Automatisches Auslesen reduziert das Fehlerpotenzial erheblich

Künstliche Intelligenz in Shared Service Zentren

Mit dem Aufkommen neuer Technologien müssen Shared Service Center (SSC) ihre Arbeitsweise ständig anpassen. Während das Ziel, kosteneffiziente und qualitativ hochwertige Dienste bereitzustellen, auch in Zukunft das gleiche bleiben wird, ändert sich die Art und Weise, wie SSCs diese Dienste erbringen, dramatisch. Ein leuchtendes Beispiel für diesen Trend ist die Avis Budget Group. Das SSC in Budapest unterstützt die Tochtergesellschaften der Gruppe seit fast 15 Jahren mit seiner Expertise. In letzter Zeit werden immer mehr Tätigkeiten automatisiert, die bisher manuell erledigt werden mussten. Dank Künstlicher Intelligenz (KI) und Robotik steigert die Avis Budget Group kontinuierlich die Produktivität und die Qualität ihrer Dienstleistungen. Die Zusammenarbeit mit Finmatics ist ein Beispiel. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz reduzierte die SSC Financial Services Abteilung ihren Arbeitsaufwand für die Dokumentenverarbeitung und verbesserte gleichzeitig die Qualität ihrer Daten. Wir haben mit Damien O'Kane, Senior Director Financial Services, und Barna Bogdan, Transformation Manager, darüber gesprochen, wie innovative Technologien die Art und Weise verändern, wie Finanzdienstleistungen in SSCs erbracht werden.

Die Hauptmotivation für unsere Digitalisierungsbemühungen besteht darin, repetitive, manuelle und nicht wertschöpfende Aufgaben zu eliminieren“, erklärt Damien O'Kane. „Wenn ich ein elektronisches PDF von einem Partner erhalte, warum muss ich dieses dann manuell abtippen, wenn es doch Tools gibt, die das für mich auslesen können und schließlich 90% der Arbeit erledigen?“, fragt er rhetorisch.

Nichts ist so nutzlos, wie das zu tun, was überhaupt nicht getan werden sollte

Peter Drucker hat schon 1963 darauf hingewiesen. Das gilt auch heute noch. „Den ganzen Tag Dokumente zu scannen und zu abzutippen ist keine Aufgabe, die unsere Kollegen motiviert und herausfordert", sagt O'Kane. „Dank der Zeitersparnis bleibt nun mehr Zeit, sich auf wertschöpfende Aktivitäten wie die Bereitstellung von Informationen an unsere Lieferanten oder das Beheben von Diskrepanzen zu konzentrieren. Das wiederum ermöglicht es uns, uns auf komplexe Fragestellungen zu konzentrieren und unseren Mitarbeiter:innen bereichernde Rollen zu bieten“, erklärt er weiter und erwähnt damit einen wichtigen Punkt angesichts der relativ hohen Fluktuationsraten in der SSC-Branche.

Die Vorteile der Arbeit mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz

Neben der Produktivitätssteigerung ist eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen einer der vielen Vorteile der Prozessautomatisierung. Die Einführung einer KI-basierten Technologie kann dazu beitragen, die Servicequalität in mehrfacher Hinsicht zu verbessern:

Während eine Person versucht, alle Datendiskrepanzen zu identifizieren und zu beheben, werden unsere Apps immer hervorheben, wo es eine gibt. Das zwingt Sie, Ihre Daten sauber zu halten“, sagte O'Kane. „Damit Finmatics die volle Leistung bringen kann, haben wir schnell gehandelt, um die Qualität unserer Daten zu verbessern“, fügt Barna Bogdan hinzu. Der positive Effekt auf die Datenqualität hat also zwei Aspekte: Erstens gibt die Arbeit mit künstlicher Intelligenz den Unternehmen Anreize, ein gewisses Maß an Datenhygiene einzuhalten, um die Technologie nutzen zu können. Und zweitens wird durch das automatische Auslesen von Informationen das Fehlerpotenzial im Vergleich zur manuellen Dateneingabe erheblich reduziert.

Durch den Einsatz von Finmatics sind wir in der Lage, unsere eigenen Prozesse zu optimieren und unsere Partner bei der Digitalisierung ihrer Prozesse zu unterstützen“, sagt O'Kane und verweist auf das Lieferantenportal, welches das SSC kürzlich in Zusammenarbeit mit Finmatics eingeführt hat. Die digitale PDF-Plattform dient als Schnittstelle zwischen dem SSC und seinen Lieferanten, die ihre Rechnungen zur Weiterverarbeitung bei der Avis Budget Group elektronisch hochladen können. „Das kommt allen zugute: Die Lieferanten können zu einer papierlosen Arbeitsweise übergehen, wodurch das Buchen von Rechnungen entfällt und diese dann viel schneller und effizienter bei uns ankommen“, erklärt O'Kane.

Die Umsetzung des Projekts

Es mag wie eine beängstigende Aufgabe wirken, die Funktionsweise eines organisatorischen Ökosystems zu verändern. „Wir haben hier bei der Avis Budget Group ein vielfältiges und anpassungsfähiges Team, das sich neue Technologien annimmt“, sagt O'Kane. „ Finmatics macht den Einstieg mit einer intuitiven Benutzeroberfläche sehr leicht für uns und unsere Mitarbeitenden. Zwei Stunden Einarbeitung reichen aus, um die Leute auf den neuesten Stand zu bringen. Und sobald sie die Software verwenden, sehen sie die Vorteile, die sie mit sich bringt. Aus meiner Erfahrung arbeiten die meisten Menschen gerne mit neuen Technologien, sobald sie merken, dass sie ihr Leben leichter machen“, ergänzt Bogdan.

Wir haben vor sechs Monaten angefangen, mit Finmatics zu arbeiten. Wir verarbeiten jetzt mehr Rechnungen über Finmatics als manuell und sehen hier eine größere Effizienz“, erzählt Bogdan. „ Finmatics hat die Flexibilität bewiesen, auf unsere Bedürfnisse einzugehen und uns auch laufend zu unterstützen. Letztendlich ist unser Erfolg darauf zurückzuführen, dass mehrere Teams auf ein gemeinsames Ziel hingearbeitet haben“, so O'Kane abschließend.

Und dem können wir nur zustimmen. Vielen Dank für diese bereichernde Teamarbeit!