„Ganz im Zeichen des Modernisierungsgedankens war es unser Anspruch, über den Tellerrand zu blicken und nach Lösungen zu suchen, die über die papierlose Buchhaltung hinausgehen. Die fortschrittliche KI-basierte Lösung von Finmatics hat daher direkt unser Interesse geweckt.
Zeitersparnis pro Monat
papierlose Kanzlei
Die Kanzlei Hollenthoner Jakobitsch Steuerberatung GmbH & Co KG setzt auf Digitalisierung mit Finmatics: „Die KI ist wie ein zusätzlicher Mitarbeiter.“
Hollenthoner Jakobitsch ist ein modernes Steuerberatungsunternehmen mit Sitz im fünften Bezirk in Wien. Ursprünglich ging sie aus einer größeren Kanzlei hervor, die bereits ebenfalls auf Finmatics setzte. Heute beschäftigt die Kanzlei 10 Mitarbeitende und betreut rund 350 Mandanten – von prüfungspflichtigen Unternehmen bis hin zu kleinen Einnahmen-Ausgaben-Rechnern.
Mit Finmatics hat die Kanzlei Hollenthoner Jakobitsch einen großen Schritt in Richtung digitale Zukunft gemacht – mit spürbaren Auswirkungen auf Effizienz, Teamzufriedenheit und Zusammenarbeit mit Mandanten. Standardprozesse wurden automatisiert, Fehler reduziert und wertvolle Arbeitszeit zurückgewonnen.
Am Puls der Zeit zu sein war für die Hollenthoner Jakobitsch immer ein wichtiger Faktor für nachhaltigen Erfolg. Durch die frühe Umstellung auf digitale Prozesse, zum Beispiel beim Thema Belegeingang über BMDCom, schufen die Kanzleigründer die Basis für Automatisierung.
Schon vor der Einführung von Finmatics war die Kanzlei zu etwa 60% papierlos. Doch das Ziel war klar: vollständig digital zu arbeiten und monotone Prozesse automatisieren.
Ganz im Zeichen des Modernisierungsgedankens war es unser Anspruch, über den Tellerrand zu blicken und nach Lösungen zu suchen, die über die papierlose Buchhaltung hinausgehen. Die fortschrittliche KI-basierte Lösung von Finmatics hat daher direkt unser Interesse geweckt.
Die größte Herausforderung: Durch den hohen Workload in der Buchhaltung galt es, doppelte Arbeit in der Kanzlei zu vermeiden. Gerade wenn Belege bereits digital übermittelt werden, war es zeitraubend, diese in der Kanzlei erst recht wieder abzutippen bzw. Händisch zu verarbeiten.
Finmatics kam schließlich durch Empfehlungen von Kollegen und Gesprächen mit dem Finmatics-Team auf fachbezogenen Veranstaltungen aufs Radar der Kanzlei-Mitgründerin Kerstin Jakobitsch.
Der Belegeingang läuft bei uns und unseren Mandanten schon sehr digital. Daher war es mir wichtig, in der Kanzlei nicht erneut alles händisch verarbeiten zu müssen. Die mitlernende KI von Finmatics war dafür die optimale Lösung
Der Start mit Finmatics verlief strukturiert und gut begleitet. Kerstin Jakobitsch hebt die Einführungsphase sehr positiv hervor: „Das Onboarding von Finmatics war sehr gut. Wir hatten eine persönliche Betreuung von Finmatics und BMD, die unsere Herausforderungen kannten und speziell darauf eingehen konnten.“
Aber Mitarbeitende und Mandanten zu motivieren, neue Tools zu nutzen war anfangs herausfordernd. Die Kanzlei war stets bemüht, moderne Schnittstellen einzusetzen, doch der Wandel brauchte intern wie extern Überzeugungsarbeit.
Die Kanzleigründerin sah es als ihre Aufgabe, sich intensiv mit Finmatics zu beschäftigen und die neuen Prozesse zu etablieren. In der Anfangsphase arbeitete sie als Einzige mit Finmatics und stellte so sicher, dass die KI genau nach ihren Wünschen arbeitete. Schnell war klar, dass die Arbeit mit Finmatics eine deutliche Erleichterung im Arbeitsalltag bringt und innerhalb kürzester Zeit wurde Finmatics auf alle Mitarbeiter:innen ausgerollt.
Damit Finmatics effizient arbeitet, braucht es interne Zuständigkeit: „Finmatics ist wie ein digitaler Mitarbeiter. Man zeigt Finmatics: so musst du das machen, so machst du das, da greifst du auf das zu – und dann funktioniert das System. Man kann sich dann darauf verlassen.“, berichtet Kerstin Jakobitsch von der Arbeit mit Finmatics.
Durch die kontinuierliche Überwachung der Prozesse konnte sich die KI optimal an die Buchhaltungslogik der Kanzlei anpassen. Die Folge: weniger Fehler, mehr Effizienz und standardisierte Abläufe.
Die Einführung von Finmatics hat den Arbeitsalltag in der Kanzlei grundlegend verändert. Standardprozesse wie das manuelle Verarbeiten von Belegen gehören der Vergangenheit an. Stattdessen können sich die Mitarbeitenden auf fachlich anspruchsvolle Aufgaben konzentrieren. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern auch spürbar die Zufriedenheit im Team.
Finmatics übernimmt bei uns die repetitiven Aufgaben der Buchhaltung – schnell, zuverlässig und lernfähig. Unsere Mitarbeitenden können sich endlich auf das Wesentliche konzentrieren: fachliche Qualität und Beratung. Genau so stellen wir uns die Zukunft der Buchhaltung vor.
Der Einsatz von Finmatics hat den Arbeitsalltag der Kanzlei stark verändert und spürbar verbessert. Wie stark Finmatics den Arbeitsalltag erleichtert, zeigt das Beispiel einer langjährigen Klientin besonders deutlich:
Allein bei der Erstellung einer typischen Steuererklärung, die früher zwei Tage beanspruchte, spart die Kanzlei durch den digitalen Prozess mindestens 5 Stunden ein. Noch beeindruckender ist der Effekt für den Mandanten:
Durch die effizientere digitale Zusammenarbeit in Finmatics spart das Unternehmen monatlich bis zu 5 volle Arbeitstage, also rund 40 Stunden. Ein klarer Mehrwert auf beiden Seiten.
„Früher kamen vier volle Ordner und eine Excel-Tabelle, heute läuft alles direkt über Finmatics. Die Mandantin spart rund 5 Tage im Monat – und auch wir haben bei ihrer Steuererklärung mehr als 30% Zeit eingespart. Das ist echte Effizienz.“, erzählt die Kanzleigründerin Kerstin Jakobitsch stolz.
Auch innerhalb der Kanzlei hat Finmatics einen spürbaren Kulturwandel angestoßen: Routineaufgaben wie das manuelle Verarbeiten von Belegen entfallen zunehmend. Stattdessen bleibt mehr Zeit für fachlich wertvolle und sinnstiftende Tätigkeiten wie Beratung, Qualitätsprüfung oder Mandantenkommunikation. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern vor allem die Motivation im Team.
Der Einsatz von Finmatics zur Automatisierung der Standardprozesse ermöglicht unseren Mitarbeiter:innen mehr Zeit für anspruchsvolle Tätigkeiten anstatt dem Abtippen von Belegen. Dadurch ist die Zufriedenheit des Teams deutlich gestiegen.
Ihr Tipp an zögernde Kolleg:innen?
Wer zögert, sollte sich bewusst machen: Der Fachkräftemangel ist da. Finmatics hilft, ihn zu kompensieren – effizient, modern und einfach.
Ob Fachwissen, Updates oder smarte Helfer – hier finden Sie alles, was Sie für moderne, digitale Buchhaltungsprozesse brauchen.
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