Millstätter See Tourismus GmbH

Digitale Rechnungsfreigabe mit Finmatics

MILLSTÄTTER SEE TOURISMUS GMBH

Digitale Rechnungsfreigabe mit Finmatics

Digitale Rechnungsfreigabe mit Finmatics

Die TREUHAND-UNION Klagenfurt mit 25 Mitarbeiter:innen nutzt bereits seit 2018 die intelligenten Assistenten von Finmatics. Nach der Digitalisierung der internen Kanzleiprozesse wurde dann auch mit der Automatisierung von Rechnungsfreigabeprozessen beim Mandanten neue Ufer betreten. Dieser Praxisbericht zeigt, wie digitale Kanzleien Unternehmensprozesse von Mandanten digitalisieren.

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Nach dem Erstgespräch mit dem Mandanten erfolgte gemeinsam mit dem buchhalterischen Betreuer und der Geschäftsführung die Anforderungserhebung per Videokonferenz. Gemeinsam mit Finmatics wurde die Digitalisierung nachbesprochen und der zukünftige Prozess für den Mandaten definiert. Nach der Konfiguration durch Finmatics wurden die Nutzer:innen in einer gemeinsamen Videokonferenz an den Mandanten übergeben. Ab diesem Zeitpunkt wurde die Belegverarbeitung der Eingangsrechnungen und die Belegfreigabe durch die Geschäftsführung und Projektleiter:innen im zweistufigen Freigabeprozess digital abgewickelt. Nach erfolgreicher Einführung des Rechnungsfreigabeprozesseswurde entschieden, auch die Prozesse der Weiterverrechnung sowie die Verarbeitung der Kreditkartenbelege zu digitalisieren.

Schritt 1: Digitaler Belegeingang

Die Anforderungserhebung hat ergeben, dass der Mandant 95% aller Belege elektronisch per E-Mail erhält. Diese Anforderung ließ sich am besten mit der Finmatics E-Mail-Funktion umsetzen. Der Mandant richtete dann eine E-Mail-Adresse ein (rechnungen@mandant.at), welche an die Lieferanten weitergegeben wird. Diese erstellte Mail-Adresse wird dann automatisch auf eine von Finmatics erstellte Adresse weitergeleitet. Der Mandant musste somit nur noch eine E-Mailadresse für das Rechnungswesen einrichten. Die Buchhalter:innen der TREUHAND-UNION aktivierten dann die Finmatics E-Mailadresse am Mandantenstamm und teilte diese dem Mandanten zu. Der gesamte Prozess war in einem Tag erledigt.

Schritt 2: Zweistufige Rechnungsfreigabe durch den Mandanten

Gemeinsam mit dem Mandanten wurde ermittelt, dass eine zweistufige Rechnungsfreigabe optimal für die individuellen Anforderungen der Millstätter See Tourismus GmbH ist. Nach dem Belegeingang gelangen die Rechnungen an die Buchhaltung und werden dann der jeweiligen Projektleitung zur Freigabe zugeteilt. Nach der erteilten Freigabe durch die Projektleitung gelangen die Belege zur Freigabe zur Geschäftsführung. Abgelehnte Belege werden zurück zur Buchhaltung geleitet und mit einem Kommentar versehen, wenn beispielsweise eine Kontaktaufnahme mit dem Lieferanten notwendig ist. Nach der erteilten Freigabe durch die Geschäftsführung gelangen die Belege dann zur Steuerberatungskanzlei für die Verbuchung sowie den Zahlungslauf. Mit der Zeit lernt Finmatics die richtige Zuteilung und der Schritt der manuellen Zuteilung entfällt.

Die Belegfreigabe ist ganz schnell von unterwegs mit der Finmatics Mobile App erledigt. Der Mandant kann mit einem einfachen Swipe die zugeteilten Rechnungen freigeben.

Finmatics Mobile App Rechnungsfreigabe

Schritt 3: Weitergabe der Daten und Belege an BMD Business Software

Die Kanzlei TREUHAND-UNION Klagenfurt setzt auf BMD Business Software als Kanzleisoftware. Nach der Freigabe durch den Mandanten erhält die zuständige Person in der Buchhaltung die Belege plus Buchungsdatensatz, inklusive Kostenstelleninformation in BMD Vorerfassung Buchungen.

Schritt 4: Zahlungslauf durch Buchhaltung in BMD Business Software

Der Zahlungslauf wird durch die TREUHAND-UNION Klagenfurt direkt in BMD durchgeführt. Der Mandant erhält dann wöchentlich den Zahlungslauf zur Freigabe und die TREUHAND-UNION stellt den Datenträger für die Überweisung bereit.

Schritt 5: Kreditkartenbelege und Spesen digital erfassen

Bei den Kreditkarten der Geschäftsführung fallen nur wenige Belege im Monat an. Die händische Verbuchung dieser Belege wäre jedoch in der Verarbeitung und Sammlung trotzdem sehr aufwändig.

Dafür wurde sowohl in BMD Vorerfassung Buchungen wie auch in Finmatics ein eigener Buchungskreis für die Kreditkarten angelegt. Da die Geschäftsführung bereits die Finmatics Mobile App nutzte, war es sinnvoll, diese auch für die automatische Erfassung der Kreditkartenbelege zu nutzen. Diese Belege gelangen jedoch nicht in die Rechnungsfreigabe, sondern werden direkt an die Buchhalter:innen der TREUHAND-UNION weitergeleitet.

Da Fragen aufgekommen sind, wie man überlange Belege optimal mit der App abbilden kann, wurde dazu die deutsche Richtlinie “TR Resiscan” herangezogen. Darin wird klar geregelt, dass Belege auch anhand mehrerer Fotos zusammengesetzt werden dürfen. So können Mandanten auch lange Belege mehrseitig und hochqualitativ fotografieren. Das hat außerdem einen positiven Effekt auf die Automatisierungsquote.

Schritt 6: Weiterverrechnungen automatisieren

Nebenschauplatz der Digitalisierung war die Automatisierung von Weiterverrechnungen. Um diese zu automatisieren, wurde der Finmatics Workflow um die Möglichkeit der Weiterverrechnung per Konfiguration erweitert. Wenn jetzt eine Rechnung weiter zu verrechnen ist, kommt es automatisch in die Aufgabenliste der dafür zuständigen Person. So kann dann gleich die Weiterverrechnung durchgeführt werden.

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Digitales Rechnungswesen mit Finmatics bei NENI

NENI am Tisch

Die NENI Gruppe ist ein familiengeführtes Gastronomieunternehmen mit mehreren Gesellschaften. Mit Finmatics konnte das dreiköpfige Finanzmanagement die Automatisierung der Eingangsrechnungen umsetzen und dadurch den Zeitaufwand in der Belegverarbeitung halbieren.

 
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Dank der schnellen Implementierung der digitalen Assistenten von Finmatics konnte die Wiener Kanzlei schon nach 2-3 Monaten das volle Potenzial der künstlichen Intelligenz nutzen und so sehr viel Zeit einsparen, die ihnen jetzt für die bessere Betreuung der Kund:innen bleibt.

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"Mein Anliegen ist es, unsere Kund:innen, sowie interessierte Personen bestmöglich zu beraten und die Implementierung von den intelligenten Assistenten so unkompliziert wie möglich zu gestalten."

Sarah Ebner
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