Erfolgreiche Digitalisierung der Buchhaltung

Wie gehe ich als Steuerkanzlei das Digitalisierungsprojekt mit Finmatics an?

Seit 2016 leitet Klaus Klöbel gemeinsam mit Verena Klöbel erfolgreich die Unternehmens- und Steuerberatungskanzlei „steuerWEHR“ im Weinviertel. Zusammen mit ihrem engagierten Team von neun Mitarbeiter:innen  betreuen sie einen stetig wachsenden Kundenstamm. Im Jahr 2021 entschieden sie sich, die Möglichkeit der KI für die Buchhaltung zu nutzen und setzten auf Finmatics, um die mühsame und zeitaufwendige Verarbeitung von ca. 2000 Belegen im Monat zu optimieren, zu digitalisieren und zu automatisieren.

Der Weg zu Finmatics

Im Jahr 2019/2020 erkannte die Kanzlei das große Potenzial der Künstlichen Intelligenz (KI) in verschiedenen Bereichen und beschloss, diese auch für ihre Buchhaltung einzusetzen. Nach umfangreichen Recherchen und intensiven Diskussionen im Steuerberaternetzwerk entschied sie sich schließlich für die KI-Lösung von Finmatics. Die benutzerfreundliche Arbeitsweise mit der Finmatics KI sowie die nahtlose Integration in das bestehende BMD-System und die daraus resultierende Zeitersparnis überzeugte letztendlich.

Die Herausforderung

• Zeitintensive Verarbeitung von Belegen reduzieren.
• Erwartungshaltung gegenüber neuer Prozesse in der Kanzlei.

Die Lösungen

• Einsatz von Finmatics‘ KI zur Buchhaltungsoptimierung, Digitalisierung und Automatisierung.
• Intensive Schulung für die Einführung der Software.

Die Ergebnisse

• Zeitersparnis und Effizienzsteigerung in der Buchhaltungsarbeit.
• Fokus der Mitarbeiter:innen auf strategische Aufgaben.
• Transparente Analyse und Identifikation von Optimierungspotenzialen.
• Fortlaufender Erfahrungsaustausch und Weiterentwicklung des Projekts.

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Mehrwert schaffen, anstatt Motivation zu suchen

Klaus Klöbel betont hier die vielschichtigen Vorteile der KI-Nutzung in der Buchhaltung, die sich auf die Effizienzsteigerung und die Fokussierung auf strategische Aufgaben in der Kanzlei, bei den Mitarbeiter:innenn und den Klienten auswirken:

Mithilfe der KI ist es möglich, in allen Ebenen (Kanzlei, Mitarbeiter:innen, Klienten) Mehrwert aus der Buchhaltungsarbeit herauszuholen. Die KI unterstützt die Buchhaltung bei einfachen und wiederkehrenden Aufgaben. So können sich die Mitarbeiter:innen auf die komplexeren Geschäftsfälle konzentrieren und weitere Dienstleistung wie z.B. den Zahlungsverkehr durchführen oder Budgetplanungen durchführen. Dadurch können Doppelerfassungen beim Klienten und der Kanzlei reduziert oder vermieden werden. Win-Win auf allen Ebenen.

Das Zusammenspiel von Team, Klienten und System-Partnern

Die Implementierung neuer Prozesse oder die Einführung einer unbekannten Software stößt häufig auf Widerstand im Team, da ihre gewohnte und bewährte Arbeitsweise sich dadurch grundlegend verändert. Dies kann zu Demotivation und Frustration führen, da die Mitarbeitenden erst die neuen Prozesse erlernen und verstehen müssen.

Viele gehen fälschlicherweise davon aus, dass Künstliche Intelligenz (KI) sofort alles automatisiert, ohne dass sie sich damit auseinandersetzen müssen. Dies ist jedoch nicht der Fall, da KI selbst erst lernen und sich mit den spezifischen Buchungsfällen auseinandersetzen muss.

Daher ist es wichtig, Mitarbeiter:innen darauf vorzubereiten, dass zu Beginn eine intensive Arbeit mit der Software erforderlich ist, um den ersten Schritt zur Digitalisierung erfolgreich zu bewältigen und später die Automatisierung voranzutreiben.

Die erfolgreiche Implementierung von Künstlicher Intelligenz in der Buchhaltung setzt sich aus drei entscheidenden Komponenten zusammen: die Auswahl der geeigneten Mitarbeiter:innen:innen für das Digitalisierungsprojekt, das genaue Kennen und Verstehen der Mandanten, ihrer Prozesse sowie der Art und Weise, wie Belege bereitgestellt werden, und schließlich das umfassende Verständnis des Systems, ohne dabei vor der Veränderung der Arbeitsweise zurückzuschrecken.

Optimieren und Analysieren statt Handarbeit in der Buchhaltung

Durch den Einsatz von Finmatics fällt vor allem eines weg: die mühsame Handarbeit und monotone Tätigkeiten in der Belegverarbeitung. Der Einsatz von moderner Software ändert die Arbeitsweise und ermöglicht es dem Team, den Blick auf strategische Aufgaben zu legen. Mit übersichtlichen Analysen in Finmatics können Schwachstellen identifiziert werden und die KI kann mit wenigen Klicks trainiert werden, um in Zukunft noch bessere Ergebnisse zu erzielen.

Die Nutzung des Trainingscenters von Finmatics ermöglicht steuerWEHR eigenständige Schulungen zu komplexen Buchhaltungsfällen selbst durchzuführen und unterstützt dabei, die KI noch greifbarer zu machen. Mit dem neuen Finmatics Analyticscenter können sie nun auch die Belegverarbeitung transparent verfolgen. Dabei werden Parameter wie die Anzahl korrekt ausgelesener Felder und die Anzahl der angelieferten Belege nach Belegtyp erfasst. Diese Einblicke helfen nicht nur dabei, die Effektivität der Finmatics-Software zu beurteilen, sondern auch zu verstehen, wo die Auslesequote bei gewissen Feldern noch optimiert werden muss.

Daraus gelernt

Mit einem regelmäßigen, internen Erfahrungsaustausch schafft es steuerWEHR, das Digitalisierungsprojekt Finmatics laufend voranzutreiben. Eine zentrale Ansprechperson leitet das Projekt in der Kanzlei und steht für Fragen jederzeit zur Verfügung. Durch kontinuierlichen Austausch- und Feedback-Treffen mit BMD und Finmatics bleibt die Kanzlei stets auf dem neuesten Stand bezüglich neuer Features und Tools zur Steigerung der Arbeitseffizienz.

Die Erkenntnis, dass Digitalisierung ein fortlaufendes Projekt ist, das gemeinsam in der Kanzlei umgesetzt werden muss, bildet den Ausgangspunkt für den Erfolg.

Wenn auch Sie in Ihrer Kanzlei nach einer zuverlässigen Unterstützung für Ihr Digitalisierungsprojekt suchen, bietet Finmatics die Lösung. Kontaktieren Sie uns unter customers@finmatics.com ,um Hilfe bei der Integration von Finmatics in Ihrer Kanzlei zu erhalten. Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit Ihnen den Weg zu einer modernen und effizienten Arbeitsweise zu gestalten.

Der Schlüssel zu unserem erfolgreichen Digitalisierungsprojekt lag zunächst in der gezielten Schulung einer Mitarbeiter:innenin für Finmatics, um die Software intern erfolgreich einzuführen. Anschließend konzentrierten wir uns in der Anfangsphase auf die Auswahl einfacher Klienten und Belege, um die Motivation zu fördern und das System kennenzulernen. Das Verständnis für Künstliche Intelligenz (KI) und die effektive Abstimmung zwischen BMD und Finmatics erwiesen sich dabei als entscheidende Erfolgsfaktoren.