Von Papier zu KI: Der Schritt in die Zukunft

Wie Biesdorf, Kram & Partner mit Finmatics den Schritt in die Zukunft geschafft hat

Die Partnergesellschaft Biesdorf, Kram & Partner betreut vor allem kleine und mittelständische Unternehmen sowie Betriebe aus der Systemgastronomie. Eine Branche, in der meist eigene Softwarelösungen im Einsatz sind. 

Umso wichtiger war es, die internen Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten – und genau hier spielt Finmatics seine Stärken aus.

Das Wichtigste zuerst:

• Digitale Transformation: Vollständig digitale Workflows mit Finmatics.
• Effizienzsteigerung: Digitalisierung spart Zeit und reduziert Fehler.
• KI-Automatisierung: Automatisierte Belegverarbeitung, gesteigerte Qualität und weniger manuelle Arbeit.
• Zukunftsorientiert: Die Kanzlei ist optimal auf E-Rechnung vorbereitet und plant weitere Expansion.

Die Kanzlei hat bereits einen hohen Digitalisierungsgrad von etwa 80% durch die Nutzung von DATEV Unternehmen Online erreicht. Die verbleibenden 20% werden jedoch noch klassisch mit Papier bearbeitet. Angesichts der über 100 Mitarbeiter:innen stellt dieser Anteil von 20% aber immer noch ein erhebliches Volumen dar.

Mit Finmatics hat die Kanzlei ihre Buchhaltungsprozesse erfolgreich digitalisiert – von der täglichen Papierflut hin zu einem nahezu durchgehend digitalen Workflow. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für reibungslose Betriebsprüfungen.

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Vom Scannen zur KI-Buchhaltung

In der Kanzlei Biesdorf, Kram & Partner kam bis vor Kurzem noch viel Papierpost an – Steuererklärungen, Belege, Unterlagen. Das führte nicht nur zu Platzproblemen, sondern machte auch Betriebsprüfungen und Rückfragen zeitaufwändig. 

„Wir haben noch immer viel mit Papier zu tun. Das erfordert viele Rückfragen und kostet Zeit. Mit Finmatics konnten wir endlich umstellen. Jetzt ist alles digital, transparent und bei Betriebsprüfungen viel einfacher zu handhaben.“
erzählt Benjamin Wollmann, Steuerberater. 

Der erste große Schritt war die Einführung einer Scanmachine mit Unterstützung der Finmatics KI, um die vielen eingehenden Papierdokumente direkt zu digitalisieren und zentral zu speichern. Heute werden alle Belege mit Finmatics verarbeitet und digital vorgehalten – schnell auffindbar, sicher archiviert und jederzeit verfügbar. 

„Heute sind alle Dokumente nur ein paar Klicks entfernt – das ist im Vergleich zu früher ein riesiger Fortschritt.“, berichtet Steuerberater Benjamin Wollmann von der gewonnenen Effizienz.

Der nächste Schritt: Automatisierte Buchungsvorschläge mit KI

Die erste Hürde war geschafft und Papierbelege konnten effizient digitalisiert werden. Aber digitale Systeme reduzieren zwar Papier, aber noch keinen Aufwand in der weiteren Bearbeitung. 

So ist die Kanzlei schnell über die weiteren Automatisierungsmöglichkeiten mit Finmatics gestolpert, die über die Trennung von gescannten Belegen hinausgehen.

Der KI-Buchhalter Fin übernimmt jetzt auch das Auslesen von Belegen sowie die Erstellung von Buchungsvorschlägen. Dadurch entsteht ein einheitlicher Prozess, gleichbleibend hohe Datenqualität und monotone manuelle Arbeit wird weitgehend vermieden. 

“Fin arbeitet zuverlässig und wir konnten das System Schritt für Schritt auf alle Buchhaltungen ausweiten. Das hat die Effektivität spürbar gesteigert“,
berichtet Benjamin Wollmann. 

Wachstumschancen dank Automatisierung

Auch bei der Expansion der Kanzlei spielte das System eine zentrale Rolle: Zwei neu übernommene Standorte wurden mit Finmatics direkt digital aufgestellt, Prozesse vereinheitlicht und Workflows standardisiert. 

Mitarbeitende und der Blick nach vorn

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz in der Kanzlei hat nicht nur Technik, sondern auch die Arbeitsweise und Einstellung des Teams verändert. Die Umstellung verlief schrittweise: Zuerst starteten engagierte Mitarbeitende, die offen für Neues waren, danach folgten alle anderen. 

„Natürlich ist nicht jeder sofort begeistert. Aber wenn man die Vorteile von Fin einmal erlebt hat, will niemand mehr zurück“,
erzählt Benjamin Wollmann von der Arbeit mit KI in der Buchhaltung. 

Mit Finmatics wurde ein einheitlicher Prozess geschaffen, der es der Kanzlei ermöglicht, mit demselben Team deutlich mehr zu schaffen. Gerade in Zeiten eines starken Fachkräftemangels in der Branche sind effiziente Abläufe eine echte Erleichterung. Auch wenn Verbesserungen in Zahlen schwer messbar sind, äußert sich die gesteigerte Effizienz bei der Partnergesellschaft Biesdorf, Kram & Partner auf andere Weise:

„Ich hab noch nie erlebt, dass Mitarbeitende freiwillig nach mehr Arbeit fragen – bis Finmatics kam.“, sagt Benjamin Wollmann erstaunt.

Auch bei der Integration neu übernommener, noch papierbasierter Kanzleien half Finmatics, Prozesse zu vereinheitlichen und ein gemeinsames digitales Verständnis zu schaffen. Heute laufen viele Abläufe reibungsloser, Fehler wurden reduziert, und die gleiche Anzahl an Mitarbeitenden bewältigt deutlich mehr Buchungen als früher.

„Mit Finmatics sehe ich genau, was die KI macht. Ich habe die volle Kontrolle und kann Ergebnisse prüfen, bevor sie nach DATEV gehen – das gibt ein gutes Gefühl und Vertrauen in die Automatisierung.“, berichtet Benjamin Wollmann.

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Die E-Rechnung kommt

Mit der bevorstehenden Einführung der E-Rechnung sieht Steuerberater Benjamin Wollmann die Digitalisierung weiter voranschreiten. Viele Mandanten werden ohnehin gesetzlich verpflichtet sein, digital zu arbeiten – das wird die Akzeptanz digitaler Systeme zusätzlich steigern. 

„Die E-Rechnung wird vieles verändern. Aber wer wie wir schon jetzt digital arbeitet, ist bestens vorbereitet.“, erzählt er entspannt.

Die Kanzlei informiert ihre Mandanten außerdem regelmäßig über gesetzliche Änderungen und unterstützt sie bei der Umstellung, um Mehraufwand zu vermeiden und frühzeitig auf die neuen Anforderungen zu reagieren.

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Bereit für die Zukunft dank KI

Durch den Einsatz von Finmatics konnte die Kanzlei ihre Prozesse spürbar beschleunigen, Fehler reduzieren und die Produktivität steigern. 

„Finmatics hat unsere Arbeit deutlich einfacher gemacht. Wir sind digital, effizient und bereit für die Zukunft“, fasst Benjamin Wollmann zusammen.