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Datenschutzerklärung

Allgemeine Datenschutzerklärung der Finmatics GmbH

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten [1] ("Daten") ist uns ein besonderes Anliegen. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie daher gemäß Artikel 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung ("DSGVO") darüber, wie wir als datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne des Artikel 4 Z 7 DSGVO Ihre Daten im Zusammenhang mit

  • Ihrem Besuch und der Nutzung dieser Webseite sowie unserer Social Media Seiten,
  • Geschäfts- und Kundenbeziehungen mit Ihnen,
  • Ihren Kontaktanfragen,
  • Ihrem Newsletter-Abonnement,
  • Ihrer Bewerbung bei uns

verarbeiten.

Nähere Informationen zur Datenverarbeitung im Rahmen unserer Finmatics-Software finden Sie hier.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich bei Fragen wenden?

Datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die Datenverarbeitungen, wie sie in dieser Datenschutzerklärung dargestellt sind, ist die:

Finmatics GmbH
Lindengasse 41/10, 1070 Wien
Tel.: +43 1 997 4163
("wir", "uns")



2. Welche Kategorien von Daten verarbeiten wir?

Im Zusammenhang mit Ihrem Besuch auf unserer Website (www.finmatics.com) und auf unseren Social Media Seiten verarbeiten wir Daten, die unter folgende Kategorien fallen:
  • IP-Adresse und IP-Standort
  • Sonstige Zugriffsdaten (wie Informationen zu Ihrem Browser, Systemdaten zu verwendeten Geräten und Betriebssystemen, Datum und Uhrzeit der Serveranfrage, Referrer URL, Menge der gesendeten Daten)
Diese Daten erheben wir automatisiert mithilfe von sogenannten Cookies und Plug-Ins (dazu näher unter Punkt 3).

Falls Sie Kunde oder Geschäftspartner (bzw Mitarbeiter eines Kunden oder Geschäftspartners) sind, verarbeiten wir Ihre Daten, die Sie uns im Rahmen der Anbahnung des Vertragsverhältnisses oder während des aufrechten Vertragsverhältnisses zur Verfügung stellen, wie etwa:
  • Name/Firma
  • Adresse
  • Kontaktdaten (E-Mailadresse, Telefonnummer)
  • Firmenbuchdaten
  • Bankverbindung
  • UID-Nummer
  • Namen und Kontaktdaten der Kontaktpersonen im Unternehmen
  • Vertragstexte und Geschäftskorrespondenzen
  • Daten im Rahmen der Nutzung von kostenlosen Softwaredemoaccounts (Logindaten)
  • Daten im Rahmen von Kundenbewertungen ("Success Stories")

Im Fall Ihrer Kontaktaufnahme mit uns, insbesondere über unsere Website, per E-Mail, Telefon oder Social Media, verarbeiten wir Daten, die unter folgende Kategorien fallen:
  • Anrede und Name
  • Kontaktdaten (E-Mailadresse, Telefonnummer)
  • Kundennummer
  • Sonstige bekanntgegebene Daten

Falls Sie unsere Newsletter (insbesondere monatlicher Newsletter, wöchentliche Release-Notes und Blog-Updates) abonniert haben, verarbeiten wir Ihre Daten, die unter folgende Kategorien fallen:
  • Name
  • E-Mailadresse
  • Sonstige Daten (zB Daten im Zusammenhang mit Ihrem Zugriff auf unsere Newsletter-Nachrichten)

Falls Sie Bewerber bei uns sind, verarbeiten wir Ihre Daten, die Sie uns im Rahmen der Bewerbung zur Verfügung stellen, wie etwa:
  • Name
  • Adresse
  • Kontaktdaten (E-Mailadresse, Telefonnummer)
  • Daten zum beruflichen Werdegang

 

Falls Sie Hinweisgeber im Rahmen des Hinweisgeberinnenschutzgesetzes sind, verarbeiten wir Ihre Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Meldung zur Verfügung stellen, wie etwa:

    • Name
    • Adresse
    • Kontaktdaten (E-Mailadresse, Telefonnummer)
    • Daten im Zusammenhang mit Ihrem Hinweis

3. Wie verarbeiten wir Ihre Daten?

    1. Website & Social Media

      1. Cookies & Plug-Ins

        Unsere Website verwendet Cookies, die von Drittanbietern bereitgestellt werden, um die Website nutzerfreundlich zu gestalten. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die mit Hilfe des Browsers auf Ihrem Endgerät vorübergehend abgelegt werden und/oder die Ihr Browser speichert.

        Darüber hinaus finden Sie auf unserer Website Plug-Ins von Drittanbietern, durch welche die Website mit zusätzlichen Funktionalitäten ausgestattet wird. Wenn Sie unsere Website besuchen, sind diese Plug-Ins standardmäßig deaktiviert, sie senden also ohne Aktion von Ihnen keine Daten an Dritte.

        Die Erhebung Ihrer Daten im Zusammenhang mit Cookies und Plug-Ins erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs 1 lit a DSGVO iVm § 165 Abs 3 TKG.

        Sie können die Speicherung einzelner Cookies bzw die Aktivierung von Plug-Ins mittels Konfiguration im Cookie-Banner ablehnen. Eine allenfalls erteilte Zustimmung zur Verwendung von Cookies und zur Aktivierung von Plug-Ins können Sie zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über Ihre Browser-Einstellungen widerrufen.

        Bei der Setzung von Cookies bzw bei der Aktivierung von Plug-Ins auf Basis einer freiwilligen Einwilligung kommt es zum Teil zur Übermittlung von Daten an Empfänger in Drittstaaten außerhalb des EWR. In diesen Drittstaaten kann kein der DSGVO vergleichbares Datenschutzniveau garantiert werden, insbesondere besteht das Risiko, dass Daten von Behörden zu Kontroll- und Überwachungszwecken eingesehen werden können. Mit der Einwilligung stimmen Sie zu, dass Cookies bzw Plug-Ins von Anbietern aus sonstigen Drittstaaten verwendet werden dürfen und nehmen ein allfälliges niedrigeres Datenschutzniveau in Kauf (Artikel 49 Abs 1 lit a DSGVO).

        Cookies, welche zwingend für das Funktionieren der Website erforderlich sind (technisch notwendige Cookies), können nicht abgelehnt bzw deaktiviert werden. In diesen Fällen stützt sich die Datenverarbeitung auf unser berechtigtes Interesse gemäß Artikel 6 Abs 1 lit f DSGVO, unsere Website entsprechend funktionsfähig bereitstellen zu können.


      2. Externe Links auf unserer Webseite

        Auf unserer Website finden Sie externe Links, die zu Websites von Social Media-Plattformen (zB Facebook, Instagram, LinkedIn, Xing, Youtube, Google Maps) führen. Die externen Links werden auf der Website als Schaltfläche mit Logo und Namen des jeweiligen Social Media-Dienstes dargestellt. Wenn Sie unsere Website besuchen, senden diese Schaltflächen ohne Aktion von Ihnen keine Daten an Dritte.

        Bei einem Klick auf eine Social Media-Schaltfläche werden Sie auf die Website eines Dritten (des jeweiligen Social Media-Diensteanbieters) weitergeleitet. Nach Weiterleitung haben wir keinen Einfluss auf die Verwendung von Cookies und auf die vom Drittanbieter erhobenen Daten. Die Social Media-Diensteanbieter verwenden eigene Cookies und verarbeitet Ihre Daten nach Maßgabe ihrer eigenen Datenschutzrichtlinien. Wir empfehlen Ihnen, die jeweiligen Datenschutzerklärungen zu prüfen, bevor Sie freiwillig Daten an diese Anbieter weitergeben (zur Verarbeitung Ihrer Daten bei Besuch unserer Social Media-Fanpages siehe Punkt 3. a) iii))).

        Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass das Anklicken der externen Links auf unserer Website zu einer Übermittlung und Verarbeitung Ihrer Daten in Drittstaaten außerhalb des EWR führen kann.


      3. Social Media Seiten

        Wenn Sie unsere Unternehmensseiten, die auf Social Media (Facebook, Instagram, LinkedIn, Xing) von uns eingerichtet wurden ("Fanpages"), besuchen, werden im Zusammenhang mit diesem Besuch Ihre Daten verarbeitet, unabhängig davon, ob Sie in dem jeweiligen Social Media-Dienst registriert oder angemeldet sind. Diese Verarbeitung erfolgt einerseits mit dem Zweck einer Verbesserung der Werbesysteme des jeweiligen Social Media-Diensteanbieters, andererseits mit dem Zweck, unser Unternehmen gegenüber Nutzern des jeweiligen Social Media-Dienstes zu präsentieren und eine Kommunikation mit Besuchern der Fanpages zu ermöglichen. Durch den Betrieb der Fanpages tragen wir zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Besucher unserer Fanpages durch den jeweiligen Social Media-Diensteanbieter bei und sind daher mit diesem gemeinsam Verantwortlicher im Sinne des Artikel 26 DSGVO.

        Ausführliche Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit unseren Fanpages finden Sie auf folgenden Seiten:
    2. Geschäftsbeziehungen

      Falls Sie unser Kunde oder Geschäftspartner (oder ein Mitarbeiter unseres Kunden oder Geschäftspartners) sind, verarbeiten wir Ihre Daten bzw jene Daten Ihrer Mitarbeiter zum Zwecke der Abwicklung der Geschäftsbeziehung (zB Leistungserbringung, Abwicklung von Ansprüchen aus dem Vertrag, Rechnungslegung) auf Basis der Erfüllung (vor)vertraglicher Pflichten gemäß Artikel 6 Abs 1 lit b DSGVO sowie zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Artikel 6 Abs 1 lit c DSGVO (zB ordnungsgemäße Buchhaltung) und zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Artikel 6 Abs 1 lit f DSGVO, wie etwa der Abwicklung von Geschäftsbeziehungen.

      Wir verarbeiten Daten von potenziellen Kunden und deren Mitarbeitern im Rahmen der Bereitstellung von (kostenlosen) Softwaredemoaccounts, insbesondere deren Kontaktdaten gemäß Artikel 6 Abs 1 lit b DSGVO.

      Wir verarbeiten darüber hinaus Kundenbewertungen bzw. Bewertungen durch Mitarbeiter unserer Kunden (Veröffentlichung auf unserer Website, auf Social Media Seiten und auf Flyern) ("Success Stories") sofern unsere Kunden bzw. deren Mitarbeiter gemäß Artikel 1 lit a DSGVO ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben.

    3. Kontaktaufnahme, Anfragen

      Bei Kontaktaufnahmen (zB über unsere Online-Formulare, Telefon oder E-Mail) verarbeiten wir Ihre Daten zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Kontaktaufnahme. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der Erfüllung (vor)vertraglicher Verpflichtungen gemäß Artikel 6 Abs 1 lit b DSGVO sowie zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Artikel 6 Abs 1 lit c DSGVO (zB ordnungsgemäße Buchhaltung) oder aufgrund unserer berechtigten Interessen gemäß Artikel 6 Abs 1 lit f DSGVO, wie insbesondere der Pflege von Beziehungen zu (potentiellen) Kunden und der Informationsbereitstellung an Kunden und Interessierte.


    4. Newsletter

      Wenn Sie einen unserer Newsletter, abrufbar unter www.finmatics.com/newsletter, www.finmatics.com/release-notes/e-mail-updates, blog.finmatics.com, abonnieren, verarbeiten wir die von Ihnen freiwillig angegebenen Daten, insbesondere Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen in regelmäßigen Abständen aktuelle Informationen über unsere Produkte, Veranstaltungen und sonstige relevante Neuigkeiten zukommen zu lassen.

      Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs 1 lit a DSGVO in Verbindung mit § 174 Abs 3 TKG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den "Abmeldebutton" in der jeweiligen Newsletter-E-Mail) widerrufen. Ihre Daten werden bis zu Ihrem wirksamen Widerruf gespeichert.

      Im Rahmen des Newsletter Versandes erheben wir mittels Cookies und vergleichbaren Technologien (vergleich Punkt 3.a) aa) Informationen zu Ihrem Newsletter-Leseverhalten (zB Öffnungs- und Klickraten). Die Auswertung dieser Informationen dient dazu, Ihre Lesegewohnheiten zu verstehen und Inhalte besser an Sie anzupassen.


    5. Bewerber

      Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Abwicklung des Bewerbungsprozesses mit dem Ziel eines Vertragsabschlusses, Art6 Abs 1lit b DSGVO) und / oder aufgrund Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO), wenn wir Sie als Bewerber weiter in Evidenz halten möchten.


    6. Hinweisgeber 

      Wir stellen für Hinweisgeber im Sinne des Hinweisgeberinnenschutzgesetzes einen internen Meldekanal über https://finmaticstest.factorialhr.com/complaints zur Verfügung. Ohne ausdrückliche Zustimmung des Hinweisgebers wird die Identität des Hinweisgebers keiner anderen Person als gegenüber unseren autorisierten Mitarbeitern offengelegt. Abweichend davon erfolgt eine Offenlegung dann, wenn dies nach dem Unionsrecht oder dem nationalen Recht erforderlich wäre (im Falle von gerichtlichen/behördlichen Verfahren oder Ermittlungsverfahren im Sinne der Strafprozessordnung). Der Hinweisgeber wird vorab über die geplante Offenlegung informiert, es sei denn dies würde zB die laufende Untersuchung gefährden. Dies betrifft auch für vom Hinweis betroffene Personen. Es werden die folgenden Daten von Hinweisgebern bzw allenfalls vom Hinweis betroffener Personen verarbeitet: Name, Kontaktdaten, Beziehung zu uns und sonstige Daten im Zusammenhang mit dem Hinweis.

      Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Meldung ist Artikel 6 Abs 1 lit c DSGVO anwendbar.

      Solange und soweit es zum Schutz der Hinweisgeber und oder sonstiger betroffener Personen erforderlich ist, finden (insbesondere für die Dauer der Durchführung eines verwaltungsbehördlichen oder gerichtlichen Verfahrens oder eines Ermittlungsverfahrens nach der Strafprozessordnung), Betroffenenrechte (insbesondere die Rechte auf Information, Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung sowie das Recht auf Widerspruch) keine Anwendung.

 

4.Speicherdauer

Wir verarbeiten Ihre Daten so lange, wie dies zur Erfüllung des der jeweiligen Verarbeitung zugrundeliegenden Zwecks nötig ist, sowie im Einklang mit gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten. Wenn die Datenverarbeitung nicht mehr nötig ist, werden Ihre Daten von uns gelöscht.

Cookies

Session-Cookies werden nur für die Dauer Ihrer aktuellen Sitzung benötigt und werden wieder gelöscht oder verlieren ihre Gültigkeit, sobald Sie unsere Website verlassen oder Ihre aktuelle Sitzung abläuft. Persistent Cookies werden für eine maximale Dauer von einem Jahr gespeichert.

Für abweichende Speicherdauern von Cookies, die beim Besuch unserer Fanpages durch den jeweiligen Social Media-Diensteanbieter erhoben werden, sehen Sie bitte die in Punkt 3. a) iii)) verlinkten Informationen.

Bewerberdaten

Sofern die Daten nicht aufgrund Ihrer Einwilligung länger gespeichert werden sollen, werden sie sieben Monate nach dem Abschluss des Bewerbungsprozesses gelöscht.


5. An wen werden Ihre Daten weitergegeben?

Ihre Daten werden im Zuge der Verarbeitung zu den oben genannten Zwecken sowie allenfalls aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Pflichten von uns an folgende Empfänger übermittelt:

  • An unsere verbundenen Unternehmen
  • Dienstleister (insbesondere IT-Dienstleister)
  • Im Anlassfall an Rechtsvertreter, Notare, Gerichte und Verwaltungsbehörden
  • Im Anlassfall an Banken und Versicherungen

Soweit Ihre Daten von unseren Dienstleistern (Auftragsverarbeitern) verarbeitet werden, stellen wir sicher, dass diese Ihre Daten nur im Rahmen unseres Auftrags und für die jeweiligen oben genannten Zwecke verarbeiten.


6. Übermittlung in Drittstaaten

Sofern sich die oben genannten Empfänger Ihrer Daten außerhalb des EWR befinden und für das betreffende Land auch nicht mit Beschluss der EU-Kommission festgestellt wurde, dass dieses über ein angemessenes Datenschutzniveau verfügt, stellen wir sicher, dass die Übermittlung auf der Basis von Standardvertragsklauseln oder sonst im Einklang mit den Artikeln 46, 47 oder 49 DSGVO erfolgt.


7. Welche Rechte stehen Ihnen zu?

Auskunftsrecht
Sofern wir Daten von Ihnen verarbeiten, haben Sie das Recht auf Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der verarbeiteten Daten, die Empfänger dieser Daten, Speicherdauer, die Ihnen zustehenden Rechte, die Herkunft der Daten sowie das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung.

Berichtigung und Löschung

Sie sind berechtigt, die Berichtigung von falschen oder unvollständigen Daten, die Sie betreffen, zu verlangen. Sie sind berechtigt, die Löschung von Daten, die Sie betreffen, zu verlangen, sofern die Verarbeitung der Daten nicht rechtmäßig erfolgt und keine rechtlichen Verpflichtungen unsererseits gegen die Löschung sprechen.


Einschränkung der Verarbeitung

Sie sind berechtigt, in bestimmten Fällen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen.

Datenübertragbarkeit

Sie sind berechtigt, die Übertragung Ihrer Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu verlangen. Sie haben das Recht, dass die Daten von uns direkt an einen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist.

Widerspruch

Sie sind aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit berechtigt, Widerspruch gegen die Verarbeitung von Daten, die Sie betreffen, zu erheben. Wenn Sie Widerspruch erheben, werden wir Daten, die Sie betreffen, nicht weiterverarbeiten, sofern wir nicht nachweisen können, dass unsere Gründe für die Verarbeitung Ihren Interessen überwiegen. Gegen die Verwendung Ihrer Daten zu Werbezwecken können Sie jederzeit Widerspruch erheben; wir werden in diesem Fall die Verarbeitung Ihrer Daten zu Werbezwecken einstellen.

Widerruf

Sie haben das Recht, Verarbeitungen Ihrer Daten, welche auf Ihrer Einwilligung basieren, jederzeit zu widerrufen (insbesondere Newsletter, Bewerberdaten, Success Stories). Die Rechtmäßigkeit der bis zu diesem Zeitpunkt erfolgten Datenverarbeitung wird dadurch nicht beeinträchtigt.

Beschwerde

Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien (www.dsb.gv.at).

Für die Ausübung Ihrer Betroffenenrechte im Zusammenhang mit dem Besuch unserer Fanpages verwenden Sie bitte die Formulare, die in den unter Punkt 3.a. iii. verlinkten Datenschutzinformationen des jeweiligen Social Media-Diensteanbieters zur Verfügung gestellt werden, oder wenden Sie sich postalisch an die darin jeweils bekanntgegebene Kontaktadresse.

 

(zuletzt aktualisiert 20.12.2023)

[1] "Personenbezogene Daten" sind gemäß Artikel 4 Z 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.