Durch den Einsatz von Finmatics haben wir bereits 2 Monate nach der Implementierung eine deutliche Zeitersparnis erzielt. Um genau zu sein, spart uns das Tool pro Dokument ein bis zwei Minuten Bearbeitungszeit. Bei 12.000 Eingangsbelegen pro Jahr ist dies eine erhebliche Zeitersparnis.
Bearbeitungszeit gespart pro Dokument
Eingangsbelege pro Jahr
Alle reden von Digitalisierung. Und wie immer, wenn viel geredet wird, ist die Gefahr groß, das Wesentliche zu verfehlen. Deshalb prüft Stefan Reiter, Enterprise Risk Manager bei Gas Connect, neue Technologien vor allem auf eines: ihren Nutzen. „Wir machen Digitalisierung nicht um der Digitalisierung willen. Uns interessiert vielmehr die Frage, wie wir aus den Versprechen der Digitalisierung echten Mehrwert und konkrete Ergebnisse generieren können“, sagt Reiter.
Ein kritischer Blick auf die Softwaretools in der Finanzbuchhaltung.
Große Ziele, kleine Ergebnisse. Wie Digitalisierung diskutiert und umgesetzt wird, sind zwei verschiedene Paar Schuhe. Alle reden von KI und Robotik, doch in den meisten Unternehmen läuft die Digitalisierung auf ein paar technische Spielereien und bunte PowerPoint-Folien hinaus. Für Gas Connect Austria reicht das nicht. Stefan Reiter sieht die Digitalisierung nicht als Imagekampagne, sondern als Optimierungspotenzial.
"Wir waren auf der Suche nach einem Tool, das das Dokumentenmanagement digitalisiert und automatisiert, um die Buchhaltung effizienter zu machen“, erklärt Reiter. Gas Connect hat verschiedene technische Möglichkeiten untersucht. „Die meisten Anbieter liefern jedoch nur integrierte Lösungen, die einen zur Umstellung des gesamten Rechnungslegungsprozesses zwingen“, sagt Reiter. „Für ein Unternehmen unserer Größe wäre das ein unglaublich umfangreiches Projekt – und noch dazu ein sinnloses. Denn der Buchhaltungsworkflow ist bereits auf unsere Anforderungen zugeschnitten und optimiert. Wir waren nur auf der Suche nach einem Dokumentenmanagement-Tool. Und so entstand die Zusammenarbeit mit Finmatics."
Heute nutzt Gas Connect Finmatics zum Scannen und Verarbeiten seiner Dokumente – die Daten werden direkt an SAP übertragen. Damit bleibt der Abrechnungsprozess gleich und wird nur durch die digitale Belegbearbeitung ergänzt. „Durch den Einsatz von Finmatics haben wir bereits wenige Monate nach der Implementierung eine deutliche Zeitersparnis erzielt“, erklärt Reiter. „Um genau zu sein, spart uns das Tool pro Dokument ein bis zwei Minuten Bearbeitungszeit. Bei 12.000 Eingangsbelegen pro Jahr ist dies eine erhebliche Zeitersparnis. Neben dem Effizienzgewinn nennt Herr Reiter folgende Vorteile, die Gas Connect durch die Zusammenarbeit mit Finmatics gewonnen hat:
Es sind noch weitere Digitalisierungsinitiativen bei Gas Connect in Planung. Zum Beispiel die automatisierte Einreichung von Anträgen auf Rechnungen mit Mehrwertsteuer aus anderen EU-Ländern. VAT Returns – eine Software, die in Zusammenarbeit von Finmatics mit dem Linde Verlag und KPMG entwickelt wurde – verarbeitet Rechnungsbelege mittels künstlicher Intelligenz und übermittelt die Daten an das Finanzamt. Mehr als 10.000 Regeln für alle EU-Länder werden automatisch angewendet. Eine schnelle und effiziente Möglichkeit, die EU-Vorsteuer zurückzufordern.
Ob Gas Connect darüber hinaus noch weitere digitale Anwendungen einführt, entscheidet am Ende eines: Die Wertfrage. Und das macht Sinn. Denn welche Technologien über die reine Digitalisierung hinaus einen Mehrwert bieten, muss im Einzelfall geprüft werden. Wie bei so vielen Dingen gibt es keine Universallösung. Aber das macht die Digitalisierung so spannend. Als Technologieanbieter freuen wir uns besonders, dass wir Partner haben, die die Digitalisierung genauso schätzen wie wir. Vielen Dank für das interessante Gespräch!
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