Wie Digitalisierung die Buchhaltung revolutioniert

Das Wichtigste über digitale Buchhaltung zuerst

• Effizienzsteigerung durch Automatisierung: KI-Tools wie Finmatics übernehmen viele monotone Aufgaben wie das Erfassen, Auslesen und Vorkontieren von Belegen.
• Mehr Zeit für Beratung: Wenn Routinearbeit wegfällt, bleibt mehr Raum für wertvolle Tätigkeiten. 
• Moderner Arbeitgeber: Mit digitaler Technik und KI wirkt die Kanzlei moderner und attraktiver für junge Talente. Das verbessert die Chancen im Wettbewerb um neue Mitarbeitende.
• Weniger Fehler: Damit die Umstellung gelingt, braucht es klare Planung und gute Kommunikation. So lassen sich typische Fehler vermeiden und das Team gut auf die neuen digitalen Abläufe vorbereiten.

Warum sollte man die Buchhaltung überhaupt digitalisieren?

Kurz gesagt: um zukunftsfähig zu bleiben.

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Die Digitalisierung der Buchhaltung beschleunigt Prozesse, reduziert Fehler und ermöglicht es, den täglichen Workload mit weniger Ressourcen zu stemmen, während Fachkräfte mehr Fokus auf beratende Tätigkeiten legen können. Kanzleien, die diesen Schritt versäumen, riskieren, von digitalisierten Wettbewerbern überholt, oder im schlimmsten Fall, aufgrund mangelnder Zukunftsfähigkeit, aufgekauft zu werden.

Warum an langsamen Prozessen festhalten, wenn es einfacher ginge? Die händische Verarbeitung von Belegen ist aufwendig und fehleranfällig. Durch den steigenden Workload und den Fachkräftemangel steigt der Druck auf Buchhalter:innen – und damit auch die Zahl der Fehler.

Weg von manuellen Buchhaltungsaufgaben, die viel Zeit kosten

Viele Schritte in der Belegverarbeitung laufen in vielen Kanzleien noch manuell ab. Zwar arbeiten viele Kanzleien mit digitaler Buchhaltungssoftware wie DATEV, BMD oder RZL, doch die Vorarbeit, das Scannen und Abtippen von Belegen, bleibt oft weiterhin Handarbeit. Das bindet qualifizierte Fachkräfte an monotone Aufgaben, die sich leicht digitalisieren lassen. Genau hier liegt das große Potenzial der Automatisierung: Wiederkehrende Arbeitsschritte können von KI übernommen werden. So sinkt der Aufwand für Teams deutlich.

Automatisierte Abläufe sparen nicht nur Zeit, sondern verringern auch das Risiko von Fehlern – besonders bei der Erfassung und Verbuchung von Rechnungen. Kleine Fehler können große Folgen haben. Digitalisierung hilft, diese Risiken zu minimieren.

Insgesamt sorgt die digitale Buchhaltung dafür, Prozesse zu verbessern, Kosten zu reduzieren, Fehler zu senken und Ihr Unternehmen fit für die Zukunft zu machen.

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Welche Vorteile hat die Digitalisierung der Buchhaltung?

Sie suchen heute sicher nicht mehr im Telefonbuch nach einer Nummer, tippen diese ab und rufen dann an. Stattdessen wählen Sie einfach die digital gespeicherte Nummer auf Ihrem Smartphone. Oft erkennt Ihr Handy dank KI sogar, wen Sie anrufen möchten. Das spart Zeit und macht den Alltag viel einfacher.

Genauso funktioniert Digitalisierung in der Buchhaltung. Viele manuelle Schritte lassen sich automatisieren. Steuerfachkräfte und Buchhalter:innen müssen Belege dann nur noch prüfen – nicht mehr mühsam per Hand bearbeiten.

Durch Digitalisierung die Attraktivität als Arbeitgeber steigern

Digitalisierung ist aber nicht nur wichtig, um Abläufe schneller zu machen. Moderne Technologie ist ein Muss, um junge Fachkräfte zu gewinnen. In der Buchhaltung herrscht großer Personalmangel, und das veraltete Image der Branche schreckt viele ab. Mit digitalen Tools und KI zeigen Sie, dass Ihre Kanzlei modern denkt. Das macht Sie attraktiver für Nachwuchskräfte und stärkt Ihre Position für die Zukunft.

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Mit Fin, dem KI-Buchhalter von Finmatics, zeigen Sie, dass Ihre Kanzlei modern arbeitet. Gleichzeitig entlasten Sie Ihr Team spürbar. So können Sie dem Fachkräftemangel aktiv entgegenwirken.

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Welche Herausforderungen entstehen bei der Digitalisierung einer Kanzlei?

Die Digitalisierung von Buchhaltungsprozessen gelingt nicht von heute auf morgen. Sie braucht Zeit und eine gute Vorbereitung. Neue Tools müssen eingeführt werden, und Mitarbeitende müssen lernen, wie die neuen Abläufe funktionieren. Da die Schulungszeit heute knapp ist, hilft ein intuitives Tool wie Finmatics. Die Software ist schnell einsatzbereit und lässt sich leicht bedienen. So fällt der Einstieg deutlich leichter.

Wichtig ist auch, dass neue Tools Schnittstellen zu den Programmen haben, die Sie bereits nutzen. Die Systeme müssen gut zusammenarbeiten. Das kann herausfordernd sein. Durch die enge Anbindung an DATEV, BMD und RZL lässt sich Finmatics jedoch sehr einfach verbinden. Die Integration dauert nur wenige Klicks. Dadurch reduziert sich der Aufwand, und die Software ist schneller vollständig nutzbar.

Ein weiterer Punkt ist der kulturelle Wandel im Unternehmen. Neue digitale Abläufe verändern die Arbeit. Das kann für viele ungewohnt sein. Kommunizieren Sie deshalb früh, warum die Digitalisierung wichtig ist. Zeigen Sie die Vorteile auf. So holen Sie Ihr Team mit ins Boot und erleichtern die Umstellung.

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Warum KI für die Buchhaltung bald unverzichtbar wird

In der Automatisierung der Buchhaltung hat künstliche Intelligenz klassische, fest programmierte Systeme fast vollständig ersetzt. KI lernt flexibel und passt sich an. Darum ist sie heute die beste Technologie, um langfristig echten Nutzen zu bringen.

Mandanten, Rechnungslayouts und Geschäftspartner sind sehr unterschiedlich. Früher wurden Informationen mit starren Schablonen aus Belegen ausgelesen. Jede neue Rechnung brauchte eine eigene Vorlage. Das war mühsam, fehleranfällig und nicht mehr zeitgemäß – vor allem dann, wenn ein Beleg beim Scannen verrutschte und nicht mehr in die Schablone passte.

Fin lernt selbstständig, wo die wichtigen Informationen stehen. Fin erkennt Belege auch dann richtig, wenn Layouts variieren. Außerdem kann Fin Daten zu Geschäftspartnern, Konten oder anderen Feldern zuordnen, selbst wenn diese nicht direkt auf dem Beleg stehen. So entsteht eine echte Effizienzsteigerung.

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Mit Finmatics nutzen Sie eine digitale Lösung, die sich laufend weiterentwickelt und sich automatisch an Ihre Arbeitsweise anpasst.

Vom reaktiver Buchhaltung zum risikobasierten Buchen mit KI

Ein weiterer Vorteil der KI-basierten Buchhaltung ist die Chance, risikobasiert zu buchen. Statt alle Fälle händisch zu prüfen und zu buchen, wird der Fokus gezielt auf Abweichungen und Risiken gelegt. So entsteht ein risikobasierter Workflow: Standardbuchungen laufen durch, Fachkräfte kümmern sich um Ausnahmen und komplexe Fälle. Das steigert Geschwindigkeit und Qualität – und macht Kanzleien stärker in Beratung und Steuerung statt reiner Abarbeitung.

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Welche Prozesse in der Buchhaltung können eigentlich digitalisiert werden?

Viele Abläufe in der Buchhaltung lassen sich heute digitalisieren. Besonders gut eignen sich Prozesse, die oft wiederkehren, viel Zeit kosten oder fehleranfällig sind. Dazu gehören zum Beispiel:

• Belegeingang und Dokumentenmanagement - Belege können digital eingesendet, automatisiert sortiert und gespeichert werden – ohne Papierstapel und manuelle Ablage.
• Belegerkennung und Datenauslese - KI liest Rechnungsdaten wie Betrag, Datum, Steuersatz oder Lieferant automatisch aus.
• Vorkontierung und Buchungsvorschläge - Ausgelesene Daten werden automatisch kontiert. Die Fachkraft prüft nur noch Ausnahmen.
• Splitbuchungen - Komplexe Rechnungen mit mehreren Positionen oder Steuersätzen können automatisch aufgeteilt werden.
• Rechnungsfreigabe-Workflows - Freigaben laufen digital, mit klaren Zuständigkeiten und automatischen Erinnerungen.
• Zahlungsverkehr - Offene Posten können automatisch erkannt, Zahlvorschläge erstellt oder Zahlungen ausgelöst werden.
• Plausibilitäts- und Fehlerprüfungen - KI erkennt doppelte, fehlerhafte oder ungewöhnliche Belege sofort.
• Kommunikation mit Mandanten - Digitale Portale oder Apps ermöglichen schnellen Austausch von Belegen und Rückfragen.

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Effiziente Zusammenarbeit mit KI, statt Ersetzen von Fachkräften

Das Wissen und die Erfahrung von Steuerfachkräften lassen sich nicht durch Software ersetzen – und genau das ist auch nicht das Ziel der Digitalisierung. Moderne Tools sollen Menschen nicht überflüssig machen, sondern sie entlasten. Vor allem die vielen kleinen, immer gleichen Schritte bei der Buchung lassen sich durch Software schneller und einfacher erledigen. So bleibt Fachkräften mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben, die echte Expertise brauchen und nicht automatisiert werden können.

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Wie digitalisieren andere ihre Belegverarbeitung?

Die deutsche Steuerberatungsgesellschaft Dr. Thiems & Kollegen automatisiert mit Finmatics die gesamte Belegverarbeitung. Die Belege werden entweder digital oder in Papierform von Mandanten übermittelt und mit Fin automatisch getrennt und sortiert. Fin generiert automatisch Buchungsvorschläge, die dann in DATEV übernommen und gebucht werden. Dadurch verarbeitet die Kanzlei mit wenigen Klicks hunderte Belege und spart mühsame Handarbeit und durchschnittlich bis zu 70 % ihrer Zeit. 

Weitere Erfahrungsberichte über Finmatics in Kombination mit verschiedenen ERP-Systemen finden Sie bei unseren Success Stories.

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