Digitalisierung mit Konsequenz - doppelte Effizienz

Digitalisierung mit Konsequenz: Mit Finmatics zur tagesaktuellen Kanzlei – und doppelter Effizienz

In der Steuerbranche, die seit Jahren mit Fachkräftemangel und steigendem Workload kämpft, hat die Kanzlei FOTAX von Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Alexander Forster einen bemerkenswerten Schritt gewagt: Sie hat sich bewusst von alten Gewohnheiten und internen Widerständen verabschiedet – und den Weg freigemacht für echte, durchgängige Digitalisierung. Im Zentrum dieser Entwicklung steht Finmatics.

Die Kanzlei ist vollständig digital aufgestellt und spezialisiert auf die steuerliche Betreuung der Immobilienwirtschaft – von der Projektierung über den Bau bis hin zur Verwaltung von Bestandsimmobilien.

Das Wichtigste zuerst

• Effizienzsteigerung um 100% – dank Automatisierung mit Finmatics
• Tagesaktuelle Buchhaltung statt Rückstände – Echtzeitbuchhaltung mit Finmatics
• Digitalisierung konsequent umgesetzt – vom Abtippen zur echten Effizienz

Kulturwandel in der Kanzlei: Digitalisierung als Haltung

Bereits vor der Einführung von Finmatics war klar: Ein echtes digitales Arbeiten bedeutet mehr als das Scannen von Belegen und das Ablegen in Ordnerstrukturen. Die Kanzlei war formal digitalisiert – die Arbeitsweise aber blieb papierähnlich. Belege wurden manuell geöffnet, Informationen händisch übertragen. Prozesse waren fragmentiert und ineffizient.

Es gab ein Dokumentenablagesystem, wo die Belege zuerst reingewandert sind. Dann hat man den Beleg geöffnet und den digitalen Beleg abgetippt – also dasselbe wie mit Papier.

Mit dieser Erkenntnis begann ein tiefgreifender Transformationsprozess. Die Kanzlei entschied sich, nicht nur ihre Systeme, sondern auch ihre Unternehmenskultur zu verändern. Im Zuge der digitalen Neuausrichtung wurden auch interne Strukturen und Arbeitsweisen kritisch hinterfragt. Alexander Forster nutzte diesen Moment, um bestehende Prozesse zu überarbeiten, technologische Potenziale konsequent auszuschöpfen und die Kanzlei zukunftsfähig aufzustellen:

Die Digitalisierung ist ja nichts völlig Neues – ich beschäftige mich damit schon seit vielen Jahren. Irgendwann war klar: Jetzt müssen wir den nächsten Schritt gehen und unsere Abläufe konsequent anpassen.

Der Weg zu Finmatics

Was zunächst zufällig wirkte, erwies sich schnell als passgenaue Lösung. Die webbasierte Oberfläche, die KI-gestützte Belegverarbeitung und die klaren Arbeitsabläufe überzeugten Alexander Forster auf Anhieb:

Ich war kein Versuchskaninchen – Bei Finmatics wusste ich: Das funktioniert. Ein etabliertes Unternehmen mit vielen Kunden – in der Steuerberatung ist die Zeit zu knapp für Experimente.

Die Einführung verlief reibungslos. Mithilfe von Tutorials und einem strukturierten Onboarding-Prozess konnte die Kanzlei zügig starten. Der Support wird seither kaum benötigt – im Schnitt nur ein paar Mal im Jahr.

Digital, verteilt und effizient: Der neue Kanzleialltag

Heute sieht der Kanzleialltag ganz anders aus: Das klassische Büro mit festen Arbeitsplätzen wurde weitgehend aufgelöst. Die Mitarbeiter:innen arbeiten verteilt, projektbasiert und cloudbasiert – ohne Medienbrüche, ohne händisches Abtippen, ohne Papier.

„Wir haben Meeting Points, wir haben einen Gesprächsraum, aber das klassische Büro haben wir nicht mehr so wie früher. Das ist nur durch die Digitalisierung mit Finmatics möglich.“, berichtet Alexander Forster vom neuen Arbeitsalltag.

Durch die neue digitale Infrastruktur konnten nicht nur Arbeitsplätze flexibilisiert, sondern auch Prozesse drastisch verschlankt werden. Der zentrale Eingang der Belege erfolgt über die Finmatics-App oder per E-Mail. Alle Belege werden automatisch verarbeitet, korrekt zugeordnet und mit der Buchhaltung verknüpft.

Eine Lösung für viele Anforderungen: Flexibilität in der Immobilienwirtschaft

Die Vielseitigkeit von Finmatics zeigt sich im täglichen Einsatz. Die Kanzlei betreut Mandanten aus allen Bereichen der Immobilienwirtschaft – Projektentwickler, Bauträger, Hausverwalter und Bestandshalter. Ob Auslandssachverhalte, Anzahlungen oder Sonderfälle – die Arbeit mit Finmatics bleibt stabil, strukturiert und nachvollziehbar.

Die Einsatzbereiche gehen wirklich von der Projektierung über den Bau, also Projektunternehmen, Bauunternehmen, Bestandshalter, Bauträger, hin zur Hausverwaltung. Das wickeln wir alles mit Finmatics ab.

Zahlen, die überzeugen: 40 Stunden pro Woche eingespart

Die Entscheidung, Digitalisierung konsequent umzusetzen, hat sich auch wirtschaftlich bezahlt gemacht. Wo früher 80 Stunden notwendig waren, genügt heute die Hälfte – und das mit höherer Qualität und geringerer Fehleranfälligkeit.

Mit Finmatics haben wir unsere Effizienz in der Buchhaltung praktisch verdoppelt. Prozesse laufen heute nicht nur schneller, sondern auch deutlich fehlerfreier – das wäre ohne Finmatics in dieser Qualität nicht möglich gewesen.

Auch die Bearbeitungsgeschwindigkeit hat sich verbessert. Die Kanzlei arbeitet tagesaktuell – ein echter Wettbewerbsvorteil in einer Zeit, in der Echtzeitdaten immer wichtiger werden.

Mit Finmatics arbeiten wir nicht nur schneller, sondern vor allem deutlich aktueller. Unsere Buchhaltung ist inzwischen wochenaktuell – in vielen Fällen sogar tagesaktuell. Das ist ein enormer Vorteil, weil wir keine Rückstände mehr haben und jederzeit handlungsfähig bleiben.

KI als Teammitglied: Fehlerfrei und lernfähig

Was früher mit Skepsis betrachtet wurde, ist heute aus dem Alltag der Kanzlei FOTAX nicht mehr wegzudenken: Künstliche Intelligenz. Die KI-basierte Belegerkennung von Finmatics überzeugt durch Präzision, Lernfähigkeit und Stabilität – gerade, wenn Ressourcen knapp sind:

Mit Fin haben wir einen digitalen, mitlernenden KI-Mitarbeiter gewonnen und deutlich weniger Fehler in der Buchhaltung. Dadurch können wir auch Urlaube oder Krankenstände leichter ausgleichen.

Die KI lernt kontinuierlich und passt sich automatisch an die Besonderheiten jedes Mandanten an.

Fachkräftemangel mit Weitblick begegnen

Die Kanzlei sieht in der Digitalisierung nicht nur eine Reaktion auf Personalmangel, sondern eine strategische Neuausrichtung. Die Anforderungen an Mitarbeiter:innen wandeln sich – weg vom „Belegabtipper“, hin zum steuerlich versierten Datenmanager.

Alexander Forster ist überzeugt davon:

Der Fachkräftemangel ist brutal. Aber auch die Anforderungen an Fachkräfte in der Steuerbranche verändern sich: Fachkräfte müssen IT-affin sein, Datenmanager sein, Datenqualität schätzen und trotzdem auch steuerrechtlich gut sein.

Mit Finmatics gelingt dieser Übergang: Routineaufgaben werden automatisiert, während qualifizierte Mitarbeitende sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.

Fazit: Digitalisierung ist kein Experiment – sondern ein Muss

Die Kanzlei zeigt eindrucksvoll, was möglich ist, wenn Digitalisierung nicht nur „mitgedacht“, sondern gelebt wird. Wer heute noch zögert, setzt sich selbst ins Abseits – nicht nur im Wettbewerb um Mandanten, sondern auch im Ringen um die besten Köpfe.

Für Kolleg:innen, die noch nicht digital arbeiten, hat Alexander Forster nur einen Tipp:

Jetzt geht es nicht mehr –wer sich jetzt noch querstellt, ist selber schuld.