Vom Beleg-Chaos zur effizienten Buchhaltung: Wie Agenda und Finmatics alles veränderten
Ein Erfahrungsbericht.
Die Buchhaltung – oft im Hintergrund agierend, aber essenziell für den Erfolg eines Unternehmens. Solange sie reibungslos funktioniert, bleibt sie unsichtbar. Doch sobald Prozesse ins Stocken geraten, kann der Alltag zur Belastung werden: unübersichtliche Tankrechnungen, gemischte private und geschäftliche Ausgaben, unstrukturierte Belege – und die verzweifelte Suche nach der richtigen Kostenstelle. Vor genau diesem Problem stand die Synsero Experts GmbH, ein Unternehmen, das sich auf die Vermittlung von Experten und die Optimierung von Recruiting-Prozessen spezialisiert hat, bis sie eine Lösung fanden, die alles veränderte: die Kombination aus Agenda und Finmatics. Die Kombination dieser smarten Softwarelösungen half Synsero, ihre internen Abläufe effizienter zu gestalten und gleichzeitig ihre Kunden noch gezielter zu unterstützen.
Herausforderung
- Unstrukturierte Belege & hoher manueller Aufwand
- Vermischung privater und geschäftlicher Ausgaben
- Fehlende Automatisierung und erhöhte Fehlerquote
Lösungen
- Digitale Belegerfassung mit Finmatics
- Klare Trennung privater Ausgaben durch Finmatics Mobile-App
Ergebnisse
- Zeitersparnis von 40 Sekunden pro Beleg
- Fehlerquote von 5 % auf 0,5 % gesenkt
- Strukturierte und stressfreie Buchhaltung
„Früher brauchte ich effektiv fünf Schritte, jetzt brauche ich nur noch zwei: Kontrolle in Finmatics und Buchungsstapel hochladen.“
Monique Jürgensen
Finance Managerin bei Synsero Experts GmbH | Synsero Experts GmbH
Die Herausforderung: Chaos und unnötiger Aufwand
Die Probleme waren zahlreich. Belege erreichten die Buchhaltung in den unterschiedlichsten Formaten – per E-Mail, als Fotos oder manchmal in „Schuhkartons“. Private und geschäftliche Ausgaben wurden vermischt, und viele Dokumente waren unvollständig und völlig unstrukturiert. Das Ergebnis: hoher manueller Aufwand und ständige Rückfragen.
„Am Anfang war es wirklich chaotisch. Manche Mandanten haben zehn Belege in einem Foto hochgeladen, ohne Notizen oder Details. Wie soll ich das dann trennen? Das war viel zu kompliziert“, erinnert sich Monique Jürgensen, Finance Managerin bei Synsero Experts GmbH. Die ineffizienten Abläufe führten nicht nur zu Stress und Fehlern, sondern kosteten auch wertvolle Zeit.
Der Wendepunkt: Die Einführung von Agenda und Finmatics
Um das Chaos in den Griff zu bekommen, wurde schließlich Finmatics als digitale Automatisierungslösung implementiert. Die Einführung der E-Rechnungspflicht zum 1. Januar brachte außerdem eine zusätzliche Herausforderung: Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, müssen E-Rechnungen effizient verarbeitet werden können. Zunächst plante Synsero, die Umstellung nur für große Mandanten vorzunehmen. Doch schnell wurde klar, dass Finmatics für alle Mandanten eingesetzt werden musste. „Seit dem 1. Januar 2025 bekommen wir von einigen Mandanten E-Rechnungen. Ohne ein geeignetes System wird das schnell problematisch“, erklärt Monique. Mit der Einführung von Finmatics konnte diese Herausforderung gemeistert werden. Finmatics integrierte E-Rechnungen nahtlos in den bestehenden Buchhaltungsworkflow. Belege wurden automatisch erfasst, geprüft und weiterverarbeitet. Der Übergang verlief reibungslos und ohne großen Mehraufwand.
Effizienz durch Digitalisierung: Neue Tools, neue Arbeitsweise
Dank der Finmatics Mobile App können Mandanten ihre Belege nun direkt hochladen. Die Software liest automatisch alle relevanten Informationen aus, einschließlich Bruttobeträgen, Steuern und Zahlungsarten. „Mit der App ist das viel einfacher. Ich zeige neuen Mandanten direkt, wie sie einen Tankbeleg hochladen und ergänzen. Einmal erklärt, und dann läuft es meistens reibungslos“, berichtet Monique. Besonders die Trennung privater Ausgaben wurde durch Finmatics stark vereinfacht. „Ich habe irgendwann gesagt: Privat ausgelegt wird nur noch über den direkten Upload in Finmatics. So sehe ich sofort, dass es ein privater Beleg ist“, erklärt Monique. Dank der Kommentarfunktion können Mandanten zusätzliche Details hinterlegen, was Rückfragen in der Buchhaltung praktisch überflüssig macht.
Die Vorteile: Weniger Fehler, mehr Zeit
Die Einführung von Agenda und Finmatics hat den Arbeitsalltag deutlich verändert: Zeitersparnis und eine reduzierte Fehlerquote gehen dabei Hand in Hand. Monique bringt es auf den Punkt: „Früher brauchte ich effektiv fünf Schritte, jetzt brauche ich nur noch zwei: Kontrolle in Finmatics und Buchungsstapel hochladen.“ Besonders beeindruckend ist die Zeitersparnis pro Beleg, wie sie weiter erläutert: „Ich habe mal gemessen: Pro Beleg spare ich mir 40 Sekunden. Bei hunderten Belegen pro Monat kommt da einiges zusammen.“ Diese Effizienzsteigerung schafft Freiräume, um sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren, statt in kleinteiligen Prozessen zu versinken. Auch die Fehlerquote konnte drastisch reduziert werden: „Die Fehlerquote hat sich deutlich reduziert – früher lag sie bei 5 %, jetzt mit Finmatics nur noch bei 0,5 %.“ Für Monique bedeutet das nicht nur weniger Nacharbeit, sondern auch eine immense Entlastung im Arbeitsalltag: „Ich finde es genial, dass ich durch Finmatics Zeit und Nerven spare. Die Arbeit ist strukturierter und die Fehleranfälligkeit ist minimal.“
„Die Fehlerquote hat sich deutlich reduziert – früher lag sie bei 5 %, jetzt mit Finmatics nur noch bei 0,5 %.“
Finance Managerin bei Synsero Experts GmbH | Synsero Experts GmbH
Fazit: Ein Gamechanger für die Buchhaltung
Mit Agenda und Finmatics hat die Buchhaltung der Synsero Experts GmbH eine echte Transformation durchlaufen. Aus einem unübersichtlichen und zeitintensiven Prozess wurde ein schlankes, modernes und vor allem effizientes System. Die Mitarbeiter müssen sich nicht mehr mit unvollständigen Belegen oder chaotischen Foto-Sammlungen herumschlagen. Stattdessen sorgt die Kombination von Agenda und Finmatics dafür, dass gesetzliche Anforderungen erfüllt und Arbeitsprozesse vereinfacht werden. Agenda und Finmatics sind mehr als nur Softwarelösungen – sie sind Partner für Unternehmen, die ihre Buchhaltung ins digitale Zeitalter heben wollen. Weniger Aufwand, mehr Effizienz und absolute Zuverlässigkeit – der Umstieg zahlt sich aus, nicht nur für die Buchhaltung, sondern für das gesamte Unternehmen.
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"In Gesprächen mit meinen Kund:innen ist es mir wichtig, auf die individuellen Anforderungen und Fragen bestmöglich einzugehen um eine umfassende Beratung zur autonomen Buchhaltung zu bieten."
Dominik Hofer
Head of Account Management
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