Softwaredokumentation

I. Allgemein

 

Die Finmatics GmbH („Finmatics“) stellt eine SaaS-Lösung (Software as a Service) zur Automatisierung von Buchhaltungsprozessen (“Finmatics-Software”) entgeltlich zur Verfügung. Aufgrund der “Mandantenfähigkeit” der Finmatics-Software können

• einerseits Finanzabteilungen in Unternehmen ihre interne Buchhaltung und
• andererseits Buchhaltungsdienstleister (insbesondere Steuerberater) die Buchhaltung für ihre Mandanten

über die Finmatics-Software in Teilen automatisiert abwickeln (im Folgenden werden Unternehmenskunden und Buchhaltungsdienstleister gemeinsam als “Kunden” bezeichnet).

Die Finmatics-Software wird bereitgestellt als Webapplikation („Webapplikation“), abrufbar unter app.finmatics.com sowie als Mobile-App („Mobile-App“) zum Download in den gängigen App-Stores (für Android und iOs). User können sich mittels Username und Kennwort sowie 2-Faktorauthentifizierung (optional) anmelden (siehe IV. Punkt 4c). Bei Erwerb der Erweiterung “Personalisierung der Oberfläche der Webapplikation und Mobile App” (als Add-on zur Benutzerverwaltung, siehe Anlage B, Punkt 4) durch den Kunden ist eine Bereitstellung über eine kundenspezifische URL (zB kundenname.finmatics.com) möglich.

Die Anzahl der maximal zulässigen Belege/Buchungszeilen und User eines Kunden (Mitarbeiter oder Mandanten des Kunden; „im Folgenden „User“), wird im jeweiligen Vertrag bzw Bestellformular zwischen Finmatics und dem Kunden festgelegt.

 

 

II. Hard- und Softwarevoraussetzungen für den Betrieb der Finmatics-Software

 

Für die Bereitstellung der für die Nutzung der Finmatics-Software erforderlichen Hardware, der entsprechenden Betriebssysteme sowie des erforderlichen Internetzugangs ist ausschließlich der Kunde verantwortlich. Die Finmatics-Software ist mit den folgenden Browsersystemen kompatibel: Microsoft Edge, Google Chrome, in der jeweils aktuellen Version.

 

 

III. Die Finmatics-Software (Überblick):

1. Upload von Belegen;
2. Generierung von Buchungszeilen;
3. Training der KI-Modelle als Teil der Finmatics-Software / Maschinelles Lernen;
4. Benutzerverwaltung innerhalb der Finmatics-Software;
5. Bereitstellung von Schnittstellen zu ERP- und Buchhaltungssystemen (“Buchhaltungssysteme") zum Export (Übertragung von Belegen und Belegbildern, Buchungszeilen und Stammdaten) und Import von Daten (insb Input von Trainingsdaten in die Finmatics-Software; Anlage A).
6. Zusatzmodule (sind als separate Erweiterungen zur Finmatics-Software zu erwerben; Anlage B).

 

Die gegenständliche Softwaredokumentation umfasst eine Beschreibung sämtlicher Funktionen der Finmatics-Software samt Zusatzmodulen. Je nach den vom Kunden erworbenen Modulen der Finmatics-Software sowie Zusatzmodulen (wie im Bestellformular oder Vertrag zwischen dem Kunden und Finmatics vereinbart), kann der konkrete Leistungsumfang im Einzelfall von dieser Softwaredokumentation abweichen. Im Falle von Widersprüchen gehen die Bestimmungen des Bestellformulars bzw des jeweiligen Vertrages dieser Softwaredokumentation vor.

 

1) Automatisierungszentrale & Belegzentrale

Im Bestellformular bzw im Vertrag wird insbesondere unterschieden zwischen Belegzentrale und Automatisierungszentrale.

Das Paket Belegzentrale („Belegzentrale“) setzt sich aus den folgenden Punkten zusammen:

• IV. Punkt 1 Upload von Belegen (und alle Subpunkte)
• IV. Punkt 2a Automatische Dokumententrennung
• IV. Punkt 4 Benutzerverwaltung

Das Paket Automatisierungszentrale („Automatisierungszentrale“) setzt sich aus allen Komponenten gemäß Abschnitt IV. (ohne Zusatzmodule) zusammen.

 

2) Finmatics-Software-Paket Basic

Sofern Kunden das Finmatics-Paket-Basic („Paket Basic“) nutzen, ergeben sich insbesondere folgende Besonderheiten:

Das Paket Basic setzt sich aus allen Komponenten gemäß Abschnitt IV., jedoch ohne die Funktion “Benutzerverwaltung“ gemäß Punkt IV. Punkt 4, zusammen. Im Rahmen des Data Enrichment gemäß IV. Punkt 2c ist außerdem die Automatisierung der Kostenstelle im Paket Basic nicht enthalten.

Das Paket Basic ist ausschließlich für Buchhaltungsdienstleister mit Beleganlieferung an BMD, RZL und DATEV verfügbar. Für Kunden, welche das Paket Basic in Kombination mit DATEV nutzen, steht ausschließlich die Schnittstelle “Buchungsdatenservice” gemäß Anlage A, Punkt 2c zur Verfügung.

 

IV. Zu den Komponenten der Finmatics-Software im Detail:

 

1) Upload von Belegen

Das Upload-System der Finmatics-Software bietet verschiedene Wege, um Belege in die Finmatics-Software zu übertragen.

Als Belege gelten alle für die Buchhaltung notwendigen Dokumente (insbesondere Kassenbelege, Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen, „Belege“). Belege in den folgenden Formaten werden derzeit von der Finmatics-Software unterstützt: TIFF, JPEG, PNG sowie bestimmte PDF- und XML-E-Rechnungsformate. Die Bereitstellung der Belege durch den Kunden in einem unterstützten Format gilt als Mindestanforderung für die Verwertbarkeit der Belege innerhalb der Finmatics-Software.

a) Upload mittels Webapplikation

User können Belege über die Webapplikation hochladen. Bei jedem Upload eines Belegs können durch den User „Mandant“ und „Belegtyp“ des jeweiligen Belegs manuell angegeben werden. Der Upload kann sowohl durch Mitarbeiter des Unternehmenskunden als auch durch Mandanten des Buchhaltungsdienstleisters erfolgen. Siehe dazu IV. Punkt 4, Benutzerverwaltung.

b) Upload mittels E-Mail

Belege können als Anhang per E-Mail (dazu wird eine eigene E-Mailadresse durch Finmatics für den Kunden erstellt und in der Finmatics-Software hinterlegt) an die Finmatics-Software gesendet werden.

c) Upload mittels Mobile App

Mit der Mobile-App können User Belege direkt von ihrem Mobilgerät (ausgestattet mit entsprechender Kamera- bzw. Scanfunktion) erfassen und in die Finmatics-Software hochladen.

d) Upload mittels Web-Scan

Belege können auch direkt in der Webapplikation gescannt werden, sofern die Webapplikation mittels TWAIN Schnittstelle mit einem kompatiblen Scanner (zB über USB, WiFi oder gemeinsam genutztes Netzwerk) verbunden ist. TWAIN ist eine standardisierte Schnittstelle für den Datenaustausch zwischen Bildverarbeitungsanwendungen und digitaler Imaging-Hardware wie Scannern. Im Einzelfall kann Finmatics keine Gewähr leisten, dass die TWAIN Schnittstelle eines Scanners tatsächlich mit der Finmatics-Software kompatibel ist. Die Kompatibilität hängt von der konkreten Ausgestaltung durch den Hersteller des Scanners ab und kann von Finmatics nicht beeinflusst werden.

 

2) Generierung von Buchungszeilen

Nach dem Upload und der Erfassung, werden mit Hilfe von maschinellem Lernen die in der Finmatics-Software hinterlegten Belege automatisiert weiterverarbeitet, um in Folge daraus Buchungszeilen zu generieren. Die Belegverarbeitung setzt sich dabei aus den folgenden Prozessen zusammen:

• automatische Dokumententrennung,
• Data Capture: Auslesen von Informationen in Belegen und
• Data Enrichment: Vervollständigen der buchhalterischen Information durch Anreicherung der Belegdaten mit den in der Finmatics-Software hinterlegten Stammdaten. Stammdaten umfassen Geschäftspartner, Sachkonten und Kostenstellen eines Mandanten („Stammdaten“).

Im Detail sehen diese Prozesse wie folgt aus:

a) Automatische Dokumententrennung

Scans, welche aus mehreren Belegen bestehen und als ein „File“ / eine „Datei“ in die Finmatics-Software übertragen wurden, werden mit Hilfe von maschinellem Lernen in Einzelbelege getrennt.

b) Capture – Auslesen von Informationen von Belegen

Aus Belegen, welche zuvor in die Finmatics-Software übertragen wurden, können insbesondere die folgenden Felder automatisiert ausgelesen werden:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Beträge (Brutto, Netto, Steuer)
• Steuersatz
• Währung
• UID
• Soll/ Haben

Die Richtigkeitsquote im Rahmen des Data Capture variiert je nach Feld. Die Richtigkeit der ausgelesenen Felder hängt von der Scanqualität, der Komplexität und dem Layout der übertragenen Belege ab.

Die Finmatics-Software kennzeichnet jedoch entsprechende Felder und fordert den User auf, die Richtigkeit dieser Felder zu überprüfen. Durch die Korrektur findet ein Lernen statt (siehe IV. Punkt 3, maschinelles Lernen).

Auf die Richtigkeit des korrigierten Buchungssachverhaltes bzw der für das maschinelle Lernen zur Verfügung gestellten Trainingsdaten bzw Buchungssachverhalte hat Finmatics keinen Einfluss. Die Richtigkeit dieser Daten liegt ausschließlich in der Verantwortung des Kunden.

c) Data Enrichment – Vervollständigen der buchhalterischen Information

Nachdem die Beleginformationen (siehe IV. Punkt 2b) ausgelesen wurden, wird die Buchungszeile mit buchhalterischen Informationen, welche in den Stammdaten der Finmatics-Software 

hinterlegt sind, ergänzt (Data Enrichment). Insbesondere werden die folgenden Felder im Rahmen des Data Enrichment ergänzt:

• Sachkonto
• Personenkonto
• Kostenstelle
• Steuercode
• Buchungstext

Für das Data Enrichment wird maschinelles Lernen angewandt, wobei sowohl Informationen, welche sich am Beleg selbst befinden sowie auch solche aus historischen Trainingsdaten (etwa basierend auf Buchungsjournalen, siehe Punkt IV. 3a) verwendet werden. Somit können mandantenspezifische Vorhersagen betreffend die Verbuchung / im Rahmen des Data Enrichment gemacht werden.

Die Richtigkeitsquote im Rahmen des Data Enrichment variiert je nach Feld. Die Finmatics-Software kennzeichnet jedoch entsprechende Felder und fordert den User auf, die Richtigkeit dieser Felder zu überprüfen. Durch die Korrektur findet ein Lernen statt (siehe IV. Punkt 3, maschinelles Lernen).

Auf die Richtigkeit des korrigierten Buchungssachverhaltes bzw der für das maschinelle Lernen zur Verfügung gestellten Trainingsdaten bzw Buchungssachverhalte hat Finmatics keinen Einfluss. Die Richtigkeit dieser Daten liegt ausschließlich in der Verantwortung des Kunden.

 

3) Training der KI-Modelle & Maschinelles Lernen

 

Die Finmatics-Software sammelt Belegbilder und Buchungszeileninformationen von allen Kunden und verarbeitet diese gesammelt mithilfe von maschinellem Lernen. Das Ergebnis ist ein Modell, welches keine Kundendaten enthält und so trainiert ist, dass keine Rückschlüsse auf individuelle Kunden von Finmatics, deren Mandanten oder Geschäftspartner möglich sind. Das Modell ist so trainiert, dass es automatisch verschiedene Belegstrukturen wie Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Namen von Geschäftspartnern und Rechnungspositionen erkennen und auslesen kann. Das Modell identifiziert ebenfalls Rechnungsgegenstände und macht Vorhersagen zur Kontierung.

Die Informationen, die nach dem Training in den Modellen gespeichert werden, sind ausschließlich Modell-Gewichtungen und Modellparameter zum Verarbeiten von Beleginhalten. Diese Gewichtungen und Parameter werden während des Trainings des Modells anhand der bereitgestellten Kundendaten erstellt. Gewichtungen und Parameter der Modelle ist Information, die das Modell während des Trainings aus den bereitgestellten Belegbildern und Buchungszeileninformationen extrahiert und aggregiert hat, wie beispielsweise Information zum Aussehen der ersten Seite von Belegen, Information zur üblichen Struktur und zum Aufbau von Belegen sowie Information zu den typischen Positionen bestimmter Informationsfelder wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Name und Geschäftspartner auf Belegen.

Das maschinelle Lernen im Rahmen der Finmatics-Software setzt sich aus den folgenden drei Lernarten zusammen:

• Lernen basierend auf in der Finmatics-Software hinterlegten Buchungsjournalen (Buchungsvorgänge);
• Lernen basierend auf in der Finmatics-Software hinterlegten, unternehmensspezifischen Stammdaten (wie zB Geschäftspartner- und Sachkonteninformationen); und
• Lernen basierend auf Userfeedback in der Erfassungsmaske.

a) Lernen basierend auf Buchungsjournalen

Die Finmatics-Software ermöglicht das Hochladen von Buchhaltungsdaten, insbesondere von Buchungsjournalen, entweder direkt über eine API-Schnittstelle oder durch das Hochladen im CSV-Format. Auf Basis dieser Buchhaltungsdaten, kann die Finmatics-Software Schlüsse für künftige Buchungen ableiten.

b) Lernen basierend auf unternehmensspezifischen Stammdaten

Die Finmatics-Software bietet die Möglichkeit, Stammdaten von Unternehmen, insbesondere Informationen zu Geschäftspartnern und Sachkonten, in der Finmatics-Software zu hinterlegen und diese Daten bei künftigen Belegverarbeitungen heranzuziehen. Die Hinterlegung dieser Stammdaten in der Finmatics-Software kann über eine API, Upload von Daten im CSV-Format oder durch Abfrage von öffentlichen Registern (zB UID-Register) erfolgen.

c) Lernen basierend auf Userfeedback in der ERFASSUNGSMASKE

Die Finmatics-Softwarelernt kontinuierlich aus dem Feedback der User, sofern diese in der Finmatics-Software Buchungssachverhalte korrigieren. Bei jeder Bestätigung oder Korrektur eines Buchungssatzes durch einen User nimmt die Finmatics-Software diese Informationen auf und berücksichtigt diese bei künftigen Belegverarbeitungen.

 

4) Benutzerverwaltung

Die Finmatics-Software beinhaltet ein abgestuftes und flexibel anpassbares Benutzerverwaltungssystem, um Usern unterschiedliche Rollen und Berechtigungen in der Finmatics-Software einräumen zu können. Die Vergabe der konkreten Berechtigungen für einen User wird durch die Berechtigung „Benutzer verwalten“ gesteuert, User mit dieser Berechtigung können neue User anlegen oder bestehende deaktivieren.

a) Berechtigungsvergabe auf Belegsebene

Berechtigungen können auf Belegsebene vergeben werden. Dies ermöglicht eine detaillierte Kontrolle darüber, welche Benutzergruppen Zugriff auf bestimmte Belege haben sollen. Berechtigungen für Belege sind gegliedert nach den folgenden Einheiten:

• Kanzlei / Holding
• Mandant
• Belegtyp
  
  

b) Berechtigungsvergabe auf Funktionsebene

Berechtigungen können zusätzlich auf Funktionsebene vergeben werden. Dies bietet der Administratorenrolle die Möglichkeit, den Usern spezifische Aufgaben und Funktionen zuzuweisen. Zu den verfügbaren Funktionen gehören:

• Belege verifizieren
• Belege hochladen
• Belege exportieren
• Stammdaten verwalten
• User verwalten

c) Sicherheitsfunktionen im Rahmen der Benutzerverwaltung

Ein User kann ausschließlich eine natürliche Person sein. Pro User wird ein Nutzerprofil angelegt. Die Authentifizierung in der Finmatics-Software läuft über Username und Passwort, optional in Kombination mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). Bei Erwerb der SSO-Erweiterung (als Add-on zur Benutzerverwaltung, siehe IV. Punkt 6) durch den Kunden ist eine Anmeldung des Users durch Single-Sign-On möglich.

Es werden Logs für Useraktivitäten geführt, um die jeweiligen Nutzeraktivitäten zu dokumentieren.

 

5) Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen / Export von Belegen

Die generierten Buchungszeilen und Belegbilder können über Schnittstellen an verschiedene Buchhaltungssysteme übertragen werden bzw können Daten von den Buchhaltungssystemen in die Finmatics-Software für Zwecke des maschinellen Lernens importiert werden (siehe IV. Punkt 3).

Je nach Buchhaltungssystem werden die Schnittstellen direkt durch Finmatics oder vom Anbieter des jeweiligen Buchhaltungssystems betrieben. Der Kunde hat die Buchhaltungssysteme– sofern die Schnittstelle nicht von Finmatics zur Verfügung gestellt wird – entsprechend vom jeweiligen Buchhaltungssystemanbieter separat zu erwerben, um die entsprechenden Funktionalitäten der Finmatics-Software nutzen zu können. Finmatics übernimmt keinerlei Haftung und oder Gewähr für die Richtigkeit, Verfügbarkeit und Vollständigkeit für dem Kunden von Dritten zur Verfügung gestellten Schnittstellen.

Die Leistungen von Finmatics im Zusammenhang mit Schnittstellen variieren je nach verwendetem Buchhaltungssystem (siehe Anlage A).

In der Finmatics-Software verarbeitete Belege können zusätzlich zu Schnittstellenanbindungen auch mit den Funktionen „Teilen über E-Mail“ bzw „Teilen über öffentlichen Link“ Dritten zur Verfügung gestellt werden. Generierte Links bestehen für die Dauer von 14 Tagen und sind von jedem einsehbar, der diesen Link erhält. Bei „Teilen über E-Mail“ wird eine Verbindung zum E-Mailprogramm erstellt und allenfalls können vom Kunden in der Finmatics-Software festgelegte Templates in die E-Mailentwürfe übertragen werden.

 

6) Zusatzmodule

Eine Übersicht der mit der Finmatics-Software kompatiblen Zusatzmodule findet sich in Anlage B. Diese sind zusätzlich zur Finmatics-Software zu erwerben.