KI – unterstützze digitale Belegverarbeitung

KI – unterstütze digitale Belegverarbeitung

Ständig gibt es Appelle zum großen Aufbruch ins digitale Zeitalter. Aber nicht jede Steuerberatungskanzlei muss sich einem Revolutionsschock aussetzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Friedrich Lehner, Partner der Aschauer & Rachbauer Steuerberatungsgesellschaft in Leonding, zeigt sich im Interview realistisch: Der digitale Wandel ist ein Weg der kleinen Schritte. Dank kontinuierlicher, inkrementeller Prozessinnovationen hat sich die Steuerberatung zur digitalen Kanzlei gemausert. Dabei hat Lehner stets auf die Optimierung bestehender Systeme gesetzt. Das zeigt auch der jüngste Modernisierungsschritt: Mithilfe der künstlichen Intelligenz von Finmatics wurde die Belegverarbeitung mit RZL digitalisiert und automatisiert. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten und verbessert die Ergebnisqualität enorm.

KI-unterstützte digitale Belegverarbeitung mit RZL und Finmatics

Jede Steuerberatung im deutschsprachigen Raum steht derzeit wohl vor den gleichen zwei Fragen: Erstens, wie sind die Corona-Überbrückungshilfen abzuwickeln? Und zweitens, wie schafft man es als Kanzlei, die eigenen Leistungen so weit zu digitalisieren und automatisieren, dass:

• die Arbeitsprozesse auch ohne persönlichen Kontakt problemlos weiterlaufen können und
• gleichzeitig Ressourcen geschaffen werden für zeitintensive Beratungstätigkeiten?

Die Belegübermittlung wurde also mithilfe von RZL schon vor einiger Zeit digitalisiert und auch die Kontierung erfolgt bereits direkt in der Buchhaltungssoftware. Allerdings fiel im 9-köpfigen Buchhaltungsteam der Kanzlei immer noch ein erheblicher Aufwand in der zwischengelagerten Belegdatenerfassung und Buchungsvorbereitung an. Bei einem Belegvolumen von bis zu 500 Ausgangsrechnungen pro KlientIn und Woche ist der manuelle Bearbeitungsaufwand enorm. Die Automatisierung mithilfe von Schablonen in RZL brachte zwar eine gewisse Erleichterung, ließ aber dennoch Optimierungspotentiale offen. Diese schöpft WTA&R heute mit Finmatics RZL Connect aus. Das Modul verknüpft die RZL Belegverarbeitung mit der auf künstlicher Intelligenz basierenden Belegdatenanalyse von Finmatics. Dadurch kann die Verarbeitung digitaler Belege in wenigen und weitgehend automatisierten Schritten erfolgen:

Digitale Belegübermittlung

• Die Klient:innen laden ihre Belege wie gewohnt über das RZL Klient:innenportal oder das RZL Board hoch.
• Automatischer Zugriff durch Finmatics Finmatics kann direkt auf die hochgeladenen Rechnungen zugreifen und startet automatisch mit der Belegverarbeitung.
• Auslesen mittels Deep Learning

Dank leistungsstarker Technologie basierend auf künstlicher Intelligenz (Deep Learning) werden die Rechnungsmerkmale automatisch ausgelesen. Es müssen keine Belegdaten manuell abgetippt werden. Duplikate werden außerdem sofort von der Software erkannt – Doppelerfassungen von Belegen können dadurch zuverlässig vermieden werden.

KI-basiertes Vorkontieren

Die künstliche Intelligenz schlägt Sachkonto, Personenkonto und Steuerkonto für die Verbuchung vor. Dafür lernt die KI aus der Buchungsvergangenheit in der RZL Finanzbuchhaltung, wie Belege verbucht wurden. Die Datenhistorie wird automatisch für neue Belegbuchungen herangezogen. Mit jeder Buchung und jedem Beleg entwickelt sich die selbstlernende KI also weiter. Bei WTA&R ist die Trefferquote bei den Buchungsvorschlägen bereits fünf Monate nach der Einführung von Finmatics deutlich höher als bei den Schablonen als Kontierungshilfe. Nahtlose Anbindung an RZL Die Daten und Belege werden automatisiert an RZL Belegverarbeitung weitergegeben.