Wiener Stadt­werke

Konzernrechnungslegung mit ein bisschen KI

WIENER STADT­WERKE

Konzernrechnungslegung mit ein bisschen KI

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen in ihren Leistungsbereichen ständig nach operativer Exzellenz streben. Dies gilt sowohl für private als auch für öffentliche Organisationen, kleine wie auch für große Unternehmen. Der Wiener Stadtwerke Konzern ist Österreichs größter kommunaler Infrastrukturdienstleister und zählt zu den 25 größten Unternehmen des Landes. Doch die Gruppe ruht sich nicht auf ihren Lorbeeren aus. Vielmehr treiben die Wiener Stadtwerke ihre Servicequalität durch Innovationskraft und Zukunftsorientierung auch im Konzernrechnungswesen weiter voran.Gemeinsam mit Finmatics, Wiens Stadtwerk Nummer eins, automatisierte Anfang 2020 die Rechnungsverarbeitung durch den Einsatz von KI (Künstliche Intelligenz). Martina Teuber, Leiterin Rechnungswesen der Wiener Netze, zieht ein erstes Fazit nach sechsmonatiger Zusammenarbeit.

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Wenn Sie gerade in Wien sind und diesen Artikel auf einem digitalen Gerät lesen, nutzen Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit gerade einen Service der Wiener Stadtwerke-Gruppe. Zu den 26 Tochtergesellschaften zählen die Wiener Netze und die Wiener Linien sowie Wien Energie – der größte Energiedienstleister Österreichs. Die Wiener Stadtwerke GmbH fungiert als Holdinggesellschaft des Konzerns und steht zu 100 % im Eigentum der Stadt Wien. Es erwirtschaftet einen Jahresumsatz von über drei Milliarden Euro und beschäftigt rund 15.000 Mitarbeiter. Seit 20 Jahren ist Martina Teuber, Leiterin des Rechnungswesens der Wiener Netze, eine von ihnen. Gemeinsam mit ihr lassen wir den Beginn unserer Zusammenarbeit Revue passieren.

Wir investieren kontinuierlich in die Prozessoptimierung. Die Digitalisierung des Dokumentenmanagements ist nicht das Ergebnis einer punktuellen Modernisierungsmaßnahme, sondern der jüngste Schritt in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess“, so Teuber. „Das Optimierungspotenzial im Rechnungswesen ist enorm, insbesondere in der Kreditorenbuchhaltung“, so Teuber weiter. Viele Aufgaben in diesem Bereich bestehen aus standardisierten Prozessen. Manche sind als solche definiert, andere wachsen mit der Zeit. Dank innovativer Technologien und künstlicher Intelligenz (KI) lassen sich immer mehr Arbeitsabläufe digitalisieren und automatisieren, die bisher manuell durchgeführt werden mussten. Das reduziert Fehlerpotenziale, spart Kosten und gibt Zeit für Dinge, die keine Software kann.

Der Wiener Stadtwerke Konzern setzt seit vielen Jahren SAP als Buchhaltungssoftware ein. „Wir sind mit SAP als Buchhaltungssoftware sehr zufrieden. Gesucht wurde eine intelligente OCR-Technologie, die unsere Dokumente ausliest und Hand in Hand mit SAP arbeitet“, sagt Teuber. Finmatics ist sowohl an SAP als auch an einen Rechnungsworkflow eines anderen Softwarehauses angebunden und ermöglicht so einen nahtlosen Datentransfer. „Es ist die Integration der Systeme, die unseren Rechnungslegungsprozess zukunftssicher macht“, sagt Martina Teuber.

Nach der ersten Sitzung im Oktober 2019 folgte die Festlegung eines Fahrplans für die schrittweise Einführung der Software, für die auch die Strategieabteilung des Konzerns und das IT-Team mit ins Boot geholt wurden. Gemeinsam haben wir eine Umstellung in Tranchen beschlossen. Die Wiener Netze arbeiten bereits seit März 2020 mit Finmatics, die weiteren Tochtergesellschaften folgen bis Anfang Juli 2020 nach und nach. Daraus ergibt sich eine Gesamtimplementierungsphase von sechs Monaten. „Bei einem Projekt dieser Größenordnung lief alles reibungslos“, sagt Martina Teuber. Der neue Abrechnungsprozess, der im Vorfeld gemeinsam mit Finmatics definiert wurde, wird dann auf alle Tochtergesellschaften (außer Wiener Linien) angewendet:

Das zentrale Rechnungswesen erhält die Unterlagen der Konzerntöchter.

Vor der Implementierung von Finmatics wurden Barcode-Aufkleber verwendet, um mehrseitige Dokumente voneinander zu trennen und die Rechnungen nach der jeweiligen Unterorganisation zu sortieren. Dies war ein mühsamer, eintöniger Prozess, bei dem die Quittungen zuerst geklebt und dann gescannt werden mussten. Die OCR-Technologie von Finmatics kann die Rechnungsdaten automatisch auslesen und die Dokumente den entsprechenden Unternehmen zuordnen. Auch die manuelle Markierung der Seitentrenner entfällt.

Finmatics erfasst die Rechnungsmerkmale und gleicht die ausgelesenen Informationen mit den Lieferantenstammdaten ab. Dies ist ein weiterer Schritt, der bei den Wiener Stadtwerken bisher manuell durchgeführt wurde. Ein einfaches Beispiel zeigt, wie wichtig das ist: Wird eine Rechnung mit zwei IBAN-Verbindungen – der des Zahlungsempfängers und des Zahlungspflichtigen – vorgelesen, macht herkömmliche OCR-Software oft den Fehler, die IBAN des Käufers als Empfängerkonto auszuwählen. Die Zahlung würde also auf das eigene Konto des Kunden überwiesen. Die KI von Finmatics gleicht die Daten mit der Stammdatenbank ab und prüft, ob die ausgelesenen Zahlungsdaten mit dem entsprechenden Lieferantenstamm übereinstimmen. Zudem werden die Eingangsrechnungen automatisch der jeweiligen Bestellung zugeordnet und mit den Bestelldaten abgeglichen.

Alle Rechnungen werden nach den Anforderungen des § 11 UStG geprüft. Sind die geforderten Rechnungsmerkmale unvollständig oder falsch, kann der Beleg direkt zur Korrektur an den Lieferanten zurückgesendet werden. Das erspart kostspielige und zeitaufwendige Korrekturen zu späteren Zeitpunkten, insbesondere wenn solche Fehler erst während des Audits auffallen .

Nach der formalen Prüfung wird das Dokument an die jeweilige Abteilung zur inhaltlichen Kontrolle weitergeleitet, wo es auch freigegeben wird.

Die Buchung im Buchhaltungssystem wird automatisch generiert, bevor die Zahlung eingeleitet wird.

 

Neben allen technologischen und organisatorischen Vorteilen der Arbeit mit Finmatics war für uns vor allem eines ausschlaggebend: die menschliche Komponente“, resümiert Martina Teuber. „Wir haben das Gefühl, einen Partner gefunden zu haben, der mit uns zusammenarbeitet, um unsere Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Es ist eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe, basierend auf einem ehrlichen Interesse an einer modernen Konzernrechnungslegung. Das Ergebnis spricht für sich.“ Wir danken Martina Teuber und dem Team der Wiener Stadtwerke für ihr Vertrauen und diese tolle Zusammenarbeit!

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Gas Connect Austria startet mit modernem Belegmanagement

Gas Connect Austria

Besonderen Fokus legte Gas Connect Austria bei der Auswahl der richtigen Lösung vor allem auf das Potenzial, die Kreditorenbuchhalter:innen zu entlasten und den Mehrwert von neuen, digitalen Tools und wurden mit Finmatics für modernes Belegmanagement fündig.

 
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Avis Budget Group: Künstliche Intelligenz im Shared Service Center

Avis Budget Group, Inc.

Mit Finmatics steigert Avis Budget Group kontinuierlich die Produktivität und die Qualität ihrer Dienstleistungen. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz konnte die Abteilung SSC Financial Services ihren Arbeitsaufwand für die Dokumentenbearbeitung reduzieren und gleichzeitig die Qualität ihrer Daten verbessern.

 

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Einfache Integration von Finmatics für ERP und Buchhaltungssysteme: 50% Zeitersparnis in der Belegverarbeitung und Smarte Workflows. Fertige Finmatics Konnektoren ermöglichen eine um 300% schnellere Implementationszeit, hohe Automatisierung und schnellen ROI.

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"Mein Anliegen ist es, unsere Kund:innen, sowie interessierte Personen bestmöglich zu beraten und die Implementierung von den intelligenten Assistenten so unkompliziert wie möglich zu gestalten."

Sarah Ebner
Sales Development Representative

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