Rechnungen trennen mit KI und Belege automatisch auslesen

Dieser Artikel zeigt eine Lösung durch KI. Sie erledigt diese Aufgaben automatisch. Sie trennt Rechnungen und liest Belege aus. Die Genauigkeit liegt bei über 99%. Kanzleien und Firmen sparen so sofort Zeit und Kosten. Sie machen sich fit für die Zukunft.

Automatisierung wird immer wichtiger. Das gilt besonders für Deutschland und Österreich. Steuerberater und Buchhalter bearbeiten dort täglich sehr viele Belege. Software kann Rechnungen heute trennen. Sie liest Daten auch automatisch aus. Das ist mehr als nur ein neuer Trend. Es bringt einen klaren Vorteil im Wettbewerb.

Das Wichtigste zuerst

• KI trennt Rechnungen und spart Zeit: Fehler von Hand passieren kaum noch. 
• Belege lesen geht automatisch: Die Technik erkennt den Text. Die KI füllt die Felder richtig aus.
• Routine fällt weg: Ihr Team hat mehr Zeit für wichtige Dinge. So sind Sie sicher für die Zukunft mit der E-Rechnung

Warum manuelles Trennen von Belegen ein Problem ist

Viele Kanzleien starten mit einem großen Stapel Papier. Oft ist es auch eine Datei mit vielen Rechnungen. Die Seiten hängen oft ohne Trennung aneinander.

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Das sorgt für Probleme:

• Es dauert lange: Man muss jede Seite prüfen und ordnen.
• Fehler passieren: Trennt man falsch, sind später Belege durcheinander.
• Es kostet Geld: Profis verbringen damit Stunden. Die Arbeit ist stur und immer gleich.
• Es macht unzufrieden: Die Aufgabe ist langweilig. Er bringt wenig Wert.

In einer normalen Kanzlei sind das oft ganze Tage pro Monat. Diese Zeit fehlt für Wichtigeres.

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Rechnungen trennen mit KI von Finmatics

Automatische Seitenerkennung

Systeme mit KI prüfen Ihre Belegstapel. Die Technik hat mit Millionen Belegen gelernt. Sie erkennt Rechnungslayouts automatisch und achtet auf bestimmte Wörter. So sieht sie genau: Hier beginnt ein neuer Beleg. Hier hört er auf.

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Das ist das Besondere: Es gibt keine starren Regeln oder Schablonen. Die KI lernt immer dazu. Korrigiert Ihr Team einen Fehler? Dann merkt sich das System das und es wird beim nächsten Mal besser.

Ihre Vorteile:

• Die Trennung stimmt zu über 99%.
• Sie brauchen keine Trennblätter oder Barcodes.
• Die Menge ist egal. Ob 50 oder 5.000 Rechnungen am Tag: Die Software schafft das.

Belege automatisch auslesen – von OCR zu KI

Die Belege sind nun digital. Damit ist die Basis gelegt. Aber tippen Sie die Daten nicht wieder ab. Das spart keine Zeit und ist unnötige Arbeit.

Wenn Sie die Belege bereits digitalisiert haben, ist es ein Leichtes, direkt auf KI zu setzen. Damit haben Sie eine perfekte Ausgangsbasis für eine effiziente und automatisierte Belegverarbeitung.

OCR als Grundlage

OCR macht aus Bildern Text. Die Technologie wandelt Pixel in Text um. So kann der  Computer die Rechnung lesen. Der KI-Buchhalter Fin erkennt dann die Beträge und Nummern sofort.

KI als nächster Schritt

OCR allein reicht aber nicht. Der Software fehlt der Kontext. Ist „12345“ eine Kundennummer? Oder gehört die Zahl zur Rechnung? Die Software weiß das nicht - aber genau hier hilft die KI.

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So hilft KI bei der Belegverarbeitung:

• Sie versteht den Inhalt: Die KI sortiert Zahlen und Wörter in die richtigen Felder.
• Sie ist flexibel: Sie hat mit Millionen Rechnungen geübt. Sie erkennt verschiedene Layouts und Sprachen automatisch.
• Sie bietet Sicherheit: Die KI prüft Gesetze ganz von allein. Auch Kriterien zur Umsatzsteuer.

Das Ergebnis sind saubere Daten. Sie landen direkt in Ihrem System. Zum Beispiel in DATEV oder BMD.

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Der Unterschied in der Praxis – manuell vs. automatisiert

Finmatics hilft Kanzleien mit dem KI-Buchhalter bei der Bearbeitung von Belegen. Statt mühsamer händischer Verarbeitung trennt Fin große Stapel an Papier und PDFs in wenigen Sekunden. Fin liest dabei alle wichtigen Daten aus. Auch unsere KI Fin hilft Ihnen.

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Best Practices für die Einführung von KI in der Buchhaltung

Der Start mit neuer Software wirkt oft schwer. Finmatics ist sehr flexibel und Kanzlei und Mandant müssen daher bei der Einführung kaum etwas ändern. Das erleichtert den Einstieg enorm und löst auch eventuelle Widerstände von Mandanten.

Technik allein reicht aber nicht für den Erfolg. Auch der Plan ist wichtig. Diese Tipps helfen Ihnen dabei:

• Klein anfangen: Starten Sie einfach. Nehmen Sie sich erstmal einen Mandanten vor.
• Team einbinden: Zeigen Sie früh, wie die Technik geht. Erklären Sie Ihren Leuten die Vorteile.
• Daten pflegen: Saubere Daten sind wichtig. Sind die Daten gut, läuft die Arbeit fast von allein und sehr schnell.
• Systeme koppeln: Verbinden Sie die KI direkt mit DATEV, BMD, RZL, Agenda oder Microsoft Business Central.

Das Team von Finmatics hilft Ihnen dabei. Wir schauen in regelmäßigen Terminen gemeinsam die Automatisierungs-Ergebnisse an und finden Wege, wie es noch besser laufen kann.

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Typische Stolpersteine vermeiden

• Zu schneller Start: Ändern Sie nicht alles auf einmal. Wenn Sie alle Prozesse gleichzeitig umstellen, entstehen oft Fehler und Probleme.
• Unklare Rollen: Sagen Sie genau, wer was macht. Legen Sie fest, wer das Projekt leitet und wer die Verantwortung hat.
• Zu wenig Training: Auch die beste Technik braucht den Menschen. Schulen Sie Ihr Team gut, damit alle motiviert bleiben.

Aus unserer Erfahrung mit Automatisierungsprojekten bei über 1.300 Steuerkanzleien in Deutschland und Österreich haben wir die 7 häufigsten Fehler identifiziert. Wir haben diese in einem Whitepaper zusammengefasst, dass wir Ihnen kostenlos zur Verfügung stellen.

Laden Sie das Whitepaper kostenlos herunter und lernen Sie, wie Sie die häufigsten Fehler bei der Einführung von KI bestmöglich vermeiden:

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Vorteile von KI-Buchhaltung in Zahlen

Erfolg durch Automatisierung ist messbar, nicht nur Theorie:

• Sie brauchen bis zu 70 % weniger Zeit für Rechnungen.
• Sie machen bis zu 80 % weniger Fehler, da die Prüfung automatisch läuft.
• Das System trennt Belege zu über 99 % korrekt.

Diese Zahlen zeigen klar: Wer jetzt handelt, liegt im Markt vorn. Viele nutzen zwar noch Papier, doch Papier wird immer unwichtiger. Die Arbeit wird digital, etwa durch die E-Rechnung. Auch wenn es für die Einführung der E-Rechnung noch einige Übergangsfristen gibt ist die E-Rechnung als neuer Standard absehbar. Doch wie geht es dadurch mit der Buchhaltung weiter? Was macht die KI in Zukunft? Und warum lohnt sich der Schritt zu automatisierter Buchhaltung genau jetzt?

Die Zukunft: Die autonome Buchhaltung 

Das automatische Erfassen von Belegen ist erst der Start. Bald übernimmt die KI noch mehr Aufgaben für Sie. Ähnlich wie bei dem autonomen Fahren entwickelt sich die Buchhaltung auch in Richtung autonomer Buchhaltung:

• Automatisch buchen: Schon heute macht die KI Vorschläge für die Buchung. Sie lernt aus Ihren alten Daten. Bald klappt das noch besser und fast ohne Fehler, insbesondere auch bei komplexen Fällen.‍
• Fehler und Betrug finden: Die KI erkennt Muster. Sie merkt, wenn etwas nicht stimmt. Sind Beträge zu hoch? Wurde doppelt gezahlt? Passt der Geschäftspartner nicht? Das System markiert das sofort für Sie.

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Es ist noch viel mehr möglich, mit KI automatisiert Finmatics schon heute viele Schritte. Das spart Ihrer Kanzlei viel Zeit und Geld. Auch der Berufsalltag wird sich durch KI deutlich verändern. Dass Buchhalter und Fachkräfte von KI ersetzt werden, ist jedoch nicht der Plan von KI-Automatisierungslösungen wie Finmatics. Vielmehr wird dadurch der Weg zu risikobasiertem Buchen statt einer reaktiven Buchhaltung geebnet. 

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Warum jetzt der richtige Zeitpunkt für KI in der Buchhaltung ist

Viele Firmen und Kanzleien fragen sich: „Sollen wir mit Digitalisierung und Automatisierung noch warten? Ist die KI schon gut genug?“ 

Die Antwort ist ganz klar: Wer jetzt zögert, verliert möglicherweise den Anschluss.

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"Jetzt geht es nicht mehr – wer sich jetzt noch querstellt, ist selber schuld.”

- Alexander Forster, Steuerberater und Kanzleiinhaber (Success Story lesen)

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• Lösungen sind fertig: Gute KI-Systeme wie Finmatics sind längst da. Tausende Kanzleien in Österreich und Deutschland nutzen Finmatics bereits mit Erfolg.
• Schnell starten lohnt sich: Je eher Sie beginnen, desto schneller lernt die KI Ihre Belege kennen. So sparen Sie rasch viel Zeit.
• Gesetze beachten: Regeln wie die Pflicht zur E-Rechnung kommen sowieso. Der Weg führt also unweigerlich ins Digitale.

Legen Sie jetzt direkt mit Finmatics los. Machen Sie Ihre Buchhaltung nicht nur digital, sondern dank KI auch schneller. Schauen Sie sich Finmatics live an und erleben Sie, wie unser KI-Buchhalter Fin Ihnen Arbeit und Mühe spart:

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