Single Sign-on - Hohe Sicherheit für alle Daten in der Steuerberatung
Kanzleien nutzen heute viele Programme. Oft braucht jedes Tool ein eigenes Login. Das nervt und ist ein Risiko. Oft werden nämlich einfache Passwörter mehrfach benutzt. Single Sign-on (SSO) löst das Problem sicher. Sie melden sich nur einmal an. Dann sind alle Programme offen.
Das Wichtigste über Single Sign-on in der Steuerkanzlei
- Sicherheit im Fokus: Single Sign-on beendet das Chaos mit vielen Passwörtern. Es reicht nun ein einziges, starkes Login für alle Systeme der Kanzlei. Das senkt die Gefahr durch schwache Passwörter enorm.
- Mehr Zeit: Niemand muss sich mehr bei vielen Diensten einzeln anmelden. Das Einloggen geht schnell und zentralisiert.
- Einfache Pflege: Sie steuern alle Nutzer an einem Ort. Das klappt oft direkt über das bestehende Microsoft Azure System. Neue Leute sind so schneller startklar. Die IT vergibt Rechte nun effizient und ohne Fehler.
Die Realität in deutschen Steuerberatungskanzleien: Eine Landschaft aus unterschiedlicher Software
Wir haben unsere Kunden befragt. Das Bild ist eindeutig. Im Schnitt nutzen deutsche Steuerberater mindestens fünf Programme gleichzeitig.
Oft sieht der Software-Mix so aus:
- Office: Microsoft 365
- Kanzleisoftware: Systeme wie DATEV, RZL oder BMD
- Automatisierung: Tools wie Finmatics
- Datentausch: Plattformen wie Dracoon für Mandanten
- Reporting: Lösungen wie Adam.io, Helu oder Kontool
- Schnittstellen: Dienste wie taxdoo oder invoicefetcher
Dazu kommen oft noch weitere Helfer. Jedes Tool braucht eigene Zugangsdaten.
Die Herausforderung: Zu viele Passwörter und mühsame Benutzerverwaltung
Die Auswahl ist riesig. Sie reicht von Steuersoftware über DMS bis zur Lohnabrechnung. Jedes Programm hat seinen festen Platz und ist wichtig. Doch diese getrennte Struktur schafft Probleme. Die IT wird dadurch sehr komplex.
Das Risiko für Ihr Team
Für Mitarbeiter heißt das: Sie müssen viele Passwörter verwalten. Diese müssen sie oft ändern. Das kostet viel Zeit. Zudem steigt die Gefahr. Aus Bequemlichkeit nutzen viele oft einfache Passwörter. Oder sie nehmen das gleiche Passwort für alles. Das ist ein großes Sicherheitsrisiko.
Fazit: Handeln ist nötig
Dieses Chaos zeigt eines ganz klar: Die IT-Struktur muss besser werden. Einfache Bedienung und hohe Sicherheit sind heute entscheidend. Sie sind der Schlüssel zum Erfolg für jede moderne Kanzlei.
Wie halten Sie Passwörter in der Steuerkanzlei sicher?
Sichere Passwörter sind das Fundament Ihrer digitalen Sicherheit. Wenn die Verwaltung dieser Passwörter zur Last wird, steigt das Risiko, dass Ihre Mitarbeiter einfache oder mehrfach verwendete Passwörter wählen. Mit Single Sign-on (SSO) können Sie dieses Risiko eliminieren und die IT-Sicherheit Ihrer Kanzlei auf ein neues Level heben.
Um die Sicherheit für Mandanten und deren sensitive Daten zu gewährleisten, gibt es Richtlinien für die Sicherheit von Passwörtern sowie meist eine Sicherheits-Policy, Passwörter regelmäßig zu ändern.
Leider sind viele mit der Flut an Passwörtern und den diesbezüglichen Sicherheits-Anforderungen überfordert. Aus Trotz werden dann simple Passwörter genutzt oder einfach die selben Passwörter für viele Applikationen wiederverwendet.
No-Go: Im Extremfall werden sogar Passwörter auf Post-its auf den PC geklebt!!
Das stellt ein enormes Sicherheitsrisiko für die ganze Kanzlei und Mandantschaft dar – denn sobald ein Passwort geknackt ist, z.B. mittels einer Fishing-Mail, steht dann der Zugriff zu vielen Kanzleisystemen offen.
Die Lösung für den Passwort-Dschungel in der Steuerkanzlei: Single Sign-on
Single Sign-on (SSO) stellt eine zentrale Säule moderner IT-Sicherheit dar, insbesondere in sensiblen Bereichen wie der Steuerberatung. Der primäre Sicherheitsvorteil von SSO liegt in der signifikanten Reduzierung der Angriffsflächen. Anstatt dass Benutzer sich mit individuellen Anmeldedaten bei einer Vielzahl von Applikationen authentifizieren müssen, erfolgt die gesamte Authentifizierung lediglich bei einer einzigen zentralen Identitäts-Entität (Identity Provider).
Die Schwachstelle Multi-Passwort-Strategie
Die konventionelle Notwendigkeit, für jede einzelne Anwendung separate Passwörter zu verwenden, führt in der Praxis fast immer zu suboptimalem und sicherheitskritischem Verhalten der Mitarbeiter. Um die Komplexität des Alltags zu bewältigen, tendieren Nutzer dazu:
- Schlechte Passworthygiene: Sie wählen zu einfache, leicht zu merkende Passwörter.
- Passwort-Recycling: Sie verwenden ein und dasselbe Passwort für verschiedene, oft unzusammenhängende Dienste.
- Unsichere Speicherung: Sie notieren Passwörter auf physischen Zetteln oder speichern sie unverschlüsselt in digitalen Dokumenten.
Jede dieser Praktiken erhöht die Wahrscheinlichkeit massiv, dass ein Passwort durch Phishing, Keylogging oder Social Engineering kompromittiert wird. Da dieses kompromittierte Passwort potenziell den Zugang zu einer Vielzahl anderer Anwendungen (wie Lohnbuchhaltung, Mandantendatenbanken oder Dokumentenmanagementsysteme) ermöglicht, multipliziert sich das Sicherheitsrisiko exponentiell.
Der SSO-Vorteil: Zentralisierung der Sicherheit
Mit SSO wird dieses Problem an der Wurzel gepackt:
- Eine starke Mauer: Die gesamte Sicherheitslast konzentriert sich auf die Sicherung der zentralen Anmeldeinformationen und des Identitätsservers.
- Erzwungene Stärke: Die IT-Abteilung kann strenge Passwortrichtlinien (Länge, Komplexität, regelmäßige Änderung) für das eine Hauptpasswort verbindlich durchsetzen.
- Schutz vor Lateral Movement: Selbst wenn ein Angreifer Zugang zu einem Gerät erhält, ist der unautorisierte Zugriff auf weitere Dienste ohne die korrekte SSO-Authentifizierung stark erschwert.
Die Zentralisierung der Authentifizierung macht die Passwörter der Mitarbeiter nicht nur sicherer, sondern auch entbehrlich für die nachgeordneten Fachanwendungen – ein massiver Gewinn an Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit.
💡 SSO steht für Single Sign-on, also „Einmalanmeldung”.
Das bedeutet, Sie melden sich einmal an und haben anschließend Zugang auf all Ihre Programme. Haben Sie Office 365 im Einsatz kennen Sie das vielleicht bereits – Sie melden sich am Windows PC an und dank SSO sind Sie ebenso gleichzeitig bei den Office 365 Programmen (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, …) authentifiziert
Die Vorteile von SSO kurz zusammengefasst
- Einfacher arbeiten: Durch das einmalige Anmelden haben alle Zugriff auf alle Programme. Das macht den Start für neue Leute sehr leicht.
- Schneller arbeiten SSO hilft Ihnen jeden Tag. Sie müssen Ihre Daten viel seltener eingeben. Ein doppelter Schutz wird nur abgefragt, wenn es nötig ist.
- Sicherer arbeiten: Sie müssen sich nur noch ein Passwort merken. Dieses kann dafür sehr lang und sicher sein. So vermeiden Sie einfache Passwörter, die Hacker gerne nutzen. Das Systemmerkt automatisch, wenn eine Anmeldung fremd wirkt. Das macht es Hackern schwer, in die Firma zu kommen.
- Leichter verwalten: Die IT muss Rechte nicht mehr in jedem Programm einzeln pflegen. Alles läuft zentral an einem Ort. Ihre IT regelt das direkt im System von Microsoft.
Single Sign-on bei Finmatics
Bei Finmatics nutzen wir Azure Active Directory. Wenn Sie bei Finmatics die Funktion Single Sign-on aktiviert haben, melden sich alle User einfach mit ihrem Azure AD Log-In (ident zum Login bei Office 365) in Finmatics an.
Ihre IT-Abteilung kann SSO ganz einfach einrichten, für die Freischaltung und für weitere Informationen kontaktieren Sie einfach direkt Ihre Ansprechperson bei Finmatics.
Nächster Schritt: Sichere Kanzlei mit effizienter KI-Automatisierung
Sie sehen, SSO ist der Schlüssel zu mehr Sicherheit und Produktivität in Ihrer Steuerkanzlei. Finmatics ist bereits für diesen Schritt vorbereitet und lässt sich nahtlos über Azure AD integrieren.
Möchten Sie erleben, wie Sie mit Finmatics und Single Sign-on Ihre Belegverarbeitung automatisieren und gleichzeitig die Sicherheit erhöhen?
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Häufige Fragen zu Single Sign-on in der Steuerkanzlei
Die Kosten für Single Sign-on hängen von Ihren Systemen und Ihrer IT-Infrastruktur ab. Oft sind die nötigen Lizenzen, wie etwa für Azure AD, schon in Ihrem Microsoft Office 365 Abo enthalten. Langfristig sparen Sie jedoch Geld, da Sie weniger Zeit für die Verwaltung brauchen und die Sicherheit erhöhen.
Die wichtigste Voraussetzung ist eine zentrale Benutzerverwaltung. In vielen Steuerkanzleien ist das bereits das Microsoft Azure Active Directory, da sie ohnehin Office 365 nutzen. Ihre Kanzleisoftware und andere Programme müssen außerdem die gängigen technischen Standards für SSO unterstützen.
Die Dauer hängt stark davon ab, wie viele Anwendungen Sie anbinden möchten. Bei Standardanwendungen, die Azure AD unterstützen (wie Finmatics), geht die Freischaltung oft sehr schnell. Die Integration aller Systeme in der Kanzlei kann etwas länger dauern. Der laufende Betrieb wird dabei jedoch kaum gestört.
Nein, im Gegenteil. SSO macht die Verwaltung der Benutzer sogar einfacher und übersichtlicher. Sie entscheiden weiterhin direkt in den Fachanwendungen, welcher Mitarbeiter worauf zugreifen darf. SSO regelt lediglich die Anmeldung. Da Ihre IT die Daten zentral an einem Ort pflegt, haben Sie mehr Kontrolle und machen weniger Fehler bei der Rechtevergabe.
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