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Digitales und automatisiertes Rechnungswesen

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Digitales und automatisiertes Rechnungswesen

Digitale Buchhaltung trifft auf intelligente Automatisierung

Gemeinsam bieten BMD und Finmatics eine integrierte Lösung zur intelligenten Automatisierung des Rechnungseingangsprozesses ihrer Kunden: Von der Digitalisierung der Belege über das KI-gestützte Auslesen bis hin zur Verarbeitung und Verbuchung in der Buchhaltungssoftware. Die Lösung kombiniert die KI-Technologie von Finmatics mit der digitalen Abrechnungstechnologie von BMD. „Dadurch entstehen enorme Potenziale zur Prozessoptimierung, insbesondere in der Kreditorenbuchhaltung“, sagt Wolfgang Foissner, Vertriebsleiter der BMD SYSTEMHAUS GmbH.

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Die meisten Menschen wissen, dass die Erfassung, Verarbeitung und Buchung von Eingangsrechnungen ressourcenintensiv ist. Was viele jedoch unterschätzen, ist der Anteil der Personalkapazität, der tatsächlich durch den Rechnungseingangsprozess verbraucht wird. Schätzungen zufolge sind es sogar 75 Prozent. Nach branchenunabhängigen Benchmarks sind drei von vier Mitarbeitern im Rechnungswesen mit dem Dokumentenmanagement beschäftigt. Durchschnittlich kann ein Mitarbeiter zwischen 10.000 und 20.000 Eingangsrechnungen pro Jahr bearbeiten. Durch die Einführung einer digitalen Buchhaltung mit intelligenter Auslese- und Datenverarbeitungslogik lässt sich diese Zahl verzehnfachen.

Die Digitalisierungs- und Automatisierungspotenziale im Rechnungswesen sind nicht unbemerkt geblieben. Rund um digitale Abrechnungsprozesse hat sich ein dynamischer, schnell wachsender Markt entwickelt, dem es nicht an Innovationskraft mangelt – für nahezu jedes Optimierungsproblem gibt es bereits eine Lösung. Und genau hier liegt die größte Herausforderung: isolierte Softwarekomponenten, die sich nur schwer miteinander verbinden lassen. „Die Stärke von BMD liegt in der Integrationstiefe“, erklärt Wolfgang Foissner. Als Vertriebsleiter der BMD SYSTEMHAUS GmbH kennt er die Pain Points der Buchhaltungsabteilungen in Unternehmen und Steuerberatungsgesellschaften: „Wenn man anfängt, für jeden Prozessschritt eine isolierte Software zu implementieren, schafft man ineffiziente Arbeitsabläufe. Wenn die Systeme nicht zusammenarbeiten, müssen die Informationen für jedes Tool separat zur Verfügung gestellt werden. Dieselben Daten müssen dann mehrfach eingegeben und eingegeben werden. Es ist logisch, dass solche Prozesse nicht nur umständlich, sondern auch sehr fehleranfällig sind.“ Deshalb hat sich BMD darauf spezialisiert, eine digitale Buchhaltungssoftware zu entwickeln, die flexibel und gleichzeitig voll integriert ist. Möglich wird dies durch einen modularen Aufbau, der die benötigten Softwarekomponenten zu einer intuitiven Gesamtlösung zusammenfasst. In Zusammenarbeit mit Finmatics ergibt sich so ein reibungsloser Rechnungseingangsprozess: Möglich wird dies durch einen modularen Aufbau, der die benötigten Softwarekomponenten zu einer intuitiven Gesamtlösung zusammenfasst. In Zusammenarbeit mit Finmatics ergibt sich so ein reibungsloser Rechnungseingangsprozess: Möglich wird dies durch einen modularen Aufbau, der die benötigten Softwarekomponenten zu einer intuitiven Gesamtlösung zusammenfasst. In Zusammenarbeit mit Finmatics ergibt sich so ein reibungsloser Rechnungseingangsprozess:

Dank seiner leistungsstarken Künstlichen Intelligenz erkennt Finmatics die erste und letzte Seite eines Dokuments und erfasst die relevanten Dokumentmerkmale. Finmatics fügt dem Dokument auch Funktionen hinzu, die für die Verarbeitung im Unternehmen benötigt werden. Dazu lernt die Software aus den historischen Daten von Buchungen und Stammdaten (wie Lieferanten, Kostenstellen und Steuerkennzeichen), um die Basisinformationen automatisch zu identifizieren und zuzuordnen.

Im zweiten Schritt der Belegbearbeitung wird die Eingangsrechnung automatisch in BMD gebucht. Die Buchungsregeln werden auf Basis historischer Kontierungsdaten definiert – nach einmaliger Prüfung werden sie automatisch auf alle Buchungen angewendet. Ein einfaches Beispiel: Wenn ein Restaurant Limonade kauft, erhöht dies die Warenkosten deutlich. Wenn ein Technologieanbieter den gleichen Kauf tätigt, fällt dies unter die Unterhaltungskosten. Solche Regeln können jederzeit manuell hinzugefügt oder angepasst werden. Grundsätzlich ist ein manueller Eingriff jederzeit möglich. Ziel ist es jedoch, einen vollständig automatisierten Prozess zu schaffen. Eine wesentliche Voraussetzung dafür ist die Mandantenfähigkeit. Damit können Sie die firmen- oder länderspezifischen Buchungsregeln für einzelne Mandanten definieren.

Um den Digitalisierungsgrad von Steuerberatungsgesellschaften zu ermitteln, hat BMD eine spezielle Anwendung entwickelt. Es hilft Steuerberatungsdienstleistern zu verstehen, wo sie in Bezug auf die digitale Rechnungslegung stehen, indem sie das realisierte Automatisierungspotenzial berechnet. Das Programm erkennt automatisch, welcher Anteil der Buchungen verarbeitet wurde. „Bei den meisten Steuerberatungsdienstleistern liegt dieser Wert mittlerweile unter 50 Prozent“, sagt Foissner. Mit Hilfe integrierter Lösungen wie der von BMD und Finmatics können bis zu 90 Prozent aller eingehenden Dokumente automatisiert verarbeitet werden. Da sich die KI (Künstliche Intelligenz) dank Machine-Learning-Algorithmen ständig selbst optimiert, steigt dieser Anteil mit der Zeit kontinuierlich an.

Der Vorteil liegt auf der Hand: Es werden wertvolle personelle und finanzielle Ressourcen freigesetzt. Diese können für mehr wertschöpfende Aufgaben genutzt werden als das manuelle Eintippen von Daten – wie Beratungstätigkeiten, Strategiearbeit, Datenanalyse oder einfach eine Kaffeepause. Neben den Effizienzpotenzialen schafft der Einsatz von KI im Rechnungseingangsprozess auch erhebliche Verbesserungen der Prozessqualität:

  • Reduzierte Fehleranfälligkeit durch automatisiertes Auslesen von Rechnungsinformationen
  • Sicherstellen, dass Validierungs- und Freigabeprozesse planmäßig ablaufen
  • Transparenz und Nachvollziehbarkeit durch lückenlose Prozessdokumentation

Die verbesserte Datenbasis wiederum kommt dem Controlling zugute: Integrierte Analysemöglichkeiten schaffen eine verlässliche Grundlage für Erfolgsmessung, Entscheidungsfindung und letztlich für die Unternehmenssteuerung. In diesem Sinne kann der Wert des digitalen Rechnungswesens weit über reine Effizienzpotenziale hinausgehen und zu einem zentralen Erfolgsfaktor werden. „Wir verstehen uns als strategischer Partner unserer Kunden und denken Prozessoptimierung über das reine Rechnungswesen hinaus. Unser ganzheitlicher und integrativer Ansatz schafft Verbesserungsmöglichkeiten entlang der gesamten Wertschöpfungskette“, so Foissner abschließend. Dem ist nichts mehr hinzuzufügen – außer vielen Dank für diese bereichernde Zusammenarbeit!

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Kanzlei TREUHAND-UNION Klagenfurt und Millstätter See Tourismus GmbH

 Millstätter See Tourismus GmbH

Nach der Digitalisierung der internen Kanzleiprozesse setzte die TREUHAND-UNION Klagenfurt auch digitale Rechnungsfreigabe-Lösungen mit ihren Mandant:innen um. Beispielsweise mit der Millstätter See Tourismus GmBH.

 
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Digitale Buchhaltungsprozesse in der Bilanzwerkstatt mit Finmatics

Bilanzwerkstatt

Es gibt viel Spannendes, das wir mit unserer Zeit anfangen können. Das Abtippen von Belegen gehört nicht dazu.“ Daniel Seigfried berichtet über die Digitalisierung der Prozesse in der Steuerberatungskanzlei.

 
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BENA AFS – MIT FINMATICS UND BMD SOFTWARE IN DIE DIGITALE ZUKUNFT

BENA AFS

Dank der schnellen Implementierung der digitalen Assistenten von Finmatics konnte die Wiener Kanzlei schon nach 2-3 Monaten das volle Potenzial der künstlichen Intelligenz nutzen und so sehr viel Zeit einsparen, die ihnen jetzt für die bessere Betreuung der Kund:innen bleibt.

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"Mein Anliegen ist es, unsere Kund:innen, sowie interessierte Personen bestmöglich zu beraten und die Implementierung von den intelligenten Assistenten so unkompliziert wie möglich zu gestalten."

Sarah Ebner
Sales Development Representative

E: contact(at)finmatics.com

T: +43-(0)1-997 41 63

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