trennung aktivieren, erledigt das System den Rest: Ihre Belege kommen bereits sauber getrennt und korrekt geheftet im Portal an.

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Belege mit Multifunktionsgeräten einfach scannen

Um Belege mit Finmatics und Ihrem Multifunktionsgerät zu digitalisieren, sind für Sie oder Ihre Mandanten nur wenige Handgriffe nötig:

1. Belege einlegen: Legen Sie den Stapel sortiert nach Belegtyp in den Scanner ein. Sie brauchen keine Trennblätter oder Stempel zur Trennung der Seiten.
2. Ziel wählen: Wählen Sie am Gerät die Funktion „Scan an E-Mail“ aus und nutzen Sie die Adresse, die Finmatics für Sie erstellt hat.
3. Scan starten: Drücken Sie auf den Start-Knopf Ihres Geräts.
4. Fertig: Die Belege werden automatisch an Finmatics gesendet. Im Hintergrund übernimmt nun die Künstliche Intelligenz (sofern aktiviert) die saubere Trennung der Dokumente.

Automatische Belegtrennung mit Fin von Finmatics

Belege von Hand zu trennen ist reine Zeitverschwendung und führt oft zu Fehlern. Der KI-Buchhalter Fin löst dieses Problem intelligent: Fin wurde mit Millionen von Daten trainiert, um jede einzelne Seite zu verstehen. Sie scannen einfach den ganzen Stapel auf einmal ein. Fin erkennt dann selbstständig, wo ein Dokument beginnt und wo es endet – mit einer Trefferquote von über 99 Prozent. Fin heftet alles vollautomatisch richtig zusammen.

Warum Digitalisierung gerade jetzt so wichtig ist und wieso Sie den Anschluss nicht verpassen dürfen, erfahren Sie im Detail bei uns.

Möchten auch Sie, dass Ihre Kanzlei und Ihre Mandanten von diesen einfachen Wegen der Belegübergabe profitieren? Dann melden Sie sich jederzeit bei uns. Unsere Experten für Digitalisierung beraten Sie gerne in einem ersten, unverbindlichen Gespräch.

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