Tourikon nutzt alle Möglichkeiten der Digitalisierung, um Zeit zu gewinnen für das persönliche Gespräch. Was digital zur Verfügung steht, muss digital bleiben. Seit wir Finmatics im Boot haben, können wir 100 % aller Eingangsrechnungen digital verarbeiten - und das top modern und überall abrufbar. Somit konnten wir eine weitere Zeitersparnis von 50 % erwirken. Unsere Kundenbeziehungen bleiben aber immer analog und daher höchst – persönlich!
Zeitersparnis dank papierlosem Buchen
Digitalisierungsquote bei Eingangsrechnungen
Die Tourikon GmbH ist als BiBu spezialisiert auf die Beratung und Betreuung von Kund:innen aus der Tourismus- und Gastgewerbebranche. Ganz nach dem Motto, den Mandant:innen Aufgaben nicht nur abzunehmen, sondern auch zu verbessern und zu vereinfachen ging die Tourikon GmbH mit Finmatics einen weiteren Schritt in Richtung automatisierter und digitaler Finanzbuchhaltung.
Eine Digitalisierungsquote von ca. 60% im Bereich der Eingangsrechnungen war für das Tiroler Unternehmen noch nicht genug. Deshalb wurde nach einer Lösung für die optimale automatische Abwicklung dieses Prozesses gesucht und die Tourikon GmbH wurde nach einigen gescheiterten Programmtests schließlich mit Finmatics glücklich. Genutzt werden die digitalen Assistenten für die effiziente und papierlose Verarbeitung von Eingangsrechnungen und Kassenbelegen. Vor allem die mobile Lösung per Smartphone-App sorgt im Büro sowie bei den Kund:innen für Begeisterung.
Das Smartphone ist ständig präsent und bei vielen Menschen rund um die Uhr im Einsatz. Auch im beruflichen Umfeld ist es längst gang und gebe, Tasks am Handy von unterwegs zu erledigen. Für die Zusammenarbeit von Unternehmen und Steuerbüros bringen mobile Apps einen erheblichen Vorteil, da kein Computer oder Papier mehr nötig ist, sondern Aufgaben einfach schnell von unterwegs am Handy erledigt werden können. Das UI/UX (User Interface & User Experience) der App war ein wesentlicher Punkt, der die Tourikon GmbH zur Nutzung überzeugte.
Im Vergleich zu anderen Branchen ist die Verwendung von Apps in der Steuerberatungsbranche sehr gering. Nur wenige Kanzleien haben Apps für sich und ihre Mandantschaft im Einsatz, während aber 90% der Unternehmer:innen mehr als 6 mobile Apps täglich nutzen. Doch auch für Steuerbüros lohnt sich die Verwendung von Apps und steigert die Effizienz wie auch die Zufriedenheit der Kund:innen. Für die Tourikon GmbH war es essenziell, eine Lösung zu finden, die auch von der Mandantschaft von überall zugänglich und abrufbar ist.
Eine Steuer-App ist weit mehr als nur Marketing und Kostenersparnis! Der Hauptvorteil ist, neben der Erleichterung der Arbeit, das Erschließen von neuen Geschäftsfeldern. Mit Steuerapps werden neue Services zu den Mandant:innen gebracht: Mobile Belegerfassung, Spesenerfassung, Rechnungsprüfung, Freigabe-Workflows, … Apps bilden einen neuen und wichtigen Kommunikationskanal, der im Begriff ist, die bisherigen Kommunikationskanäle wie Telefon oder E-Mail zu überholen.
Für Tourikon ist die Finmatics App aus dem Büro-Alltag und der Zusammenarbeit mit ihren Kund:innen nicht mehr wegzudenken. Bei Rückfragen, Neuigkeiten oder wichtigen Nachrichten sind Mandant:innen über die mobile App sehr einfach erreichbar, da die meisten Menschen ihr Handy immer bei sich tragen. So können unklare Sachverhalte sehr schnell und unkompliziert direkt in der App geklärt werden.
Belege per Smartphone zu scannen spart Zeit und ist für die Mandantschaft bequem und modern. Aber auch das Suchen im Belegarchiv ist ganz einfach per Smartphone möglich und erspart mühsame Rückfragen. Mandant:innen müssen sich nicht an Büro- und Öffnungszeiten halten, oder auf der Website suchen. Denn die App kann jederzeit genutzt werden.
Pendelordner zu liefern ist bei der Tourikon schon lange Schnee von gestern. Mit Finmatics können die Belege direkt in der App gescannt werden. Aber auch Belege, welche per E-Mail eintreffen, können am Smartphone einfach weitergeleitet werden. Durch moderne Bildverbesserung, künstliche Intelligenz und Nachbearbeitung werden auch mobil abfotografierte Belege zu 100% erfasst. Die nahtlose Weitergabe ins Buchhaltungssystem reduziert den Aufwand in der Kanzlei durch moderne digitalisierte Prozesse.
Die mobile App von Finmatics kann speziell mit dem Kanzleilogo angepasst werden. So ist das Unternehmenslogo auf dem Display des Smartphones immer präsent!
Das User Interface sowie die User Experience (UX) von digitalen Tools ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg bzw. die Akzeptanz durch Mandant:innen. Eine selbsterklärende und ausgeklügelte UX kann die Conversion Rate (also z.B. die Motivation zur Nutzung einer App) um fast 75% steigern. Gleichzeitig trägt eine gute UX auch zu einer besseren Kund:innenbindung bei.
Bei der Entwicklung der mobilen App von Finmatics wird großer Wert darauf gelegt, vor allem eines zu sein: unkompliziert. Denn komplexe, verschachtelte Programm-Oberflächen benötigen oft eine langwierige Einschulung und wirken trotzdem schwer zugänglich. Der Vorteil der App ist es, ohne großem Aufwand, von unterwegs wichtige Arbeiten verlässlich und schnell erledigen zu können.
Für die Tourikon GmbH ist vor allem die einfache selbsterklärende Bedienung der App ein wichtiger Faktor. Kund:innen erledigen damit wichtige Tasks ganz einfach am Mobiltelefon und helfen so der Kanzlei dabei, effizienter und schneller zu arbeiten. Durch das moderne und schlichte Design steht die Funktionalität der Anwendung im Vordergrund. Für Kund:innen wird auf intuitive Art und Weise klar, wie die App zu benutzen ist. Dank gewohnten Symbolen und beispielsweise dem einfachen Freigeben von Belegen per rechts- oder links-Swipe am Touchscreen kann die App sofort und ohne Einschulung verwendet werden.
Hier finden Sie die komplette Case Study: Tourikon GmbH - Bilanzbuchhaltung nach BiBuG
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